Cheri en Semra vormen samen de helft van de communicatieafdeling bij Stroomopwaarts en met Semra in het voortouw dragen zij zorg voor het communitymanagement van SNOW. Voor de komst van SNOW maakte Stroomopwaarts gebruik van een documentbeheersysteem als statisch intranet, waar vooral van boven naar beneden werd gecommuniceerd. De overstap naar een social intranet was dan ook een grote verandering. Dan is het erg belangrijk dat je je collega’s meekrijgt – én houdt.
Voor veel organisaties blijkt het namelijk soms lastig om medewerkers aangehaakt te houden na de implementatie van het nieuwe social intranet. Het duo was zich bewust van deze valkuil en zette daarom het eenjarig bestaan van SNOW niet alleen in het teken van dit jubileum, maar ook van het onder de aandacht brengen van de basics en feedback ophalen bij hun collega’s. Het nuttige werd met het aangename verenigd.
Back to the basics van het social intranet
Het vieren van het eenjarig bestaan van SNOW smeerden Cheri en Semra uit over een hele week, omgedoopt tot SNOW-week. “We hadden een nieuwsartikel geschreven waarin we de SNOW-week hebben uitgeroepen,” vertelt Semra, “en aangaven wat er die week allemaal zou gebeuren, zoals een lekkere traktatie op kantoor.”
In deze jubileumweek besteedden ze ook elke dag aandacht aan veelvoorkomende ‘foutjes’ die ze het afgelopen jaar tegenkwamen. “We vroegen bijvoorbeeld ‘Durf jij een tijdlijnbericht te plaatsen?’ en dan plaatsten we tegelijkertijd een bericht met ‘Zo plaats je een tijdlijnbericht’. Dus we koppelden het feitje aan de poll. Zo hebben we elke dag een ander onderwerp gedaan”, licht Semra toe.
‘We willen het voor iedereen werkbaar maken, zowel voor de organisatie als voor onze collega’s. Daar moet ons intranet aan bijdragen.’
De menselijke factor: feedback van collega’s
Het tweetal sloot de week af met een enquête via de ingebouwde formulierentool, die ze via een nieuwsbericht verspreidden. “Dat is echt een heel fijne functionaliteit”, zegt Cheri. “Je kunt de enquête in een nieuwsbericht verwerken, met de optie om deze anoniem te laten invullen.” Door vooral meerkeuzevragen te stellen was de enquête binnen een paar minuten in te vullen; mensen die meer kwijt wilden konden een toelichting erbij geven. Daar is dankbaar gebruik van gemaakt.
Hieruit blijkt dat ze al heel goed op weg zijn en er ook nog steeds kansen zijn om hun social intranet verder te optimaliseren voor hun collega’s. Zo vinden sommigen het een beetje rommelig of dat het te veel over privédingen gaat. “Daar gaan we dan over in gesprek,” vertelt Cheri, “want daar willen en kunnen we wat mee doen.” Deze input van collega’s is erg belangrijk voor ze. “We kunnen wel heel goed verzinnen wat wij denken dat goed is voor de organisatie, maar we moeten natuurlijk wel aan de behoefte van onze collega’s voldoen.”
Uit de enquête kwam ook naar voren dat er collega’s zijn die SNOW proberen te gebruiken waarvoor het niet helemaal bedoeld is. “Iemand gaf aan dat ie op SNOW niet de documenten kon vinden die hij nodig had. Daar is SNOW ook niet voor”, legt Cheri uit. Het social intranet van Stroomopwaarts dient immers als plek om collega’s te verbinden en niet als archief voor documenten, ook al is dit wel mogelijk met deze software. “Het is voor ons wel een goede herinnering dat we misschien weer eens moeten uitleggen waar we SNOW precies voor gebruiken.” Zonder de enquête was dit waarschijnlijk niet aan het licht gekomen en dus zijn de dames blij dat ze op deze manier feedback hebben opgehaald bij hun collega’s.
De meetbare factor: Analytics Pro
Wat mensen zeggen is één ding; wat ze doen een ander. Daarom kijken Cheri en Semra ook naar de statistieken uit de Analytics Pro module. Het geeft hen een goed beeld van het gebruik van SNOW, zodat zij dit kunnen toetsen aan de doelen die ze voor ogen hebben met het platform. “We willen de betrokkenheid van medewerkers verhogen”, zegt Semra. “We zijn hier heel vrij in gestapt en hebben in die zin geen KPI’s vastgesteld. Voor ons gaat het erom dat ons social intranet mensen verbindt en dat ze elkaar weten te vinden. Dat is het belangrijkst.”
Op het moment van meten telt SNOW 671 gebruikers, 72 groepen, een kleine 1200 berichten en meer dan 2200 reacties. Cheri en Semra hebben onder andere in kaart gebracht of hun collega’s dagelijks (en zo ja, hoe vaak per dag) op SNOW kijken, of ze het in de gaten houden van de tijdlijn als onderdeel van hun werk beschouwen en of ze SNOW gebruiksvriendelijk vinden. Ook activiteiten bij berichten is onderdeel van de puzzel: hoeveel procent van de gebruikers neemt actief deel en hoeveel procent van de berichten krijgen reacties, hoeveel procent likes?
Meten is dus nog altijd weten. Dankzij de cijfers van dit vinger-aan-de-polsmoment heeft Stroomopwaarts een mooi startpunt, dat ze als nulmeting kunnen inzetten voor een volgende keer.
Als er ergens mensenwerk wordt verricht, is het wel bij Stroomopwaarts. De organisatie is actief in Maassluis, Vlaardingen en Schiedam en heeft daar meerdere sociale werkplaatsen. Zo helpen ze de inwoners die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben en wel een steuntje in de rug kunnen gebruiken bij bijvoorbeeld een tijdelijk inkomen, begeleiding naar betaald werk of inburgering. Met inmiddels 400 ambtenaren verspreid over 7 locaties is verbinding enorm belangrijk voor Stroomopwaarts. Communicatieadviseur Cheri Kloeth en communicatiemedewerker Semra Karaca van Stroomopwaarts vertellen hoe zij het eenjarig bestaan van hun social intranet aangrepen om het platform verder te verbeteren.
Van feedback en Analytics Pro naar resultaten
De uitslagen van de enquête combineren Cheri en Semra met informatie uit Analytics Pro. Door het bij elkaar brengen van de menselijke en de meetbare factoren krijgen ze een completer beeld van het gebruik van hun social intranet. Hiervan hebben ze een infographic laten maken, die als uitgangspunt dient voor het evalueren van SNOW en het in kaart brengen van verbeterpunten. “We willen het voor iedereen werkbaar maken, zowel voor de organisatie als voor onze collega’s. Daar moet het aan bijdragen.”
Daarom is juist de combinatie van statistieken en feedback zo krachtig. Dankzij het naast elkaar leggen van concrete cijfers aan de ene kant en meningen van gebruikers aan de andere, kunnen Cheri en Semra nu goed toetsen of hun intranet ook voldoet aan de doelen die Stroomopwaarts eraan heeft gesteld. Dat helpt hen ook om te zien waar ze kunnen bijsturen, om zo de betrokkenheid van de medewerkers nóg meer te vergroten.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
