Intranet Innovation Awards 2014

Omdat wij een award hebben gewonnen tijdens de Intranet Innovation Awards 2014, waren wij uitgenodigd om ‘onze case’ te presenteren tijdens de Intranetters-bijeenkomst in Londen. Tijdens dit event waren de andere Europese awardwinnaars, diverse intranetexperts en andere belangstellenden aanwezig. Erg gaaf om hier te mogen presenteren! In dit artikel geef ik je een kijkje achter de schermen:

Aftrap Steve Bynghall

De bijeenkomst wordt afgetrapt door Steve Bynghall. Hij coördineert de awards en schrijft publicaties voor Step Two Designs, het bedrijf van intranetgoeroe James Robertson. Steve vertelt dat intranetten sinds de laatste jaren weer ontzettend in de belangstelling staan. Dit komt volgens hem door vernieuwende samenwerkingsmogelijkheden, de opkomst van social tools, beter design en betere intranetprofessionals.

Jurylid Martin White, die dit jaar het stokje wat betreft jurylid zijn overdraagt, is initiatiefnemer van de Intranet Innovation Awards, samen met James Robertson. Ze bestudeerden ooit samen de NielsenNorman rapporteren en zochten naar de krenten in de pap. Ze besloten daarom om awards uit te reiken die niet alleen letten op design en usability, maar vooral ook kijken naar intranetten die aansluiten bij bedrijfsdoelstellingen.

Wat de Intranet Innovation Awards daarnaast uniek maakt, is dat ze kijken naar onderdelen en niet alleen complete intranetten. Hierdoor staan er in het totale boekwerk veel onderdelen die je zelf ook kunt implementeren in je eigen intranet. Of zoals Martin het zelf zei: “We wanted to find the little nuggets people can take, that’s a really good idea, let’s take it in my intranet”.

Gold award voor Accolade

Daarna was het de beurt aan ons! Wij vertelden hoe we bij Accolade het project zijn ingestoken vanuit een missie om betere diensten te leveren aan de klanten van Accolade.

Omdat we de award hebben gewonnen vanwege de integratie van het primair proces in het intranet, focusten we ons in deze presentatie vooral op Social Task Management.

Daarna kregen we de award uitgereikt door Martin White:

We waren supertrots dus 😉

PricewaterhouseCoopers

Van PwC krijgen we een kijkje in de keuken van ‘Spark’, hun social networking & collaboration platform. Ze lieten een ontzettend leuk filmpje zien, wat ik helaas hier niet mag publiceren. Vol enthousiasme vertellen de winnaars over hun ambassadeurs-strategie (met maar liefst 1500 ambassadeurs, de zogenaamde Sparkers), waarmee veel draagvlak werd gecreëerd voor het nieuwe platform.

Wat ik zelf een leuke functionaliteit vond op het intranet, was dat er ‘Trending people’ werden gepresenteerd en dat gebruikers zelf eenvoudige ‘widgets’ kunnen genereren.

NNE Pharmaplan

NNE Pharmaplan, een Deense organisatie die met 2000 medewerkers vanuit 12 landen werkzaam is, stak het project in vanuit HR en IT. Zij wilden graag het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers wat meer gelijktrekken. Ze bedachten daarom verschillende ‘missies’ die nieuwe medewerkers moeten volbrengen. Dit allemaal op een innovatieve manier, in de vorm van videoboodschappen, games en quizzes.

University of Liverpool

Een andere erg mooie case is afkomstig van de universiteit van Liverpool. Uit je studententijd ken je het vast nog wel: de zoektocht naar een computer die nog vrij is. En dan ook nog het liefste twee naast elkaar zodat je met je studiegenoot kunt samenwerken.

Studenten klaagden namelijk altijd dat het zo lastig was om een plek te vinden. Terwijl de universiteit het idee had dat er wel voldoende werkplekken waren, maar dat studenten ze niet wisten te vinden.

De universiteit van Liverpool bedacht daarom een handige app voor studenten, die op basis van GPS de vrije werkplekken weergeeft. Daarnaast zijn er handige filteropties en algeheel is er gewoon ontzettend goed nagedacht over de user interface, ook door studenten bij de ontwikkeling van de app te betrekken.

Overigens bewonderenswaardig is dat ze half november zijn begonnen om de ‘PC Finder’ te ontwikkelen en dat de app in de week voor kerst al klaar was!

Rugby Football Union (RFU)

Rugby is groot in Engeland, en dat is te merken! De rugby football union heeft uiteindelijk net geen award gewonnen, maar is wel opgenomen in het Intranet rapport omdat ze ontzettend goed bezig zijn. Het is interessant om eens op deze manier achter de schermen bij een organisatie, die toch voor een groot deel draait op vrijwilligers, te kijken.

BSI

De organisatie die onder meer de Britse standaarden verzorgt (ISO, etc), stond voor een uitdaging. Hoe zorgen zij ervoor dat de duizenden documenten toch op een overzichtelijke en makkelijk vindbare manier werden georganiseerd? Dana Leeson, informatiearchitect, weet het verhaal – ondanks het vrij droge onderwerp – op sprankelende wijze te vertellen.

Het project duurde 18 maanden, waarvan er maar liefst 8 maanden lang afstemming nodig was om te bepalen welke velden verplicht waren bij het uploaden van documenten. Dankzij het project hebben medewerkers sneller toegang tot de benodigde documenten én daarnaast wordt er bij het uploaden een hele workflow in gang gezet. Van intranet, naar bedrijfskritische applicatie.

Tot slot

Na nog een nabeschouwing van Sam Marshall, was het tijd voor een groepsfoto met alle winnaars, om vervolgens richting een lokale pub te gaan om met elkaar na te praten. Voor ons was het erg leuk om te zien en te horen hoe de andere winnaars hun project hadden aangepakt.

Verder lezen?

Richard Here, oprichter van de Intranettersgroep, maakte een storify.

Jurylid Sam Marshall schreef ook een verslag van de bijeenkomst ‘Innovatieve Intranetten in 2014’.