In het tweejaarlijkse onderzoek van Evolve naar het gebruik van interne social media bij verschillende organisaties gooide Embrace-gebruiker Samen Katholieke Scholen (SaKS) hoge ogen. Zij staan op de vijfde plaats als hoogst scorende organisatie algemeen en maar liefst op de derde plaats voor het vergroten van bekendheid met de bedrijfsstrategie (alignment). Deze mooie prestatie is de kroon op zes jaar inspanningen van Rodney Bieman, Rob Boekelaar en Elly Spanjaard. Samen vertellen ze vol trots over het succes van hun social intranet Sam.
SaKS is een onderwijsbestuur voor primair onderwijs. De aangesloten scholen bevinden zich in Alkmaar en Bergen. “We proberen vernieuwend te zijn en op zoek te gaan naar de innovatie die mogelijk is binnen primair onderwijs. Daar willen we ons echt mee onderscheiden”, vertelt projectcoördinator Elly. Samen met systeem- en netwerkbeheerder Rodney vertaalt ze de wensen van de scholen in een zo goed mogelijk werkende Sam. Rob is directeur bij basisschool De Lispeltuur in Alkmaar en is inhoudelijk nauw betrokken geweest bij de implementatie van Sam: “We wilden op organisatorisch vlak efficiënter en slagvaardiger worden en op inhoudelijk vlak met elkaar optrekken om zo te komen tot onderwijs dat er toe doet voor de 21e eeuw.”
Het startsein voor digitalisering
“Die behoefte was de voornaamste aanleiding voor de overstap naar een social intranet”, legt Elly uit. Daarom zocht SaKS een medium dat dit makkelijker voor hen maakte, zodat collega’s niet alles op eigen houtje uit hoeven te vogelen, maar juist elkaar en ook verschillende onderwerpen eenvoudig kunnen vinden. “Dat is ook een van onze strategische punten: de samenwerking tussen medewerkers en innovatie door de hele organisatie laten groeien.”
Een social intranet is hiervoor het uitgelezen medium en was voor SaKS dan ook een logische stap. Dat betekende een grote digitaliseringsslag, want SaKS was gewend vooral analoog te werken en niet met een digitaal platform. “Onbekend maakt onbemind,” zegt Rob, “en dat was wel een fenomeen waar we tegenaan liepen. Veranderingsprocessen zijn ingrijpend en kosten nou eenmaal tijd. Dus toen we eenmaal de keuze hadden gemaakt voor het systeem waarmee we wilden werken en dit de lucht in kwam, werden de medewerkers ineens hiermee geconfronteerd en was er ook wel onbegrip.”
'Ons nieuwe intranet wist te overtuigen door het gebruiksgemak en de verrijking van je eigen werkomgeving.'
Het nut en de noodzaak van het nieuwe intranet
Ook Rodney weet dit nog goed. “Ze zagen het voornamelijk als wéér iets erbij. Wat heel erg heeft geholpen is dat we breed en vol hebben ingezet op ons nieuwe social intranet. Zo hebben we op al onze werkstations de startpagina ingesteld op ons intranet, hingen we posters van Sam op het koffiezetapparaat en deelden we Sam-sleutelhangers uit.”
Om medewerkers verder te laten wennen aan het social intranet heeft SaKS alle applicaties die ze gebruiken beschikbaar gemaakt in Sam. Hiermee is hun social intranet een handige uitvalsbasis en logisch startpunt van de werkdag geworden. Rodney: “We maakten van het nut een noodzaak en andersom. Als mensen iets nodig hebben, iets zoeken of ergens in willen, kan dat allemaal via Sam. Je kon er niet meer om heen.”
Met de komst van Sam verliep op den duur ook de nieuwsvoorziening alleen nog via het platform in plaats van e-mail. “We hadden afgesproken dat alle nieuws en berichten op Sam geplaatst worden, hoe belangrijk ook, en dat mensen daar terecht kunnen”, licht Elly toe. “Onze bestuurder hield dat heel goed vol, ook als medewerkers meenden dat een bericht zó belangrijk was dat het wel aan iedereen gemaild moest worden.” Ook deze volharding heeft geholpen bij het omarmen van het social intranet.
Van weerstand naar enthousiasme
Om Sam nog praktischer en daarmee gebruiksvriendelijker te maken heeft SaKS gekozen voor de Microsoft 365-integratie. Inloggen op het social intranet is daarmee heel gemakkelijk. “We weten allemaal hoe dat gaat als je meerdere wachtwoorden hebt voor meerdere systemen – dat werkt niet”, legt Rodney uit. “Dus single sign-on, dat je met je eigen e-mailadres en wachtwoord kan inloggen, was voor onze medewerkers een doorslaggevende factor om Sam te gebruiken en heeft daarmee enorm bijgedragen aan het succes ervan.”
Ook had elke school een eigen ambassadeur, iemand die affiniteit heeft met het social intranet. “Je hebt echt een aanspreekpunt nodig, iemand die de noodzaak ervan ziet en dit kan uitleggen aan een ander”, legt Rodney uit. “Daar hebben we een goede slag mee gemaakt”. Rob beaamt dit: “We hebben de eerste jaren veel opgetrokken met deze ambassadeurs, zodat we goed zicht hadden op wat er gebeurde, wat er leefde. We zagen hand-over-hand de weerstand verminderen en het enthousiasme groeien. Ons nieuwe intranet wist te overtuigen door het gebruiksgemak en de verrijking van je eigen werkomgeving. We weten inmiddels niet meer beter dan dat we dit social intranet hebben.”
'Ons social intranet zit nu in de haarvaten van de organisatie. Daarmee is ons blikveld veel breder geworden en zijn we een stuk slagvaardiger.'
Waardevolle toevoegingen van het social intranet
Naast dat hun social intranet voorziet in de behoefte van SaKS aan een centrale, digitale plek om samen te werken en kennis te delen, heeft het ook welkome toevoegingen gebracht. “Externen kunnen laten aansluiten is voor ons een heel waardevolle aanvulling, want daar hebben we veel mee te maken”, zegt Rob. “Hiermee voorzien we ook in de wens van collega’s om samen te kunnen werken met ouders, externe adviseurs en andere mensen die niet in dienst staan van onze scholenstichting.”
Hiervoor heeft SaKS nog een mooie, aanvullende wens: de verschillende gebruikers op hun social intranet verder kunnen segmenteren of zelfs specifieke rollen kunnen geven. Op die manier hopen ze de inhoud op Sam verder af te kunnen stemmen op de behoeften van de gebruikers, zodat hun social intranet nóg relevanter en gebruiksvriendelijker wordt. Hoe fijn zou het immers zijn als SaKS bijvoorbeeld ouders en leerlingen andere of meer dingen kunnen laten zien en doen op hun intranet dan externe relaties?
Ook de inschrijfmodule bleek een schot in de roos, want die neemt SaKS een hoop werk uit handen. “We zijn zo blij met ons leerplatform”, vertelt Elly. “Hier bieden we nu onze e-learnings en live cursussen aan, waarvoor onze leerkrachten zich kunnen inschrijven via de inschrijfmodule.” Dit gemak bewees zich dubbel en dwars bij studiedagen, wanneer er honderden mensen op pad gaan langs tien locaties. Het handmatig bijhouden van alle aan- en afmeldingen en voorkeuren in excelletjes was een enorm tijdrovend karwei. “Voor een van die studiedagen hadden we 260 aanmeldingen en dankzij de inschrijfmodule konden we precies zien wie waar naartoe ging en gemakkelijk checken op last minute wijzigingen. Dat werkte optimaal en is dus zeker een meerwaarde voor ons.”
Het social intranet tot een succes maken én houden
De sleutel tot het succes van het social intranet van SaKS moge duidelijk zijn: gedegen procesbegeleiding zonder je visie of je medewerkers uit het oog te verliezen. “Het is even wennen en een beetje doorzetten,” merkt Elly op, “maar uiteindelijk komt het goed.” Rob vult aan: “Het waren vaak gewoon kleine zetjes die in de beginfase hier en daar nodig waren. Inmiddels is dat niet meer nodig, want het zit hem nu gewoon in de haarvaten van de organisatie. Daarmee is ons blikveld veel breder geworden en zijn we een stuk slagvaardiger.”
Daarbij blijft SaKS natuurlijk wel kritisch op wat ze gebruiken, waarom en hoe. Onderwijs voor de 21e staat natuurlijk nooit stil. Daarbij heeft de coronapandemie ook het een en ander in een stroomversnelling gebracht. “Je moet mee blijven bewegen met nieuwe ontwikkelingen en goed kijken naar de meerwaarde die je ondervindt. Wat we nu met elkaar hebben bereikt, willen we niet meer kwijt!”
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
