Zo start je met het opzetten van jouw nieuwe social intranet

Stap 1: Begin bij een behoefte

Deze stap zou zichzelf moeten wijzen, maar is voor veel organisaties minder natuurlijk dan je misschien zou verwachten. Een social intranet kan namelijk een hoop betekenen voor jouw organisatie, maar alleen als je weet waarvoor je het wilt inzetten en welke rol het gaat vervullen voor je collega’s.

Welke behoefte wil je vervullen?

Het nieuwe platform dat je gaat neerzetten zou namelijk het logische antwoord moeten zijn op een wens die binnen de organisatie leeft of een probleem waar jullie samen mee kampen. Er moet een concrete behoefte vervuld worden. Dit kan bijvoorbeeld een wens zijn om de interne communicatie te verbeteren of om het (digitaal) samenwerken gemakkelijker te maken.

De redenen om de stap naar een social intranet te maken zullen dan ook per organisatie enorm verschillen en onder andere afhankelijk zijn van de bedrijfsstructuur, -cultuur, grootte en de gewenste impact.

Welke impact wil je hebben?

Die gewenste impact heeft alles te maken met de rol die jouw platform moet gaan vervullen binnen de organisatie. Uit het social intranet onderzoek van Evolve van september 2021 komen de volgende hoofddoelen naar voren voor een social intranet:

• Vergroten bekendheid strategie
  84% van ondervraagde organisaties gebruikt het intranet hiervoor.
• Vergroten van betrokkenheid
  86% van ondervraagde organisaties gebruikt het intranet hiervoor.
• Stimuleren kennisdeling
  80% van ondervraagde organisaties gebruikt het intranet hiervoor.
• Stimuleren samenwerking
  Een relatief verrassend lage 62% van ondervraagde organisaties gebruikt het intranet hiervoor.
• Verspreiden werkinstructies
  74% van ondervraagde organisaties gebruikt het intranet hiervoor.

Zelf zien we dat een van de doelen om een social intranet te implementeren is om meer verbondenheid te krijgen binnen de organisatie.

Zo ondersteunt social intranet van Embrace de transformatie bij de Consumentenbond

Bij de Consumentenbond ging het roer om: de hiërarchische bedrijfsstructuur maakte plaats voor een holacratie, een vorm waarin zelforganisatie centraal staat en medewerkers vanuit rollen en doelen werken in plaats van functies. Een grote omslag dus.

Een sterk sociaal intranet was bij deze transformatie een belangrijk onderdeel van de strategie. “Als je als organisatie ondernemend, samenwerkend en eerlijk wilt zijn, moet het intranet de mogelijkheid bieden om bijvoorbeeld eigenaarschap te nemen, elkaar te helpen, voortgang te delen en transparant te communiceren”, zegt Monique van de Beek van de Consumentenbond.

Hun nieuwe social intranet voorziet hen hierin en is niet voor niets gedoopt tot SAM, voluit Samenwerken aan een Aantrekkelijk Merk. De werkafspraken die gemaakt zijn op basis van de drie kernwaarden vormen de basis voor SAM.

Stap 2: Maak een sterke business case

Vaak dient een platform meerdere doelen tegelijk en kunnen verschillende functies elkaar overlappen. Hoe het ook zij, de redenen om gebruik te maken van een intranet zijn dus van tevoren helder. De belangrijke vervolgstap die vaak wordt overgeslagen is het omzetten van deze redenen in concrete doelen.

Hoe maak je de behoefte meetbaar?

Het begint allemaal bij een behoefte, maar zonder concrete en meetbare doelen is het lastig om te kijken of er uiteindelijk aan die behoefte voldaan kan worden. Kijk dus altijd naar een manier om je doelen concreet te maken met heldere KPI’s.

Wil je bijvoorbeeld de betrokkenheid onder je collega’s vergroten? Dan kun je een KPI formuleren op basis van hoe vaak een belangrijke update op intranet wordt gelezen of hoeveel reacties er worden gegeven. Je kunt hiermee beginnen door te kijken hoe deze interactie verliep op het oude intranet en aan de hand daarvan een doel stellen voor je nieuwe sociale platform.

Welke doelen stel je?

Organisatiedoelen zijn het startpunt bij het opstellen van een business case voor het social intranet. Deze doelen krijg je scherp door te blijven vragen: waarom? Bijvoorbeeld: Waarom wordt er gekeken naar een social intranet? Waarom past dit bij de organisatie? En hoe kan het bijdragen aan het realiseren van de dromen en ambities van de opdrachtgever? Door duidelijke doelen vast te stellen komt je project steviger te staan, doordat je beter een beeld hebt waar je de prioriteiten moet leggen.

Door het vaststellen van deze doelen verloopt het project soepel en sluit je aan bij de ambities van de organisatie. Voor communicatie- of HR-professionals kan een sterke business case ook helpen om bij de juiste budgethouders de handen op elkaar te krijgen voor een investering in een nieuw social intranet.

Stap 3: Inventariseer alle wensen en benodigdheden

Het is belangrijk om vooraf helder te hebben wat en vooral wie je allemaal nodig hebt bij het op poten zetten van een nieuw intranet.

Afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie en het platform dat je uiteindelijk kiest kan dit nog sterk variëren. Je moet er ook op letten dat de samenstelling een gedegen afspiegeling is van alle collega’s en toekomstige gebruikers en dat je een gezonde mix aan critici en enthousiastelingen hebt.

Wie gaan het social intranet gebruiken?

Als je bijvoorbeeld mensen werft door middel van een oproep op het huidige intranet of in een nieuwsbrief, zullen daar waarschijnlijk medewerkers op reageren die al affiniteit hebben met dit onderwerp. Het is juist de groep die niet reageert die het intranet vaak links laat liggen wanneer het wordt geïmplementeerd.

Probeer daarom ook enkele mensen van deze groep te betrekken, zodat ook zij het gevoel krijgen dat ze hebben meegewerkt aan de nieuwe werkomgeving. Op deze manier worden zij ook enthousiast over het gebruik van het social intranet en de toegevoegde waarde die het voor hen heeft.

Zorg er vooral voor dat uiteindelijk alle functiegroepen vertegenwoordigd zijn en vergeet hierbij het management niet. Ook expertises en meningen vanuit verschillende vakgebieden kunnen erg waardevol zijn bij het uitbalanceren van je nieuwe platform.

Zo betrok ODRN zijn medewerkers bij hun social intranet van Embrace

De Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) ging van een ‘houtje-touwtjeoplossing’ over naar een volwaardig social intranet, waarbij een groepje enthousiaste ambassadeurs van verschillende afdelingen alle collega’s informeerden.

'Onze ambassadeurs vroegen hun directe collega’s wat die op hun ideale intranet zouden willen terugvinden, wat hielp bij het creëren van betrokkenheid. Mensen voelden zich gehoord'

Deze ambassadeurs haalden alle wensen en ideeën op bij hun directe collega’s en vroegen hen wat zij graag op hun ideale intranet wilden terugvinden. Dat zorgde er niet alleen voor dat er veel bruikbare input voor de basis van hun nieuwe social intranet was, maar ook dat de medewerkers zich gehoord voelden.

Dat was cruciaal. “Een social intranet vraagt meer van medewerkers,” zegt Nienke Esser van ODRN. “Het is gemaakt vóór en dóór hen. Daarom was het belangrijk draagvlak te creëren, zodat wanneer we live gingen het direct goed gebruikt zou worden.”

Stap 4: Maak persona's om je gebruikers in kaart te brengen

Om te weten hoe je nieuwe social intranet eruit komt te zien en welke functies het belangrijkst zijn, is het noodzakelijk om een goed beeld te hebben van je eindgebruikers. Want uiteindelijk draait het erom dat de medewerkers zoveel mogelijk baat hebben bij deze ontwikkeling. De nieuwe manier van werken moet hun leven gemakkelijker en/of leuker maken en voor een merkbare verbetering zorgen.

Wanneer je dit niet van tevoren in kaart brengt, zul je draagvlak missen en kan je nieuw uitgerolde intranet compleet de plank misslaan. Nieuwe klanten helpen we hier dan ook bij om te zorgen dat de techniek zo goed mogelijk aansluit bij de wensen van de medewerkers. Daarom raden wij raden aan om een duidelijke schets van verschillende eindgebruikers te maken door middel van persona’s.

Wat is een persona?

Een persona is een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Op basis van input uit de organisatie kun je verschillende profielen opstellen die elk een bepaald soort gebruiker weergeven: de persona. Daarmee zijn persona’s een goed middel om gedurende het ontwikkeltraject in de projectgroep steeds de focus te houden op de eindgebruiker.

Hoe stel je persona's samen?

Je kan de input voor je persona’s in brede zin ophalen, bijvoorbeeld door polls en enquêtes, maar je kunt ook de diepte in duiken door uitgebreidere interviews bij specifieke collega’s af te nemen. Beide manieren zijn valide en vaak gebruik je een combinatie van de twee om echt tot de kern van de zaak te komen.

Bij enquêtes en andere algemene vragenlijsten is het van belang om te zorgen dat je een oog houdt op wie allemaal hebben gereageerd. Ook hier loop je namelijk het risico dat alleen mensen die al interesse in en kennis van intranet reageren. Stimuleer dus actief alle soorten medewerkers om mee te denken.

Bij diepte-interviews is het voornamelijk van belang goed door te vragen en uiteindelijk terecht te komen bij kernbehoeften van de collega’s in kwestie. Neem de tijd en luister naar wat degene tegenover je te zeggen heeft. Het gaat er niet alleen om dat je een vragenlijst afwerkt, maar juist dat je actief luistert naar de antwoorden van iemand die dagelijks met het nieuwe intranet te maken gaat krijgen. Neem waar mogelijk ook al mock-ups of voorbeelden mee van hoe het nieuwe platform eruit kan komen te zien. Dit geeft een collega meer houvast en een duidelijk aanknopingspunt om een mening te formuleren.

Wat heb je aan persona's?

Door het opstellen van persona’s geef je op overzichtelijke wijze aan wie een typische gebruiker is van het intranet. Hierdoor wordt het goed duidelijk wie de gebruikers zijn en wat voor hen de cruciale succesfactoren zijn in het gebruik van het intranet.

Let daarbij ook op de valkuilen. Een bekende valkuil is dat je je beperkt tot het maken van één persona. Richt je op alle verschillende doelgroepen die je hebt, je kan hierbij denken aan: leeftijden, verantwoordelijkheden, afdelingen, de digifan en de digibeet.

Stap 5: Kies een passende leverancier van je social intranet

Goed, je hebt nu met een team uitgebreid nagedacht over de behoeften van je organisatie, je hebt een businesscase gebouwd en groen licht gekregen om op zoek te gaan naar een nieuw social intranet. Hoe nu verder?

Er zijn immers nogal wat leveranciers en iedere technische oplossing zal unieke voordelen kennen die van waarde kunnen zijn voor jouw organisatie. Mik je bijvoorbeeld meer op nieuwsvoorziening en onderlinge binding, zoals zorgorganisatie Present? Of is kennisdeling juist een belangrijk focusgebied voor jou, net als bij gemeente Sittard-Geleen?

Hoe maak je de keuze voor een leverancier?

Je kunt in je selectieproces van leveranciers onderscheid maken tussen een informatieronde (Request for Information, RFI) en de selectie op basis van een Programma van Eisen (PvE). Door te werken met beide creëer je een duidelijke context voor de leverancier. Leveranciers kunnen geneigd zijn om vragen met ‘ja’ te beantwoorden, wanneer dat commercieel gezien nodig lijkt. Hier kan je voor waken door een duidelijk RFI en PvE op te stellen en hierover in gesprek te gaan.

'Gebruiksvriendelijkheid was voor ons een belangrijk criterium. Ik liet ons eigen testpanel collega’s opzoeken, of specifieke zorginformatie.'

Hoe kunnen je eindgebruikers hierbij helpen?

Eindgebruikers hebben steeds vaker een grote stem in de daadwerkelijke selectie van een social intranet. Vaak gebeurt dit door te selecteren op een PvE en een Proof of Concept (PoC). Een PoC is een proefomgeving van de software die de leverancier beschikbaar maakt om de werking van het product aan te tonen. Het PvE gaat dan meer over de hoofdlijnen en een PoC over de geboden functionaliteit.

Eindgebruikers kunnen aan de hand van een PoC en een aantal concrete opdrachten de verschillende softwarepakketten uittesten en hun voorkeur bepalen. Voorbeelden van opdrachten die je kunt geven, zijn: ‘Maak een team aan voor een innovatiegroep en nodig mensen uit’, ‘Vul je profiel aan met jouw kennisgebieden’ of ‘Plaats een foto of video en vraag mensen hierop te reageren’.