Anneriek Limburg is functioneel beheerder bij gemeente Epe. Hun social intranet telt 322 gebruikers, waarvan 200 actief. Hans Volbeda is senior automatisering en functioneel applicatiebeheer bij de gemeente Montferland, die zo’n 300 gebruikers op hun social intranet hebben. Beide gemeentes zijn druk bezig de digitale werkplek flink onder handen te nemen en voorzien daarbij alle medewerkers van een nieuwe werklaptop. Dit was voor Anneriek en Hans het uitgelezen moment om de werkdag van hun collega’s een beetje makkelijker te maken.
Anneriek Limburg is functioneel beheerder bij gemeente Epe. Hun social intranet telt 322 gebruikers, waarvan 200 actief. Hans Volbeda is senior automatisering en functioneel applicatiebeheer bij de gemeente Montferland, die zo’n 300 gebruikers op hun social intranet hebben. Beide gemeentes zijn druk bezig de digitale werkplek flink onder handen te nemen en voorzien daarbij alle medewerkers van een nieuwe werklaptop. Dit was voor Anneriek en Hans het uitgelezen moment om de werkdag van hun collega’s een beetje makkelijker te maken.
Alle applicaties op één plek
“Omdat alles nieuw is voor onze collega’s, wilden we één portaal bieden waarin je alles kan opstarten. Dat leek ons heel mooi”, zegt Anneriek. “Gewoon alle applicaties op één plek en niet meer de twijfel over waar je nou moet zijn.” Hun vernieuwde digitale werkplekportaal moest dan ook een plek worden waar alles bij elkaar komt waar je alles kan opstarten.
Dit was ook precies waar Hans naar op zoek was – met twee heel belangrijke toevoegingen: de plek moet integreren met Embrace en toegankelijk zijn voor álle applicaties, of ze nou online, op het netwerk van de gemeente, of op de werklaptop zelf gebruikt worden. “We maken de transitie naar de cloud en gooien zodoende het hele IT-landschap op de schop. Dan willen we de eindgebruikers, mijn collega’s, ook wel wat kunnen bieden. De integratie met Liquit is dan ook een oplossing die ons heel goed past.”
Overzichtelijk en op maat
Inmiddels zijn Anneriek en Hans aan de slag gegaan met het inrichten van de Liquit-integratie, zodat alle apps straks in één scherm en in één widget staan, waar ze dankzij single sign-on met één klik te openen zijn. “We hebben zelfs overwogen om het startmenu van de laptops uit te schakelen, zodat alle applicaties alleen via ons social intranet opgestart kunnen worden,” vertelt Anneriek, “maar om weerstand te voorkomen hebben we er toch voor gekozen om beide opties te houden.” Op die manier kunnen medewerkers via de route van hun voorkeur de apps openen die ze nodig hebben voor hun werk.
Ook is het mogelijk om in plaats van icoontjes alleen de namen van de applicaties in het overzicht te tonen. Maar Hans zweert bij de icoontjes: ”Dat is veel dynamischer en past beter bij de gebruikerservaring waar wij naartoe willen.”
En dat is nog niet alles: medewerkers kunnen ook zelf iconen groeperen of ‘verwijderen’ uit hun overzicht. “Ze zijn dan natuurlijk niet écht weg, maar wel uit beeld”, licht Anneriek toe. “Wat je veel gebruikt kun je bovenaan bij elkaar zetten en het mooi vanaf daar opstarten.” Op die manier kunnen collega’s het applicatie-overzicht indelen zoals het voor hun functie het handigst is. Dat levert naast een stukje tijdwinst ook meer efficiëntie op.
Boost voor het social intranet
Dat medewerkers alle applicaties straks vanaf dezelfde plek kunnen openen, zal ook een nieuwe impuls geven aan het gebruik van hun social intranet. “Al je apps daar kunnen starten is een extra reden om je dag op het social intranet te beginnen. Dat kan helpen om collega’s die er nu minder gebruik van maken op een natuurlijke manier daarheen te sturen”, verduidelijkt Anneriek. Daarmee is de aanstaande livegang van de Liquit-integratie een mooi moment om extra aandacht te vragen voor het social intranet.
Zo ook bij Hans: “We trekken samen met de communicatieafdeling op om het goed neer te zetten, want we krijgen ook nog eens een nieuwe look and feel. Dus nu is de tijd om het interactief te houden.” Medewerkers krijgen een landingspagina waar ze niet alleen meteen op de hoogte zijn van het laatste nieuws, de laatste mailtjes en wat er op de agenda staat, maar ze ook meteen alle applicaties in beeld hebben en van daaruit aan de slag kunnen gaan.
‘Gewoon alle applicaties op één plek en niet meer de twijfel over waar je nou moet zijn.’
Testen – ook met toekomstige gebruikers
Bij beide gemeentes draait de Liquit-integratie nu op de testomgeving van hun social intranet. “Omdat we zo snel konden schakelen met Embrace, hadden we al gauw iets tastbaars. En dat is erg leuk om te zien en te láten zien. Het werkt als een dolle!” vertelt Hans. “Dat wat we in ons hoofd hebben, gaat ook lukken en daar zijn we natuurlijk enorm blij mee. De basis is al goed, dus nu is het testen, testen, testen.”
Daarvoor kunnen binnenkort twintig collega’s van Hans zich aanmelden om op de nieuwe omgeving te gaan werken. “Zo creëren we niet alleen draagvlak, maar krijgen ook ‘echte’ mensen gelegenheid om te testen, want dat is toch anders dan wanneer IT’ers dat doen. Al zullen ze wel moeten accepteren dat nog niet alles werkt, want we hebben nog niet alle 330 apps ingericht”, legt Hans uit. Als tip geeft hij dan ook mee om het altijd vanuit de gebruiker te bekijken en met de tijd mee te gaan.
Op naar de livegang
De collega’s van Anneriek en Hans moeten nog eventjes geduld hebben voor ook zij de Liquit-integratie en alle bijkomende gemakken kunnen ervaren, want het testen is nog in volle gang. Gelukkig mag dat de (voor)pret niet drukken, weet Hans. “Je merkt dat het gonst en dat is leuk!”
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
