Bij de ODRN weten collega's elkaar steeds beter te vinden

Nienke Esser is communicatieadviseur bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN), een van zeven omgevingsdiensten in Gelderland. Zij zijn de uitvoeringsorganisatie voor vergunningen, toezicht en handhaving op het gebied van bouw en milieu. Dit doen ze in opdracht van een aantal regiogemeenten en de provincies Gelderland en Overijssel. De afgelopen jaren is de organisatie enorm gegroeid, van zo’n honderd naar pakweg 240 medewerkers. Die bevinden zich allemaal op één locatie – alleen nu even niet.

Nienke werkt net als haar collega’s al een tijd thuis. Twee jonge kinderen maken dat niet altijd even makkelijk, maar het gaat haar redelijk af. ‘Ik sprokkel mijn uren gedurende de dag bij elkaar. Vaak begin ik ‘s ochtends vroeg, als iedereen nog ligt te slapen.’

Draagvlak creëren voor een nieuw intranet

Nienke begon acht jaar geleden bij de ODRN, op het moment dat de organisatie opgezet werd. Niet veel later was ze als projectleider nauw betrokken bij de overgang naar een social intranet, ter vervanging van het bestaande intranet. ‘Nou ja, het was een intranetje’, nuanceert Nienke. ‘Een beetje een houtje-touwtje oplossing.’

Het oude intranet bevond zich in een WordPress-omgeving. Er werd vooral van bovenaf informatie gedeeld, van interactie was nauwelijks sprake. Dat was dan ook precies waar een social intranet voor moest gaan zorgen: er moest niet alleen informatie gebracht, maar ook gehaald gaan worden.

'Ik liet collega's zien dat ze echt wat misten als ze het intranet niet gebruikten'

Een kleine projectgroep hield zich, onder leiding van Nienke, bezig met de inrichting van OnDeRoNs, het nieuwe intranet. Tegelijkertijd informeerde en enthousiasmeerde een groepje ambassadeurs alle collega’s. Dat was cruciaal, zegt Nienke: ‘Een social intranet vraagt meer van medewerkers, het is gemaakt vóór en dóór hen. Daarom was het belangrijkdraagvlak te creëren, zodat wanneer we live gingen het direct goed gebruikt zou worden.’

De groep ambassadeurs was samengesteld uit mensen van verschillende afdelingen. Tijdens bijeenkomsten liet de projectgroep hen steeds de laatste ontwikkelingen zien, waarna zij elk hun eigen afdeling informeerden. ‘Ze vroegen hun directe collega’s wat die op hun ideale intranet zouden willen terugvinden. Zo haalden we alle wensen en ideeën binnen: de basis voor het intranet. Het hielp ook bij het creëren van betrokkenheid, mensen voelden zich gehoord.’

Verhalen bij de koffieautomaat

Bij de ODRN werkt een divers gezelschap met veel specialisten. Vergunningsverleners, handhavers, toezichthouders, maar ook adviseurs op het gebied van lucht, geluid, bodem of monumenten. De handhavers en toezichthouders zijn veel op pad. Op het intranet delen ze via de tijdlijnregelmatig wat ze tijdens hun bezoeken tegenkomen. Nienke vertelt over inspecties waarbij soms illegale of bijzondere situaties aangetroffen worden.

Nienke start zelf elke dag met OnDeRoNs. Ze schrijft nieuwsberichten, verzorgt andere content en houdt alles up-to-date. Daarbij merkt ze dat steeds meer collega’s het intranet veel en graag gebruiken. Maar ze ziet ook dat er een verschil is tussen mensen die alleen op het platform kijken en mensen die er daadwerkelijk gebruik van maken. Die de tijdlijn benutten, vragen stellen of informatie delen.

‘Voor de pandemie hoorde ik bij de koffieautomaatregelmatig de meest geweldige verhalen. Mijn eerste reactie was dan altijd: “Waarom staat dit nog niet op OnDeRoNs?” En als iemand dan vroeg hoe dat werkte, gingen we er meteen even samen voor zitten. In het begin heb ik collega’s behoorlijk moeten overtuigen van het nut van een social intranet. Ik probeerde ze te laten zien dat ze echt wat misten als ze er geen gebruik van maakten.’

Goedvoorbeeld doet goed volgen

De interne communicatie veranderde op het moment dat de ODRN het social intranet in gebruik nam. ‘We spraken af dat we vanaf dat moment niet meer zouden mailen. Alle informatie werd via het intranet gedeeld. Mensen die daar niet direct in meegingen, misten dingen. ‘”Dan had je maar op OnDeRoNs moeten kijken”, werd dan gezegd. Die harde overgang was een stok achter de deur, en dat heeft gewerkt.’

'Zorg ervoor dat directeurs en managers direct zichtbaar zijn en hun rol op het intranet pakken'

Het intranet helpt de ODRN bij de kennisuitwisseling tussen verschillende afdelingen. Op de tijdlijn ziet Nienke dat collega’s met elkaar in gesprek raken, vragen beantwoorden of mensen aan elkaar koppelen. Soms is ze zelf ook degene die mensen met elkaar verbindt: ‘Waar ik lijntjes kan leggen, doe ik dat.’

Als je een intranet in gebruik neemt is het belangrijk om van begin af aan het managementteam en de directie mee te krijgen, daarvan is Nienke overtuigd. ‘Zorg ervoor dat zij direct zichtbaar zijn, hun rol pakken en dat uitdragen.’ De directeur van de ODRN is de laatste tijd actiever en meer in beeld: ‘Ze reageert op corporate news, maar ook op de tijdlijn. Ze was ook heel actief toen we vorig jaar een beweeg-challenge deden en plaatste als eerste een filmpje. Regelmatig komt ze met leuke ideeën. Dan zie je dat de rest ook mee gaat doen: goed voorbeeld doet goed volgen.’

Verbinding tijdens de pandemie

Inmiddels is de organisatie zo groot dat Nienke niet al haar collega’s meer persoonlijk kent. En de pandemie maakt kennismaken niet gemakkelijker: ‘Het afgelopen jaar kwamen er nieuwe mensen bij, die je nu vervolgens natuurlijk niet bij de koffieautomaat tegenkomt. En via Teams loopje elkaar ook niet toevallig tegen het lijf.’

Juist tijdens de lockdown verbindt het intranetmensen, merkt Nienke. Op het platform stellen nieuwe medewerkers zich voor, dat levert altijd leuke reacties op. ‘Het is niet de ideale manier, maar zonder het intranet zouden we elkaar nog veel moeilijker leren kennen.’

Tijdens de pandemie is het intranet voor de ODRN een nog belangrijker communicatiekanaal geworden. Nienke merkt dat collega’s meer delen, zowel zakelijke als informele dingen. Op de elfde van de elfde, de opening van het carnavalsseizoen, zag ze een foto voorbij komen van een geschminkte collega. Iemand die vijftig was geworden zette een foto van zichzelf met een opblaas-Sara op de tijdlijn. ‘Een paar jaar geleden waren zulke dingen echt niet gebeurd.’

Hoewel het nieuwe intranet met het blokje corporate news nog steeds een element heeft dat top-down werkt, zijn op de tijdlijn en in de groepen vooral de medewerkers van de ODRN te vinden. ‘Het grootste deel van het intranet is echt van hen zelf’, zegt Nienke.

Met haar enthousiaste aanpak probeert Nienke haarcollega’s te laten zien dat het leuk is dingen te delen. En tot haar plezier merkt ze dat mensen vrijwel altijd op berichten reageren en er snel een leuk gesprek op het intranet op gang komt. ‘Dat zorgt er weer voor dat anderen ook de behoefte krijgen dingen te gaan delen. Zo komt het balletje aan het rollen.’