Documenten en protocollen beter vindbaar op social intranet van GGZ NHN

Manouck van Valkenburg is webredacteur en projectleider social intranet bij de afdeling marketing & communicatie van GGZ Noord-Holland-Noord. Tijdens Hét Nationaal Intranetsymposium op 16 november vertelde zij over de implementatie van Embrace bij GGZ NHN en hoe een goede inrichting van de themapagina’s bijdraagt aan een efficiëntere organisatie.

Waarom een social intranet?

GGZ NHN heeft niet zomaar besloten om over te gaan naar een social intranet. Hieraan liggen een aantal doelstellingen ten grondslag. De organisatie wil:

• Een netwerkorganisatie worden,
• Betere samenwerking in groepen ondersteunen,
• Haar kwaliteitshandboek goed beschikbaar, doorzoekbaar en overzichtelijk maken.

Naast deze doelstellingen heeft GGZ NHN onderzoek gedaan onder haar medewerkers. Hierin werd gevraagd naar de ervaringen met het bestaande intranet om zo de wensen voor een nieuw platform helder te krijgen. Hieruit bleek:

• Er is behoefte aan een interactief platform,
• Medewerkers willen online beter samen kunnen werken,
• Er is behoefte aan een online, veilige oplossing die via alle devices – en overal – toegankelijk is of je nu op kantoor werkt of in de wijk.

Op basis van dit onderzoek en de doelstellingen zijn kritische succesfactoren opgesteld, die leidend waren in het selectietraject. Uit dit traject kwam Embrace als leverancier naar voren.

Het implementatieproject is gestart in april van 2017. Begin september kon de livegang gevierd worden en werd ‘Link’, het intranet, in gebruik genomen.

Gebruik persona’s bij het opstellen van het intranet

GGZ NHN heeft persona’s (verschillende type medewerker) opgesteld om de informatiebehoefte per type medewerker in kaart te brengen. Met behulp van deze persona’s stel je vast hoe een dag van zo’n medewerker er uit ziet en welke informatie daarbij hoort. Het schetsen van een beeld van de ‘gemiddelde medewerker’ geeft houvast om de dagelijkse informatiebehoefte vast te stellen. Een dag van een bepaald type medewerker kan vastgelegd worden in bijvoorbeeld deze vijf stappen:

• Inloggen
• Overleg
• Afspraak
• Huisbezoek
• Registratie

Binnen elk van deze stappen is een aantal items gekoppeld waarbij sprake is van een informatiebehoefte. Bij overleg kan bijvoorbeeld een formulier nodig zijn, bij een afspraak moet een ruimte gereserveerd worden en bij een huisbezoek kan behoefte zijn aan een sociale kaart (een overzicht over hulpverleningsorganisaties). Deze items zijn door GGZ NHN in samenwerking met Embrace ondergebracht in het social intranet.

• Via een widget op de gepersonaliseerde pagina van de medewerker kan een ruimte gereserveerd worden.
• Formulieren en de sociale kaart zijn beschikbaar gesteld in de Themapagina’s.

De Themapagina’s is een verzameling van thema’s, belangrijke informatie uit protocollen, werkinstructies, handboeken en kwaliteitsdocumenten, zodat informatie makkelijker vindbaar is voor je collega’s.

Documenten en protocollen beter vindbaar in de Themapagina’s

In de uitgangssituatie was er voor GGZ NHN sprake van veel dubbele informatie en ingedeeld volgens de organisatiestructuur. Als gebruiker moest je dus goed weten onder welke organisatieonderdeel de informatie te vinden was. Daarnaast hadden medewerkers geen zekerheid of zij in de juiste en actuele documenten en protocollen uit het kwaliteitshandboek aan het werk waren en liet de vindbaarheid te wensen over. In totaal werden er ongeveer 1900 verschillende documenten gebruikt. Het inrichten van de Themapagina’s binnen het social intranet biedt voor GGZ NHN de oplossing.

Samen met de teams is er gekeken naar welke informatie uit die 1900 documenten het belangrijkste is. Dit werd gebruikt als startpunt voor het geven van invulling aan de Themapagina’s. De verschillende thema’s in de Themapagina’s zijn in ‘vraag – antwoordstijl’ opgebouwd. Elke pagina is gekoppeld met documenten, datum, informatie over de laatste wijziging, wie er meer weet over het desbetreffende thema en de mogelijkheid om te reageren op het thema. De pagina’s kunnen protocollen, werkinstructies en thema’s uit het kwaliteitshandboek zijn, maar ook praktische informatie van P&O en ICT.

Waar nodig is een schrijver van GGZ NHN beschikbaar om teksten te (her-)schrijven. Daarnaast wordt de reactiemogelijkheid gebruikt om feedback te geven op het thema, vragen te stellen en aanvullingen te geven.

Wat vinden de medewerkers van het intranet?

GGZ NHN ziet 20% van haar gebruikers actief op het platform, dat zijn de mensen die reageren en liken. Er is natuurlijk ook een grote groep die tot nog toe alleen gelezen heeft op het platform.

De medewerkers zeggen het volgende over hun nieuwe platform:

• Vindbaarheid is erg verbeterd. Informatie is veel bereikbaarder, ook omdat de zoekfunctie werkt zoals we die kennen van Google.
• Mobiele bereikbaarheid van Link maakt dat je in korte tijd vindt wat je nodig hebt.
• Ik ben enthousiast over de interactiemogelijkheden en de mogelijkheid om samen te werken op Link.

Lees meer: Bij Gezondheidscentrum Asielzoekers communiceren huisartsen uit verschillende regio’s met elkaar via het social intranet.

De 9 voordelen van Link: betere samenwerking en kennisdeling

En nu?

Link wordt steeds groter. Er zijn nu al meer dan 100 themapagina’s en dat worden er gestaag meer. Volgende stap is ervoor te zorgen dat de kennishouders ook eigenaar zijn van de informatie op de themapagina. Want vele handen maken licht werk. In de huidige fase, ongeveer twee maanden na de livegang van link, is dit nog niet het geval. Manouck blijft met de gebruikers in gesprek om te zorgen dat Link aansluit bij de wensen van haar collega’s. Want, ‘door in gesprek te blijven wordt het goed’. In ieder geval is wat er tot zover gedaan is en behaald wordt met Link al een groot succes.

In de nabije toekomst wil GGZ NHN binnen Link meer samenwerken met haar partners en andere externe partijen, om zich te zijner tijd oprecht netwerkorganisatie te kunnen noemen.