Hoe maak je gebruik van de kennis die in je organisatie aanwezig is? En waar hebben je collega’s eigenlijk verstand van? De gemeente Sittard-Geleen maakte serieus werk van kennisdeling en zette de Kennisconnector aan. Embrace sprak erover met Remco van Rijt, adviseur online communicatie bij Gemeente Sittard-Geleen. ‘Kennis zit soms op onverwachte plekken in je organisatie, zonder dat je het van te voren kunt weten.’
Intranet als centrale ontmoetingsplaats
Branche: Overheid
Medewerkers: 800+
Intranet sinds: 2017
De gemeente Sittard-Geleen heeft ruim 90.000 inwoners. De ambtelijke organisatie bestaat uit zo’n 800 medewerkers, die verspreid zijn over verschillende locaties. Dat maakt goed samenwerken en onderling communiceren soms lastig. Om daar verandering in te brengen koos de gemeente Sittard-Geleen in 2017 voor een social intranet.
Remco: ‘We startten met een social intranet vanuit de behoefte om te kunnen verbinden. Dat is typisch zo’n managementterm, maar dat was wel onze drijfveer.’
Het intranet van Embrace is in Limburg inmiddels dik anderhalf jaar in gebruik. En het werpt zijn vruchten af: ‘Het intranet zorgt ervoor dat je beter weet waar anderen mee bezig zijn. Het is de centrale plek geworden waar we dwars door de organisatie heen communiceren. Hierdoor zijn nieuwe verbindingen ontstaan.’
Toch knelde er nog iets. Op het gebied van kennis delen kon de organisatie nog een niveau hoger. Het was tijd voor de Kennisconnector.
Waarom de Kennisconnector?
Een gemeentelijke organisatie krijgt te maken met complexe vraagstukken. Tegelijkertijd moet je als gemeente dienstverlenend zijn. Daarbij is het belangrijk kennis te kunnen ontwikkelen en deze snel te kunnen mobiliseren. Die kennis bevindt zich door de hele organisatie en kan verstopt zitten in de meest onverwachte hoekjes – en daarmee ongebruikt blijven. Als je een collega bijvoorbeeld bijna nooit tegenkomt en dus niet kent, weet je dan waar hij of zij verstand van heeft?
Remco: ‘We merkten dat we steeds de neiging hadden binnen onze eigen locatie op zoek te gaan naar mensen voor in een projectgroep. Dat zijn de mensen die je dagelijks spreekt bij de koffieautomaat, en die je kent. Maar kennis zit soms ook op andere plekken in je organisatie, zonder dat je het weet. De Kennisconnector maakt de aanwezige kennis in de hele organisatie beter inzichtelijk.’
Tijdens een Embrace-webinar van Dolon Knol kwam Remco in aanraking met de Kennisconnector, een extra functionaliteit binnen het intranet. ‘Ik dacht: dat is precies wat wij nodig hebben.’
Verborgen kennis
De Kennisconnector moet bij de gemeente verborgen kennis naar de voorgrond halen. ‘We willen zichtbaar maken wie waar verstand van heeft. Wie moet je benaderen als je ergens een vraag over hebt? In functieprofielen staan de HRM-termen die bij een functie horen. Maar een competentie als omgevingsbewust, wat betekent dat? Met de Kennisconnector maak je het concreter.’
Nog zoiets: als iemand je organisatie verlaat, wat raak je dan precies kwijt? Niet alleen een functie, maar ook specifieke kennis. Als je weet wat je kwijtraakt, weet je beter waar je naar moet kijken bij het werven van een opvolger. ‘Misschien weet iemand veel van bepaalde wetgeving of van een specifiek softwarepakket. Dat zijn dingen die je niet terugziet in formele HRM-profielen, maar wel in de Kennisconnector.’
De data die de Kennisconnector levert, is voor de gemeente Sittard-Geleen een belangrijke informatiebron. ‘Je krijgt inzicht in de kennis die er volgens medewerkers zelf aanwezig is. We kunnen vervolgens kijken hoe dat aansluit bij onze organisatiedoelen, en op welke gebieden we nog opleiding en training nodig hebben. We willen de Kennisconnector in de toekomst echt als big data gaan gebruiken.’
Ambassadeurs
Een nieuwe functionaliteit in je intranet is mooi, maar hoe zorg je ervoor dat mensen hem gaan gebruiken? Het aanstellen van ambassadeurs werkt vaak goed, zo ook bij de gemeente Sittard-Geleen. ‘Ieder team heeft minimaal één intranet-ambassadeur. Ze vormen samen een club van een stuk of veertig enthousiaste intranetgebruikers die regelmatig bij elkaar zitten om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. De groep bestaat uit medewerkers en managers, en alles ertussenin.’
De ambassadeurs lanceerden de Kennisconnector een paar maanden geleden. Dat ging overigens niet gepaard met taart en vuurwerk, benadrukt Remco. De ambassadeurs zetten alle kennisgebieden die volgens hen in de organisatie vertegenwoordigd waren op een rij, om deze vervolgens in te voeren in de Kennisconnector. Aan deze ruim dertig kennisgebieden koppelden ze een groot deel van hun collega’s. Wie ergens verstand van had, kreeg een kennisgebied toegewezen.
‘We hebben het bewust klein geïntroduceerd’, legt Remco uit. ‘Dat deden we om de Kennisconnector zichzelf als een olievlek te laten uitbreiden. En dat is gelukt: de week erna zaten we al op tachtig kennisgebieden.’
Een plusje erbij
Wanneer jij vindt dat een collega ergens verstand van heeft, kun je hem of haar met de Kennisconnector een referentie geven. Voor Remco is dit een waardevolle functie: ‘Je kunt wel van jezelf zeggen dat je een expert bent op het gebied van social media, maar het wordt pas echt waardevol als collega’s dat beamen. Een plusje erbij: jij weet daar inderdaad veel van. Zo zien je collega’s dat er een kern van waarheid in jouw geclaimde expertschap zit.’
In tegenstelling tot op LinkedIn gaat refereren anoniem. Collega’s kennen je kracht doordat ze met je samenwerken. ‘De meeste mensen hebben de neiging op LinkedIn automatisch een goede referentie terug te geven. Dan wordt het toch een beetje een club van onderlinge bewonderaars. Bij de Kennisconnector weet je nooit waar een aanbeveling vandaan komt, die anonieme referenties maken het zuiverder. Het gaat echt over kennis en over inhoud.’
Meer dan honderd kennisgebieden
Intussen heeft de gemeente Sittard-Geleen de Kennisconnector een paar maanden in gebruik. Hoe reageren mensen erop? ‘De meesten vinden het een goede toevoeging. Maar er komen ook vragen: hoe werkt het precies? En wat betekent het?’ Om die vragen te beantwoorden geven de ambassadeurs binnenkort een aantal korte presentaties in verschillende teams, over het intranet in het algemeen en de Kennisconnector in het bijzonder.
Met een ludieke actie worden medewerkers op de verschillende vestigingen aangespoord de Kennisconnector te gaan gebruiken. Mensen die een toilet binnenstappen, zien op de spiegels een grote groene sticker die hen eraan herinnert hun kennis te delen op het intranet.
Inmiddels staat de teller van het aantal kennisgebieden op 109, vertelt Remco. ‘Mensen zijn er dus echt wel mee bezig.’ Het type kennisgebieden loopt daarbij behoorlijk uiteen. Van bloggen tot reanimatie en van informatiebeheer tot arbeidsvoorwaarden. ‘De meeste kennisgebieden zijn werkgerelateerd, sommige liggen meer in de hobby- of interessesfeer. Maar ook die kunnen soms handig zijn op het werk!’
Dat vraagt om een voorbeeld. En dat heeft hij: ‘Een opvallend kennisgebied is muziek maken, daar zijn op dit moment al 28 kennishouders. De collega’s die verantwoordelijk zijn voor de jaarlijkse medewerkersbijeenkomst hebben via die kennisgroep een collega benaderd die zingt. Inmiddels is al vastgelegd dat haar bandje gaat optreden op het eindejaarsfeest.’
Maak je intranet nog cooler
Sinds de gemeente Sittard-Geleen een social intranet heeft, weten collega’s elkaar beter te vinden. Maar wat voegt de Kennisconnector precies toe aan dat intranet?
‘Het intranet verbindt mensen met mensen, en verbindt de organisatie met mensen. Maar de Kennisconnector verbindt kennis met mensen, en mensen met kennis.’ Dat is er eentje om even over na te denken. Remco licht toe: ‘Je kunt nu zien welke kennis waar zit, maar je kunt ook bij elke collega zien welke kennis diegene heeft. Door op zoek te gaan naar informatie kun je zomaar nieuwe mensen leren kennen. Soms ben je oprecht verrast door een naam die bij een bepaald kennisgebied opduikt.’
Omdat de gemeente Sittard-Geleen de Kennisconnector pas een paar maanden gebruikt, zijn er nog geen harde cijfers. Wel heeft Remco goede verwachtingen. ‘Maar – en dat klinkt misschien een beetje bot – als het niet werkt kunnen we de Kennisconnector ook zo weer uitzetten. Interne CRM-systemen zijn vaak grote ICT-projecten, maar de Kennisconnector is supereasy.”
De beslissing om de Kennisconnector te gaan gebruiken was in Sittard-Geleen vlug gemaakt. En de realisatie ervan ging al even snel. ‘Het is geen project van drie maanden met allerlei projectgroepen, ingewikkelde projectinitiatiedocumenten en business cases. Het is heel laagdrempelig, toegankelijk en gebruiksvriendelijk. En het is geen apart systeem: je voegt het gewoon toe aan je intranet. De Kennisconnector maakt je intranet weer een stukje cooler.’
