Meer verbondenheid door social intranet bij Gemeente Smallingerland

Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?

Verbinding

Binnen onze gemeente loopt een verandertraject en één van de kernwaarden is ‘samen’. Wij willen juist die kernwaarde versterken door grenzeloos samen te werken, collega’s in de hele organisatie te kennen en successen te delen zodat je trots kan zijn op de organisatie. Wij willen hiermee het wij-gevoel versterken.

Data analist Anne-Roos Bakker onderzocht hoe het zit met de medewerkersbetrokkenheid op het samenwerkingsplatform van gemeente Smallingerland.

Moderniseren

Daarnaast viel het oude intranet om, dus moesten we wel naar wat anders kijken. De berichten van het management werden slecht gelezen en de content was statisch. Ook kon de buitendienst niet op het intranet. Zij kregen nog informatie via uitgeprinte A4tjes, dat kan echt niet meer anno 2016!

Het social intranet biedt mogelijkheden: het is modern, plaats, tijd en apparaat onafhankelijk en personen en kennis zijn eenvoudig te vinden.

Hoe verliep het keuzeproces voor de leverancier?

Grondige research

We hebben ons goed laten informeren door collega gemeenten en ook tijdens Hét Noorderlijk Intranetsymposium spraken we met veel gebruikers. Uiteindelijk hebben we drie partijen benaderd voor een offerte, hun demoversies geprobeerd en advies gevraagd. Embrace kwam als beste uit de test.

“Embrace is gebruiksvriendelijk en heeft een gezellige uitstraling”

De uitstraling van het social intranet is niet alleen zakelijk en functioneel, maar juist leuk en gezellig. De omgeving is gebruiksvriendelijk doordat het er gemakkelijk en herkenbaar uitziet. Daarnaast levert Embrace een standaard product waardoor het snel geïmplementeerd kan worden. Bovendien kunnen we zelf ook productwensen doorgeven via de levendige gebruikersgroep. Al met al passend bij onze doelen dus.

Hoe zag de implementatie eruit?

Wensen inventariseren

We hebben wensen verzameld door met alle afdelingen in gesprek te gaan. Op alle afdelingen was er belangstelling om mee te denken over het nieuwe intranet. Je merkt dat mensen traditioneel denken, maar tegelijkertijd is er een vraag naar zelf dingen doen. En van elkaar weten wie wat doet.

Draagvlak creëren

Onze gemeente is middelgroot: er werken ongeveer 450 mensen. Het social intranet kan alleen slagen als het goed landt, daarom is het belangrijk iedereen er vooraf bij te betrekken. De sessies waren dus ook bedoeld om draagvlak te creëren. We hebben een klankbordgroep samengesteld om hun ideeën te horen. Daarnaast hielden we al onze collega’s op de hoogte van de voortgang via het oude intranet. We kregen terug dat iedereen heel blij was met deze werkwijze. Lees meer over een social intranet voor de overheid.

Het project leefde onder medewerkers

Het project leefde echt. We hebben bijvoorbeeld een prijsvraag uitgezet voor de naam van het social intranet. De winnaar kreeg een traktatie. Er zijn wel honderd namen ingestuurd. Uiteindelijk hebben we gekozen voor Ids. Dit staat voor Intranet Drachten Smallingerland, maar het is ook een Friese jongensnaam. Hierdoor konden we Ids personaliseren. We hebben een soort superheld figuur ontworpen. De sticker van Ids is terug te vinden op veel Dopper flessen.

De livegang

Na een korte implementatieperiode van drie maanden zijn we op 12-04 om 12.04 uur live gegaan. Tijdens de livegang ging het oude intranet offline, werd Ids opgestart en kregen medewerkers een virtuele rondleiding. Ook werden vragen binnen een uur beantwoord in de groep “Vraag Ids”.

Ambassadeursrol

We hebben een groep ambassadeurs door de hele organisatie. Zij hebben op zowel de werkvloer als op het intranet een voorbeeldfunctie. Zij zijn daarom heel belangrijk voor het succes. De ambassadeurs hadden voor de livegang al toegang zodat zij Ids konden vullen, maar er ook mee leerden werken. Hun profielen waren al zichtbaar en ingevuld. Zij hadden ook al allerlei berichten geplaatst. Download hier het gratis ebook en leer hoe je in 7 stappen een succesvol social intranet implementeert.

Succesfactoren

Eén van de belangrijkste succesfactoren is de vrijheid én tijd die onze projectgroep kreeg. We hebben een stagiair die fulltime betrokken is bij Ids. Daarnaast heeft het betrekken van elke afdeling in het voortraject gezorgd voor een breed draagvlak; van het MT tot aan de groenvoorziening, iedereen kon zijn of haar zegje doen.

Wat was de rol van Embrace gedurende het proces?

Persoonlijke aandacht

De samenwerking met Embrace was erg prettig. Pleuni Boelaars, onze consultant, is hier diverse keren geweest om advies te geven over hoe je met de implementatie om moet gaan en ze gaf voorbeelden van andere klanten. Voordat ze langskwam hadden we altijd uitgebreid telefonisch contact om de vergadering voor te bereiden en door te spreken. Die persoonlijke aandacht was fijn.

Service

Onze vragen worden altijd snel beantwoord door de servicedesk. Ook vinden we de gebruikersgroep nuttig, want die is heel actief. Embrace luistert naar de wensen die daarin naar voren komen. Verder zijn we blij dat het social intranet zo snel geïmplementeerd kon worden.

Hoe wordt Ids gebruikt?

Gebruikerstypen

Vooraf hebben we een Factor-C sessie gehouden: welke typen gebruikers zijn er. Deze hebben we verdeeld in de volgende categorieën: enthousiastelingen, positief afwachtenden, negatief afwachtenden, en achterblijvers. We wisten dus van tevoren dat er verschil zou zijn. We zien dat er een vaste groep actieve gebruikers is en dat de negatief afwachtenden ook steeds meer betrokken raken.

Zichtbaarheid

Wat erg leuk is om te zien, is dat onze boomverzorgers foto’s plaatsen van waar ze mee bezig zijn. Eerder hadden we daar geen idee van. Het is nu allemaal zichtbaar en dat wordt gewaardeerd door collega’s via vele ‘likes’. Ook deelt de afdeling communicatie bewonersbrieven op Ids zodat het servicecentrum deze kan inzien en op vragen kan anticiperen. De medewerkers weten nu dus wat er speelt in de organisatie.

Ervaringen

Iedereen vindt Ids er goed uitzien. De meeste collega’s zijn positief. Je ziet dat zij ook reageren op vragen van andere gebruikers. Sommige collega’s vinden het spannend om iets te plaatsen, de hele organisatie kan het immers zien. Ook zien sommige medewerkers geen noodzaak om Ids te gebruiken, het is het zoveelste systeem. Veel verschillende reacties dus.

Wat waren de grootste uitdagingen?

Cultuurverandering

De grootste uitdaging die we nog steeds hebben is de cultuuromslag. De manier van werken is veranderd: nu moeten medewerkers zelf hun informatie creëren of opzoeken. Eerder had je de afdeling communicatie die de content verzorgde. Dat heeft tijd nodig.

Gebruik stimuleren

Verder is het actief gebruiken van Ids een grote uitdaging. Door het uitdelen van smoothies hopen we mensen te stimuleren om hun profiel in te vullen. Als iedereen binnen een afdeling hun profiel volledig heeft ingevuld, trakteren wij de afdeling op smoothies.

Het gebruik gaat natuurlijk verder dan dat, we willen dat Ids een werkomgeving wordt. Ids moet niet alleen ’s ochtends opstarten en dan worden weggeklikt, maar juist de hele dag als actief samenwerkingsplatform worden gebruikt. Nu gebruikt men het nog vooral voor het opzoeken van een telefoonnummer. Alhoewel je bij sommige gebruikers ziet dat ze het intensiever gebruiken door samen te werken.

Wat levert het social intranet jullie op?

Werk aan de winkel

Eerst en vooral levert het social intranet ons voorlopig nog veel werk op. Het is niet zo dat het project is afgelopen na de livegang. We gaan nu alle afdelingen bij langs om te evalueren wat men nog mist en om ervaringen uit te wisselen. We zullen gebruikerstrainingen geven en ook gaan we de ambassadeursgroep voorzien van tips en trucs. Sommige onderdelen of groepen willen we herindelen of verplaatsen. Het organisatienieuws valt op dit moment namelijk een beetje weg. Het optimaliseren blijft een doorgaand proces.

Betere communicatie

Voor onze frontoffice, het servicecentrum, levert het snellere communicatie op. Zij zijn beter, eenvoudiger en sneller op de hoogte van zaken die spelen en waar burgers vragen over hebben.

Verbondenheid

We hebben nu meer zicht op wat andere afdelingen doen. Dit stimuleert het wij-gevoel, wat een speerpunt is in de organisatie.