Doet jouw intranet wat het moet doen? Met de juiste data in een statistiekendashboard weet je het antwoord op deze vraag. Je weet wat werkt, waar nog kansen liggen en aan welke knoppen je kunt draaien om een verandering te bewerkstelligen. In vier stappen helpen we je op weg om dit inzichtelijk te maken, zodat je een compleet beeld krijgt van het gebruik van jouw (social) intranet.
Het doel van je social intranet
Wanneer je vraagt naar het nut van een social intranet, zullen veel mensen een beetje lacherig reageren. Dat spreekt toch voor zich? Het kan een manier zijn om samen te werken met collega’s, het kan een nieuwsmedium zijn, een kennisbank of zelfs een volledige digitale werkplek. Maar welke van deze functies is nu het meest relevant voor jouw organisatie? En komt de praktijk overeen met de plannen en doelen die je van tevoren hebt gesteld? Het zijn misschien heel logische vragen, maar wél vragen waar veel organisaties geen concreet antwoord op hebben.
Dit blijkt onder andere uit het social intranet onderzoek dat Evolve in september 2021 deed. Organisaties formuleren maar zelden concrete doelstellingen en KPI’s wanneer het gaat om een sociaal intranet:
'Ook opmerkelijk is dat tegenover de flinke doelen die gesteld worden aan het intranet, erg weinig concrete doelstellingen staan. Want gevraagd naar de KPI’s die organisaties op de verschillende onderdelen hebben, geeft gemiddeld 77% van de deelnemers aan geen kpi’s te hebben opgesteld. Kortom: deze organisaties hebben ambities, maar hebben geen indicatoren aan de hand waarvan zij kunnen achterhalen of het intranet deze ambities ook weet te realiseren.'
Evolve
Veel organisaties gebruiken een (social) intranet dus om te voldoen aan bepaalde behoeftes, maar vervolgens wordt zelden gecontroleerd of het gewenste effect daadwerkelijk wordt bereikt. Men werkt voornamelijk op onderbuikgevoel en vermoedens om het gebruik van het platform bij te sturen of te stimuleren.
Niet alleen is het mogelijk om grip te krijgen op het gebruik van jouw platform, het is zelfs erg belangrijk! Want heldere data brengt je nieuwe inzichten in zowel je organisatie als je medewerkers. Het geeft je de mogelijkheid om pijnpunten bloot te leggen die voorheen misschien wel onder de radar bleven. Ook zie je waar het nodig is om bij te sturen, om zo je social intranet beter af te stemmen op je doelstellingen.
Dit heeft alles te maken met de rol die jouw platform vervult binnen je organisatie. Het eerdergenoemde Evolve-rapport spreekt van de volgende hoofddoelen voor het gebruik van een social intranet:
- Vergroten van bekendheid strategie
- Vergroten van betrokkenheid
- Stimuleren van kennisdeling
- Stimuleren van samenwerking
- Verspreiden van werkinstructies
Het juiste gereedschap voor een duidelijk doel
Wanneer de doelen – en daarmee de reden om gebruik te maken van een intranet – van tevoren helder zijn, zou je verwachten dat het ook gemakkelijk is om te kijken of deze doelen behaald worden. Dat blijkt in de praktijk nog lastig. Vaak dient een platform meerdere doelen tegelijk en overlappen verschillende functies elkaar. Daardoor kan het zelfs voor een ervaren communitymanager of platformbeheerder moeilijk zijn om onderbuikgevoelens hard te maken. En dat is precies waar analytics bij helpt. Een goed analytics systeem is namelijk dé sleutel tot beter inzicht. Als je dieper in de data duikt, ontdek je al snel een stukje verbeterpotentieel dat je vooraf niet had kunnen bedenken.
Vaak zie je dat een organisatie al gebruik maakt van externe analytics tools zoals Google Analytics of Matomo. Deze tools meten statische content op een social intranet. Maar er is meer: het is namelijk ook belangrijk om te weten hoe dynamische content ervoor staat. Hoe goed is een profiel gevuld? Hoeveel berichten worden geplaatst en hoeveel reacties zijn er? Hoeveel groepen zijn er aangemaakt en wat voor groepen zijn dat?
Bij Embrace gebruiken we hier Social Analytics Pro voor. Hieruit kun je onder andere afleiden in hoeverre profielen gevuld zijn, welke flexibele widgets vaak aan het persoonlijke dashboard worden toegevoegd of juist verwijderd. Ook kun je inzien vaak gedownload worden, zowel uit statische content als uit groepen. Externe analytics tools meten dit niet. Met Social Analytics Pro heb je dus maar één tool nodig om zowel statische als dynamische content te kunnen analyseren.
Kortom: een analyse van zowel statische als dynamische content maakt dat je goed kunt meten en sturen. Als je dat inzichtelijk hebt, schud je zo een mooie rapportage voor het management team uit je mouw.
Meer grip op je social intranet dankzij deze vier stappen
Meer grip op je social intranet dankzij deze vier stappen.
Stap 1: Formuleer heldere KPI’s
Met duidelijke KPI’s die passen bij je doelstellingen maak je deze meetbaar en inzichtelijk.
Wil je bijvoorbeeld de betrokkenheid onder je collega’s vergroten? Bekijk dan hoe vaak een belangrijk bericht wordt gelezen of hoeveel reacties er worden gegeven. Je kunt bijvoorbeeld een doel stellen waarbij 85% van je medewerkers het bericht gelezen moeten hebben. Met analytics kun je vervolgens precies zien hoe dicht je in de buurt van dit doel zit. Lezen te weinig medewerkers de specifieke berichten? Onderzoek dan wat hier de oorzaak van is en doe aanpassingen. Is je target behaald? Gefeliciteerd! Dan is je onderbuikgevoel bevestigd en kun je onderbouwd concluderen dat je intranet doet wat je wil dat het doet.
Stap 2: Zorg dat je de KPI’s actief kunt volgen en analyseren
Het aantal reacties op een bericht of het aantal gebruikers op een platform kun je over het algemeen makkelijk inzien. Voor de aanvullende data en inzichten is het echter belangrijk om de juiste tools te hebben. Niet alleen maakt de juiste tooling data zichtbaar die eerst niet in te zien was, handige dashboards stellen jou in staat om in één oogopslag te zien of de door jou opgestelde KPI’s behaald worden.
Stap 3: Geef je inzichten context met input van gebruikers
Door KPI’s op te stellen en actief te controleren, krijg je dus nieuwe inzichten. Daarnaast is het belangrijk om deze inzichten te voorzien van de juiste context. En wie kan deze context nu beter leveren dan de eindgebruikers van jouw platform?
Je kunt bijvoorbeeld polls plaatsen met vragen over het platformgebruik of in gesprek gaan met een select groepje gebruikers. Analytics laten je het gedrag van je gebruikers zien en met de juiste vragen kun je achterhalen waarom ze dit gedrag vertonen.
Worden jouw nieuwsberichten minder gelezen? Het zou zomaar kunnen dat je collega’s hun nieuws elders vandaan halen of geen tijd vinden om het nieuws te lezen. Allemaal handige aanknopingspunten die je inzicht geven aan welke knoppen je moet draaien en je kunnen helpen de doelen van jouw social intranet te bereiken.
Stap 4: Maak iemand verantwoordelijk
Uiteindelijk ben je natuurlijk samen verantwoordelijk voor het gebruik van een gezamenlijk platform. Voor het monitoren van vooruitgang en het maken van verbeterslagen is het echter van belang dat iemand zich actief bezighoudt met de voortgang. Sommige organisaties hebben een vaste community manager of beheerder voor wie dit een kerntaak is, bij andere is het een taak die deeltijd wordt uitgevoerd door een aantal collega’s. Welke keuze je daarin maakt, hangt natuurlijk samen met de grootte en structuur van je bedrijf. Wat wel belangrijk is, is dát er iemand verantwoordelijk is. Je kunt de beste analytics van de wereld hebben, als er niemand is om de resultaten regelmatig te bekijken en hierop bij te sturen, zal het weinig opleveren.
Een compleet beeld dankzij analytics
De combinatie van een statische analyse en de analyse van het ‘social’ aspect van jouw intranet maken dat je in een dashboard een compleet beeld hebt. Zin om aan de slag te gaan? Informeer dan bij je softwareleverancier naar slimme analyse-applicaties, zoals Analytics Pro bij Embrace. Dan kun je eindelijk meten, sturen, veranderen en rapporteren!
Zelf aan de slag met social analytics?
Sta je na het lezen van deze stappen ook te springen om aan de slag te gaan met analytics voor jouw social intranet? Dan gaan we graag met je in gesprek om je mee te nemen in de mogelijkheden van Embrace met een prikkelende en concrete demo.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
