Al een tijdje zet ik voor verschillende organisaties content (informatie, plaatjes, nieuws, tekst, video’s) van een verouderd intranet over naar een nieuw intranet in het content management systeem (CMS) Umbraco. Gaandeweg leer ik Umbraco steeds beter kennen en word ik sneller in het gebruik ervan. Elke nieuwe gebruiker zal even moeten wennen aan de nieuwe omgeving. Daarom wil ik in deze blog graag wat van mijn ervaringen delen en alvast enkele tips geven voor contentbeheer op het social intranet.
Wat is Umbraco?
Organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie op het intranet plaatsen? Gebruik hiervoor een content management systeem (CMS). Wikipedia legt op een eenvoudige manier uit wat een CMS is: “Een CMS is een softwaretoepassing, meestal een webapplicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren (contentmanagement).” Een contentbeheerder beheert dus bepaalde typen content op het intranet.
Umbraco is het CMS die wij hebben gekozen om achter het social intranet te zetten. Het grote voordeel van Umbraco is de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Het CMS werkt simpel en intuïtief en kan daardoor zonder intensieve training of handleiding gebruikt worden. Op de content die geplaatst is via een content management systeem kunnen je collega’s reageren, maar niets zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen. Zo kan je makkelijk nieuws delen die voor de hele organisatie interessant is. En het contentbeheer op het social intranet wordt veel makkelijker.
In ons ebook ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet‘ gaan we dieper in op hoe je een social intranet kunt implementeren.
Hoe is het om te werken met Umbraco?
Toen ik net startte met het gebruik van Umbraco leek het één groot doolhof. Maar ja, dat gebeurt wel vaker met dingen die compleet nieuw voor je zijn. Na even goed kijken werd al binnen enkele minuten de structuur duidelijk en zag ik dat het een heel overzichtelijk geheel is. Links in het menu onder ‘Inhoud’ kun je precies de structuur van het intranet zien. Het zal niet lang duren voordat je doorhebt hoe dit in elkaar zit. Verder is voor contentbeheerders de sectie ‘Media’ belangrijk, omdat hier alle bijbehorende bestanden kunnen worden opgeslagen. Het kan zijn dat je nog meer secties ziet, maar dit is afhankelijk van de rechten die je toegekend hebt gekregen. In ieder geval zullen bovengenoemde het meest door contentbeheerders worden gebruikt. Door die duidelijke structuur zullen de meeste mensen het werken met Umbraco vrij snel onder de knie hebben.
Floris legt uit hoe makkelijk het is om nieuwsberichten of andere soorten content te plaatsen op het social intranet via Umbraco.
.webp)
Hoeveel tijd kost het werken met Umbraco?
Mijn ervaring is dat het toevoegen of aanpassen van content niet veel tijd in beslag neemt. Dat is natuurlijk afhankelijk van een aantal dingen, bijvoorbeeld of de content al aangeleverd is of nog geschreven moet worden. Zelf heb ik vele intranetpagina’s overgezet in Umbraco. Na wat oefening deed ik een paar minuten tot een kwartier over één pagina, afhankelijk van de aanwezigheid van afbeeldingen en documenten en bijvoorbeeld afwezigheid van opmaak van de tekst. Om een compleet intranet over te zetten ben je dus wel een dagje of twee zoet mee, maar het beheren daarna zal zeker geen dagtaak zijn!
Hoe richt je een social intranet in? Lees meer over soorten content en contentstructuur in deze blog.
5 tips voor contentbeheer op het social intranet
1. Bestudeer de inhoud en structuur in Umbraco eerst eens goed
Zet Umbraco en de intranetpagina eens naast elkaar. Klik door alle onderwerpen heen om te kijken hoe de structuur is opgebouwd. Op deze manier zie je waar je precies in Umbraco moet zijn om bepaalde content aan te passen of toe te voegen. Dit zal je helpen om in de toekomst heel snel op de gewenste pagina uit te komen.
2. Probeer wat dingen uit en check direct wat het gevolg is
Om wegwijs te worden in Umbraco is het aan te raden wat dingen uit te proberen. Schrijf bijvoorbeeld een voorbeeldtekst of maak een testevenement aan. Je kunt ook wat afbeeldingen of bijvoorbeeld contactpersonen toevoegen. Kijk gewoon eens welke opties je allemaal hebt en probeer het uit. Sla het op en kijk daarna direct hoe het eruit komt te zien op het intranet. Je kunt het dan weer verwijderen. Goed oefenen in het begin bespaart verwarring op een later moment!
3. Houd de mediamap overzichtelijk en geordend
Zorg dat je in de mediamap dezelfde structuur behoudt als die van de content. Op deze manier kun je sneller bestanden en afbeeldingen vinden die aan bepaalde content gekoppeld zijn. Dit maakt het bijvoorbeeld gemakkelijker om een document te updaten. Verwijder ook bestanden die niet (meer) gebruikt worden. Een opgeruimde omgeving is een opgeruimd hoofd!
4. Sla je wijzigingen regelmatig op
Het zal menigeen wel eens overkomen zijn: je gemaakte werk is verdwenen, omdat je het niet hebt opgeslagen. Gelukkig waarschuwt Umbraco zelf wanneer je een pagina wilt verlaten zonder opslaan. Je hebt dan de kans om dit alsnog te doen. Maar we werken met computers en er kan zich altijd een of andere storing voordoen. Daarom is het handig om – vooral bij grotere aanpassingen – regelmatig even je werk op te slaan.
5. Controleer je werk
Wanneer je content hebt geplaatst, controleer je werk dan altijd. Zien de afbeeldingen er goed uit? Werken de links en zo ja, linken ze naar het juiste bestand of de juiste website? Direct controleren voorkomt dat er later nog weer aanpassingen gemaakt moeten worden.
Ik hoop dat mijn tips nuttig zijn voor (toekomstige) contentbeheerders en dat jullie met veel plezier zullen werken in Umbraco!
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
