7 tips voor community managers op een social intranet [infographic]

Als community manager op het social intranet ben je bezig met het onderhouden en vormen van een interne community. Vaak kun je richting geven en aansporen, en soms is het juist niets doen en kijken hoe het gaat. Als dit soepel verloopt, ontstaat er een natuurlijke dynamiek tussen je collega’s op het samenwerkingsplatform. Hieronder de belangrijkste tips voor het managen van een community. Meer tips over het creëren van een levendig platform lees je in ons gratis ebook.

1. Luisteren & doelen stellen

Om te begrijpen wat er speelt op het intranet en in jouw organisatie is het belangrijk om goed te luisteren. Ga in gesprek met je collega’s om erachter te komen wat zij nodig hebben en waar zij tegenaan lopen. Dit laat je collega’s zien dat je hun mening waardeert, hoort wat ze te zeggen hebben en dat je geeft om hun ervaringen op het intranet. Zo kom je erachter waar je de focus moet leggen en welke doelen je kunt stellen voor community management. Door intranetdoelen op te stellen en deze te meten kom je ook makkelijker achter de ontwikkelingen en veranderingen in de community.

2. Leer je collega’s kennen

Het is handig om te weten wie waar mee bezig is en waar interesses liggen, zodat je mensen gemakkelijk kunt verbinden met collega’s of initiatieven. Zo faciliteert de community manager kennisdelen en samenwerken binnen de organisatie. Door veel mensen te helpen leer je hoe je collega’s kunt aanspreken om de beste resultaten te krijgen. Inhoudelijk sterk staan is belangrijk, want je krijgt veel vragen. Neem daarom genoeg tijd om nieuwe dingen te leren. Het is geen ramp als je iets niet weet, want je kunt mensen met elkaar verbinden zodat ze hun kennis kunnen delen, of je kunt problemen oplossen door de juiste mensen te vinden.

3. Geef het goede voorbeeld

De community manager staat midden in het web van de interne community – je vervult een voorbeeldrol. Door berichten te posten en mensen aan te moedigen, geef je het goede voorbeeld aan de rest van de organisatie. Tegelijkertijd hebben je collega’s ruimte nodig om zelf het intranet uit te proberen en uit te zoeken. Zoek hierin een balans, want de dynamiek verschilt per persoon. Veel mensen vinden het spannend om iets op het social intranet te zetten. Het is prima om dingen te laten gaan zoals ze gaan, want af en toe gaat het gewoon mis, en dat moet ook kunnen. Omdat jij een voorbeeldfunctie hebt, kun je dus laten zien dat het niet erg is om fouten te maken. Daardoor laat je zien aan de community dat het social intranet veilig is. En als je collega’s zich veilig voelen op het intranet, durven ze ook te bijdragen.

4. Wees onderdeel van de community

Jij bent een onderdeel van de community, en staat niet boven de rest. Tegelijkertijd is het belangrijk om te laten zien dat je een community manager bent. Zoek daarom je eigen manier van communiceren, je eigen vorm en houding. Als je een bericht plaatst, plaats je dat als iemand van de community. Bij Embrace hebben we een gebruikersgroep. Dit is ons eigen social intranet voor al onze klanten zodat we samen kunnen communiceren. De community manager is ook het aanspreekpunt voor Embrace, hoe hij of zij zich gedraagt moet dus het bedrijf weerspiegelen. Een tip is dus om te kijken naar hoe je organisatie werkt en wat mensen gewend zijn, maar blijf vooral jezelf.

5. Deel relevante content met de community

Waar wordt over gesproken in jouw organisatie? Probeer discussies en relevante informatie te samenvatten in blogs. Hierdoor maak je het makkelijker voor je collega’s om vraagstukken en thema’s te volgen. Content hoeft niet altijd tekstueel te zijn, zoek daarom nieuwe manieren om je collega’s te bereiken. Begin bijvoorbeeld een vlog of maak infographics. Met visuele content spreek je meer mensen aan. Content is waar het social intranet om draait, daarom is het ook een tip om een contentkalender te maken. Hierin kan je bijvoorbeeld op bepaalde dagen thema’s inplannen, zoals #ThrowbackThursday waar je foto’s van vroeger post, of #DilemmasOpDinsdag waar je dilemma’s gaat discussiëren. Andere ideeën en tips om content te gebruiken binnen jouw social intranet vind je in het gratis ebook van Embrace. Lees het hier.

6. Betrek de managers

Als community manager weet je precies wat er speelt in jouw organisatie. Daarom weet je ook hoe het managementteam het beste kan communiceren met de community. Geef dus advies aan en deel je kennis met je managers. Jij weet het beste of een formele communicatiestijl passend is, en juist wanneer een informele toon geschikt is. Dit geldt niet alleen voor het management, je kunt ook afdelingen betrekken. Je kan bijvoorbeeld je afdeling communicatie helpen om een strategie op te stellen over hoe ze intern moeten communiceren. Je hebt dus een interne adviseursrol op het intranet.

7. Vragen stellen en ervaringen delen met andere community managers

Als community manager ben je niet alleen, er zijn genoeg vakcollega’s die jou kunnen helpen met je vragen. In de gebruikersgroep van Embrace kunnen community managers hun vragen stellen, inspiratie delen en elkaar helpen. Daarnaast organiseren wij ook community management trainingen. Tijdens deze trainingen deel je ervaringen met community managers van verschillende organisaties. Vaak blijkt dat de deelnemers tegen dezelfde problemen aanlopen en daardoor kunnen ze elkaar verder helpen met tips en tricks.

Conclusie: Betrokken en inhoudelijk sterke collega’s

Goed community management leidt tot een krachtige organisatie waarin iedereen zich gehoord voelt. Je creëert een plek waar iedereen de ruimte heeft om input te leveren. Je bereikt mensen die je face-to-face minder snel spreekt, ook hun input is van grote waarde. Hierdoor krijg je inhoudelijk sterke collega’s die kennis kunnen delen en elkaar weten te vinden. Toegewijde collega’s, doordat je de betrokkenheid tussen de medewerkers en de organisatie versterkt. Er zijn minder hokjes, omdat je een werkomgeving hebt waarin je collega’s weten wie en wat ze kunnen vragen. Je collega’s weten je altijd te vinden als ze jou nodig hebben. Daardoor krijg je een levendig social intranet, waar mensen met elkaar communiceren en nieuwe dingen durven uit te proberen. Actieve community managers zorgen voor een levendige community en dat leidt tot meer betrokkenheid en collega’s die elkaar makkelijk kunnen vinden.

Infographic

In de onderstaande infographic vind je een samenvatting van de rol van de community manager op het social intranet.

Update: 01 augustus 2019, voor het eerst gepubliceerd op 13 december 2016.