Begin 2014 ging de BAR-organisatie, de ambtelijke organisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, online met hun social intranet BAR-Plaza. We spreken met Matthijs Heuvelman en Marco van der Hoeven, beiden werkzaam als communicatieadviseur bij de BAR-organisatie.
Waarom hebben jullie gekozen voor een nieuw intranet?
Nieuwe ambtelijke organisatie
Met de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk per 1 januari 2014 ontstond een geheel nieuwe organisatie. Vanzelfsprekend moest er voor deze nieuwe organisatie één nieuw intranet komen dat de drie afzonderlijke intranetten van de gemeenten kon vervangen.
Logische stap om interactie te stimuleren
Omdat de medewerkers van verschillende locaties elkaar nog moesten leren kennen, was de stap naar een social intranet een logische. Het sloot ook perfect aan op het “werken volgens de BAR-code”, de visie van onze organisatie op Het Nieuwe Werken.
Aansluiting bij nieuwe manier van communiceren
We zien dat de manier waarop mensen onderling communiceren de laatste jaren is veranderd. Vroeger werd de informatie echt top-down door de organisatie heen gestuurd. Nu zien we dat veel informatie sneller is, dat het niet meer is gebonden aan de traditionele structuren. Een social intranet ondersteunt het onderling delen van kennis.
Hoe hebben jullie de implementatie van het nieuwe intranet gedaan?
Voor en van iedereen
Het initiatief voor een social intranet ging uit van communicatie, maar al in een heel vroeg stadium hebben we de I&A-adviseur (Informatie en Automatisering) aan de projectgroep toegevoegd. Binnen Informatie en Automatisering werd ook al nagedacht over een digitaal platform om medewerkers te ondersteunen. De eigenaars van veel informatie op intranet, zoals HRM en Facilitair, hebben we betrokken bij de keuzes hoe informatie te ontsluiten. Daarnaast hebben we ook een aantal medewerkers gevraagd als ambassadeur van het nieuwe intranet en die in de aanloop naar de lancering al laten zien wat de mogelijkheden van een social intranet zijn.
Soft-launch
De intranetomgeving was ongeveer twee weken voorafgaand aan het officiële startmoment al te benaderen. Daar zaten toen nog wel wat foutjes in die we er met de leden van de projectgroep en de ambassadeurs uit hebben gehaald. Als ambassadeurs en projectgroepleden hebben we echter ook al wat collega’s in laten loggen met hun eigen account. We hebben expres niet geheimzinnig gedaan over de url. Door ons enthousiaste verhaal en de grote gebruiksvriendelijkheid van het nieuwe intranet werden deze collega’s zelf ook enthousiast.
Dag van livegang
Op de ochtend dat ons social intranet voor het eerst automatisch opende bij het opstarten van de werkcomputers, stonden we met de leden van de projectgroep bij de personeelsingangen van onze verschillende vestigingen. Hier hebben we persoonlijk een ‘quick guide’ overhandigd aan iedereen die binnenkwam. Op deze dubbelzijdige A4 stond kort uitgelegd hoe het nieuwe intranet werkt. Onze belangrijkste oproep aan de medewerkers daarbij was om in ieder geval zo snel mogelijk hun profiel aan te vullen.
Poll voor kiezen naam intranet
Op het moment van live-gang had ons nieuwe intranet nog geen eigen naam. Omdat we het belangrijk vonden dat het echt een platform van de hele organisatie was hebben we een wedstrijd uitgeschreven. De winnaar kreeg gebak om alle collega’s uit zijn / haar domein te trakteren. Maar liefst 80 medewerkers (van de circa 850) stuurden een naam in. We hebben hieruit een shortlist van 4 namen geselecteerd. Deze hebben we in een poll op het intranet gezet, waar medewerkers weer op konden stemmen en op konden reageren.
Met grote meerderheid van stemmen is gekozen voor de naam BAR-Plaza. De bedenker van de naam hebben we gevraagd om de uitnodiging voor het gebak in de Groep (Teams heten in BAR-Plaza Groepen, red) van haar domein op het intranet te zetten. En van die traktatie van 100 stuks gebak hebben we natuurlijk verslag gedaan met een Page op BAR-plaza.
Inloopspreekuren
Voor de inloopspreekuren die we na livegang hebben gehouden was weinig animo. De verklaring die we hiervoor hebben is dat enerzijds het intranet erg gebruiksvriendelijk is, zodat veel collega’s zelfstandig met het intranet aan de slag konden. Anderzijds viel de lancering van BAR-plaza samen met de samenvoeging van de drie gemeentelijke organisaties, waardoor iedereen erg druk was. Nu ondersteunen we collega’s vooral aan de hand van concrete vragen en spelen we zelf een actieve rol op BAR-plaza waar we collega’s ook tips geven hoe ze het social intranet nog beter kunnen benutten. Datzelfde doen we in persoonlijke contacten en we proberen aan te sluiten bij werkoverleggen.
Continu evalueren en verbeteren
Na enkele maanden hebben we een evaluatie gedaan om te peilen wat er nog beter kan. De mogelijkheid van statistieken die we met de afgelopen release hebben gekregen, zorgt dat we meer inzicht krijgen in het gebruik van BAR-plaza. Eén van de verbeteringen die we ook doorgevoerd hebben is dat we het blok Organisatienieuws, met links naar tekstpagina’s in het cms, hebben geschrapt. Vrijwel al het nieuws wordt gedeeld in Groepen. In plaats van het blok Organisatienieuws hebben we nu een blok Uitgelicht, met de mogelijkheid om direct te linken naar Groepen, Pages of Blogs. Zo blijven we BAR-plaza continu verbeteren voor de gebruikers.
Hebben jullie tips voor andere organisaties?
Na livegang begint het pas
Een tip die we willen meegeven is dat je je moet realiseren dat het pas begint na livegang. Dus leef niet al te veel toe naar het moment van livegang, zorg dat het project langer doorloopt en de projectgroep pas later wordt ontbonden. Op dit moment zijn alleen wij tweeën nog over van de projectgroep. Terwijl het na livegang natuurlijk pas begint.
Geef medewerkers de tijd om te wennen
Daarnaast nog een tip voor de eerste fase. Laat mensen hun gang gaan en zet niet meteen allerlei richtlijnen neer. Geef ze de tijd om te wennen en rustig rond te kijken. Na een bepaalde periode kun je dan met zachte hand gaan (bij)sturen en kijken welke groepen veel worden gebruikt en of er ook zaken beter kunnen.
