In een nieuw jaar wordt er vooruitgeblikt op het komende jaar en de bijbehorende trends en ontwikkelingen. Ik heb daarom begin 2017 gekeken naar de trends voor interne communicatie, die toepasbaar zijn op je sociaal intranet:
1. Audiovisuele content
Het is niet alleen op social media dat video een belangrijk communicatiemiddel is geworden, ook kan je video gebruiken om makkelijker te communiceren met je collega’s. Maak je boodschap dus visueel, bijvoorbeeld door een vlog waarin je informeel je verhaal vertelt. Vooral live video’s is helemaal hot (CIO 2017). Zo kan je snel en makkelijk je collega’s betrekken. Stream bijvoorbeeld een evenement of een leuke gebeurtenis, zodat je collega’s mee kunnen kijken. Via YouTube kan je live filmen en dat streamen via Embrace! Leer hier meer over de mogelijkheden van Embrace.
Radio
Vind je het niet leuk om voor de camera te staan? Video en beeld zijn misschien vanzelfsprekend, 24maar je kunt het ook helemaal anders doen: begin een podcast. Door een radioprogramma of podcast te beginnen kan je je boodschap op een andere manier delen binnen jouw bedrijf. Bij IBM (Intranet Blogs 2016) zijn ze bijvoorbeeld begonnen met verschillende radio-uitzendingen. Het begon als een leuk, klein project, maar heeft erg gegroeid. Tussen de 5000 en 6000 mensen luisteren naar de show van Miroslav Azis, het brein achter het idee (Fast Company 2016). Medewerkers waren zo enthousiast dat ze zelf ook hun eigen radioshow opnemen en delen. Zo zorg je dus voor nog meer betrokkenheid.
2. Goede analyse: Data en statistieken
Alles wat we doen op het intranet kan gemeten worden. De term ‘big data’ kent iedereen ondertussen wel. Maar wat voor data is interessant en hoe kan je data het beste verzamelen? Door het meten van de interne communicatie op het intranet, zie je beter wat mensen nodig hebben in plaats van wat je denkt dat ze nodig hebben. Want wat willen je collega’s eigenlijk lezen? Door het gebruik van jullie sociaal intranet te meten, ontdek je bijvoorbeeld hoe je content en communicatie kan verbeteren, maar ook hoe je de workflow kan optimaliseren. Door Google Analytics toe te voegen kan je kijken hoe vaak bepaalde pagina’s worden opgezocht of hoeveel mensen het intranet dagelijks bezoeken.
Mijn collega Anne-Roos heeft bij GC A onder andere onderzoek gedaan naar welke functiegroepen de meeste berichten posten. Ook heeft ze gekeken naar de gemiddelde afstand (km) tussen de mensen die communiceren. Hierdoor maakt Anne-Roos inzichtelijk hoe het sociaal intranet daadwerkelijk gebruikt wordt. Heb je al het onderzoek gelezen over hoe betrokken de gebruikers van het social intranet van Gemeente Smallingerland zijn?
3. Het bedrijfsverhaal
Wat is het verhaal van je bedrijf? En dan bedoel ik niet jullie geschiedenis, maar een verhaal dat laat zien wat voor mensen er bij jullie werken en waar jullie voor staan (CEB 2016). Het gaat dus om de identiteit van jouw organisatie. Maar het verhaal is niet alleen een document, het zijn gedachtegangen, gereedschappen, templates en voorbeelden, die mensen helpen om het verhaal te verspreiden. De focus moet liggen op de mensen die werken in het bedrijf, en niet het bedrijf zelf. Zo communiceer je niet alleen naar je collega’s, maar je communiceert met ze, en voor ze. Dit kan makkelijk via het sociaal intranet. Deel het verhaal met de rest van je collega’s. Laat bijvoorbeeld afdelingen bloggen over waar ze me bezig zijn. Op het sociaal intranet is het noodzakelijk om ruimte te geven aan iedereen zodat ze voelen dat ze een deel worden van het bedrijfsverhaal. Andere manieren om je collega’s te betrekken bij het social intranet vind je hier in ons gratis ebook.
4. Employer branding
Je collega’s zijn niet alleen actief op het sociaal intranet, ze zijn ook actief op social media of offline in hun vriendenkring. Daar vertellen ze in veel gevallen over hun werk en wat ze doen. Je had er misschien nog niet bij stilgestaan, maar het imago van je bedrijf wordt ook beïnvloed door hoe je collega’s zichzelf presenteren als werknemer. Als medewerkers geen persoonlijke band hebben met hun bedrijf, gaan ze het bedrijf ook niet goed representeren (Vignette Agency 2017). Je collega’s moeten zich dus verbonden voelen met jullie bedrijf. Daarom is het noodzakelijk dat het bedrijfsverhaal aansluit op de perceptie van medewerkers. Probeer je collega’s meer te betrekken door te laten zien waar jullie met z’n allen voor staan. En moedig ze aan om actief op social media, zoals LinkedIn, Instagram en Twitter, over hun werk te vertellen en laten zien waar ze mee bezig zijn. Op die manier kunnen je collega’s in hun eigen woorden het bedrijfsverhaal vertellen. Bijvoorbeeld door het posten van een blog over werkgerelateerde topics via LinkedIn Pulse.
5. De rol van het managementteam en directie
Betere interne communicatie staat vaak op het verlanglijstje van managers en directieleden. Samenwerken, kennisdelen en meer verbinding tussen collega’s en teams. Goed voorbeeld doet volgen, maar hoe geef je het goede voorbeeld? Help het managementtean (MT) en de directie door hen advies te geven en te coachen over hoe ze op het intranet het beste kunnen communiceren. Zo zorg je ervoor dat ze als rolmodel duidelijker naar voren komen op het intranet. Tegelijkertijd moet er een balans zijn tussen de communicatie vanuit het managementeam (managed content) en ruimte voor collega’s om zelf actief te zijn (user-generated content). Zo voorkom je dat er alleen topdown informatie wordt gedeeld, en zorg je voor meer betrokkenheid bij je collega’s. Combineer de rol van het MT met andere trends in deze blog, laat ze bijvoorbeeld live streamen (audiovisuele content) of help collega’s zichzelf profileren op social media (employer branding). Hoe dit allemaal kan helpen bij de dagelijkse activiteiten binnen jouw organisatie lees je in: Social Werkt.
6. Ga offline
Dit is misschien een contra-intuïtief advies. Je hebt een digitaal, sociaal intranet, dus waarom zou je offline gaan? Soms is het goed om offline de relaties te versterken, want face-to-face communicatie blijft belangrijk! Organiseer bijvoorbeeld ‘lunchen met een onbekende’, waar twee onbekende collega’s elkaar moeten. Of spreek af met mensen waarmee je alleen online contact hebt. Bij een grote gemeente in Nederland zien we dat online ontmoetingen offline vervolg krijgen. Zo leren mensen elkaar kennen via verschillende groepen op het intranet. Collega’s die niet met elkaar samenwerken, hebben nu via de groep ‘Fotografie’ contact over hun hobby. Een ander voorbeeld zijn de beheerders van zwembaden, die komen nu vaker bij elkaar om bijvoorbeeld over de waterkwaliteit te praten. Voorheen kenden ze elkaar niet eens, maar door de groepen op het social intranet wordt het zichtbaar wie er allemaal werken.
Extra tip: Daarnaast kan je jouw collega’s aanmoedigen om vaker een (korte) pauze te nemen. Misschien om even wat mindfulness-oefeningen doen. Dit heeft namelijk een positief effect op de menselijk geest: je kan daarna beter nadenken, je wordt productiever en zelfs wat creatiever.
Hoe verder?
Er zijn genoeg trends, maar dat betekent niet dat je ze hoeft te volgen. Laat je inspireren door wat andere organisaties doen en vind je eigen richting en manieren. Zo kan je ook testen wat er past binnen jouw organisatie. Bij Embrace hebben we de laatste tijd de livestream functie van YouTube uitgeprobeerd, dit is zeker iets wat we vaker willen gaan gebruiken op ons eigen intranet. Ook hebben we een Hackathon georganiseerd die heeft bijgedragen aan de interne betrokkenheid. Op deze manieren houden we de on- én offline Embrace community levendig. Experimenteer er dus vooral op los in 2017 en meet daarna de effecten, dan weet je zeker dat je top-of-mind blijft.
