Sinds december 2018 maakt juridisch probleemoplosser ARAG gebruik van AVI, een social intranet van Embrace. Met de komst van AVI geeft ARAG destijds gehoor aan de toenemende behoefte onder haar medewerkers om meer met elkaar in gesprek te kunnen gaan via een communicatieplatform. Met succes! Drie jaar later is het tijd om AVI weer eens onder de loep te nemen. Hoe is het platform door te ontwikkelen en te optimaliseren zodat het intranet bij de behoefte van ARAG medewerkers blijft aansluiten? Hiervoor liet ARAG door Embrace een check-up uitvoeren.
Collega’s optimaal faciliteren met een social intranet
Welke logische vervolgstappen zijn er, wanneer je als organisatie al even live bent met de software van Embrace? Dat is waar een check-up over gaat. Samen met een consultant van Embrace wordt in kaart gebracht hoe het intranet gebruikt wordt, waar gebruikers tegenaan lopen en welke ambities er zijn binnen de organisatie – en hoe het intranet daar een rol in kan hebben. Zo dus ook bij ARAG.
“Bij het in gebruik nemen van AVI is besloten om AVI puur als communicatieplatform te gebruiken, om te verbinden, en niet (ook) als een samenwerk- of kennisplatform. Daar zijn andere applicaties voor in het leven geroepen. Medewerkers lopen er echter nu tegenaan dat ze niet goed weten waar ze hun informatie vandaan moeten halen”, zegt Maartje Koelewijn-Sluijs, interne communicatieadviseur en communitymanager bij ARAG.
In overleg met Jacqueline van der Laan, accountmanager bij Embrace, werd een check-up uitgevoerd. Met als een van de voornaamste doelstellingen dat AVI gebruiksvriendelijk moet zijn en gemak moet opleveren voor de gebruiker. Maartje: “Dat staat voor mij voorop. Ik wil echt dat mijn collega’s zich verbonden voelen met elkaar en met de organisatie door het platform en daarnaast alle belangrijke praktische corporate en HR-gerelateerde informatie terug kunnen vinden.”
‘Deze check-up was een mooi middel om de stap naar het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid van ons platform concreet te maken.’
Check-up: intake en deskresearch
De intake voor de check-up verliep erg soepel. De vragen die Embrace had werden meteen van heldere antwoorden voorzien. Al het voorwerk heeft daar erg bij geholpen. “Wat ARAG echt heel goed doet,” vertelt Jacqueline, “is sinds de start van AVI drie jaar geleden keurig ieder jaar weer, consequent, een meting doen om te zien hoe ze ervoor staan. Eigenlijk een heel simpele nulmeting en die iedere keer herhalen. Daardoor kan je goed de vinger aan de pols houden en heb je zicht op wat er gebeurt. Er lag veel bruikbaar materiaal.”
Bovendien deed een groep studenten van de Hogeschool Utrecht al eerder dat jaar onderzoek naar hoe ARAG een nog beter rapportcijfer kan scoren met AVI, wat ook meegenomen werd als input voor de check-up.
Helder doel voor ogen
Tijdens de intake bleek dat ARAG helder heeft waar het AVI wel en niet voor wil gebruiken:
“Een plek waarbij de medewerker zich betrokken en geïnformeerd voelt, waar medewerkers elkaar snel en makkelijk vinden en een plek waar alle corporate informatie goed terug te vinden is. Een communicatieplatform en niet specifiek een kennisplatform.”
Dit hielp Embrace bij het verder uitvoeren van de analyse en natuurlijk bij het geven van adviezen.
Check-up: quick wins voor een helder zoekpad
Na het voorbereidende werk werd het tijd voor een Embrace consultant om echt in AVI te duiken. Hoe ziet het platform eruit? Waar staat wat? Wat valt op aan het gebruik? En wat zeggen de statistieken uit Analytics Pro, het uitgebreide dashboard met gebruikersstatistieken van Embrace?
Veel bevindingen leiden direct tot suggesties voor verbeteringen op de korte termijn. Op de volle startpagina ontbreekt het bijvoorbeeld aan een heldere call-to-action. Het advies van Embrace: maak deze rustiger en creëer heldere keuzes voor gebruikers. Zorg ervoor dat er per categorie één duidelijke ingang is voor het vinden van informatie in plaats van deze op verschillende plekken aan te bieden. Zo voorkom je dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien. Andere quick wins die naar voren komen zijn het herstructureren van de A-Z pagina’s (en deze om te dopen naar Weten & Regelen om zo duidelijker te maken wat men daar kan vinden), zoekwoorden toevoegen aan contentpagina’s om de vindbaarheid te vergroten, widgets meer flexibel inzetten en de naamgeving van zoekfilters aanpassen.
Na de check-up kan een Embrace consultant ook hierin ondersteunen, mocht dat wenselijk zijn.
Hoe nu verder?
De check-up heeft naast relevante verbeteringen op korte termijn, ook input geleverd voor de lange termijn. Bijvoorbeeld door advies te geven over hoe de beheerorganisatie te verbeteren, het activeren van gebruikers en het opnieuw laden van het “merk” AVI. In bepaalde zin een bevestiging van wat ARAG al wist. Daarnaast heeft de check-up ook input geleverd aan het project dat werkt aan de (her)inrichting van de digitale werkplek en de integratie met MS365. Hiermee wordt ook naar de positionering van AVI op de langere termijn gekeken.
Maartje: “We waren toe aan een volgende stap in de doorontwikkeling van AVI. Collega’s weten hun weg goed te vinden naar het platform. Het platform is echt een plek van verbinding geworden. Nu werd het tijd om de gebruiksvriendelijkheid verder te optimaliseren. Deze check-up was een mooi middel om die stap concreet te maken. Het was belangrijk dat Embrace ons hierin zou ontzorgen zodat we ook daadwerkelijk stappen zouden zetten en niet (door tijdgebrek) dat er teveel tijd overheen zou gaan. De eerste stappen zijn gezet, samen met een consultant staan ook de vervolgstappen op de planning. Op naar een (nog) gebruiksvriendelijker platform!”
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
