Een nieuw intranet: breng alvast de techniek in kaart!

Door geformuleerde doelen en de analyse van gebruikers als leidraad te gebruiken, voorkom je dat technische uitgangspunten de functionaliteit van het nieuwe intranet gaan bepalen. In de perfecte wereld zou de techniek gewoon dát moeten faciliteren wat de organisatie vraagt. Maar de praktijk is een stuk weerbarstiger.

Dit artikel verscheen tevens in het boek ‘In 7 stappen naar een succesvol sociaal intranet’. Het maakte onderdeel uit van Hoofdstuk 4: Breng de techniek in kaart.

Programma van eisen nieuw intranet

Voorafgaand aan de aanbesteding of gunning van het intranet aan een leverancier, wordt vaak gewerkt met een Programma van Eisen waar eenvoudige “kan wel of kan niet” vragen in staan. Maar hoe verhouden deze eenvoudige vragen zich eigenlijk tot de praktijk?

Een voorbeeld:

Vraag klant: Kan onze SharePoint omgeving gekoppeld worden met het intranet?
Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk.
Vraag klant: Kunnen we externe gebruikers uitnodigen op het intranet?
Antwoord leverancier: Ja, dit is standaard functionaliteit binnen ons pakket.
Vraag klant: Kunnen onze medewerkers door middel van Single Sign-on inloggen op het intranet?Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk door te koppelen met Active Directory.
Vraag klant: Kan de oplossing in de cloud gehost worden?
Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk.

Op het eerste gezicht zijn de gevraagde functionaliteiten vaak geen probleem. Hoe zit dit als het verder wordt onderzocht?

Gevraagde eisen verder onderzocht

Neem bijvoorbeeld de functionaliteit om met Single Sign-on in te loggen op het intranet. Dit houdt in dat medewerkers bij het opstarten van hun computer en het invullen van hun gebruikersnaam en wachtwoord, ook meteen zijn ingelogd op het intranet.

De leverancier geeft in bovenstaand voorbeeld aan dat dit mogelijk is door te koppelen met Active Directory, dus dat klinkt goed!

Voor de niet-techneuten: met een Active Directory kunnen IT-beheerders van de organisatie centraal beheren wie toegang heeft tot het organisatiedomein. Met andere woorden, zodra gebruikers inloggen op hun computer, tablet of smartphone, worden de inloggegevens vergeleken met de gegevens in de Active Directory en krijgt men automatisch toegang tot gekoppelde systemen, zoals het intranet.

ADFS (Active Directory Federation Services) is een laag tussen het intranet en de Active Directory. ADFS biedt veel meer flexibiliteit dan een rechtstreekse Active Directory koppeling. Bijvoorbeeld inloggen vanaf externe locaties, toegang bieden aan mensen buiten de organisatie, hosting in de cloud of lokaal, etc.

Vervolgens zijn er nog meer vragen van belang om ervoor te zorgen dat medewerkers meteen zijn ingelogd. Dat zijn vragen als: Hoe zit het met de kwaliteit van de gegevens in de Active Directory van de organisatie? Staat elke medewerker hierin of maakt de organisatie gebruik van afdelingsaccounts? Staan tijdelijke krachten en externe medewerkers wel in de Active Directory? Wordt de Active Directory automatisch en tijdig bijgewerkt wanneer er nieuwe mensen in dienst treden of de organisatie verlaten?

Wanneer je de verschillende vragen met elkaar gaat combineren, kan het zijn dat de werkelijkheid complexer is. De afdeling IT en de leverancier kunnen je helpen om gezamenlijk de uitdagingen en (on)mogelijkheden boven water te krijgen.

Maak een Technisch Ontwerp

De leverancier en de afdeling IT spelen een rol in het maken van een Technisch Ontwerp. Samen kan een goede fasering uitgedacht worden waarin rekening is gehouden met de doorontwikkeling van het product van de leverancier, technische (on)mogelijkheden en de reeds uitgestippelde planning voor de aanschaf of upgrade van de te koppelen systemen.

Op deze manier voorkom je verrassingen tegen het einde van het project, wanneer er vaak geen tijd of budget meer over is. Een testomgeving is een goed middel om technische problemen vroegtijdig op te sporen.

Werk met een testomgeving

Je kunt een testomgeving al vroeg in het project gebruiken om bepaalde koppelingen of functionaliteiten te testen. Hierdoor haal je complexe of cruciale functionaliteiten en uitdagingen zo ver mogelijk naar voren in het proces waardoor technische complicaties snel zichtbaar worden.

Wordt er intern bijvoorbeeld gewerkt in een Citrix-omgeving? Zorg dan dat daar alvast een testomgeving draait en begin zo snel mogelijk met het ontwikkelen en testen van de koppelingen en functionaliteiten in die omgeving.

Test cruciale koppelingen en functionaliteiten

Door het vroegtijdig testen van cruciale koppelingen en functionaliteiten, voorkom je onzekerheden in de bouwfase. Onzekerheden in de bouwfase zorgen voor veel stress, soms met vertraging van het proces als gevolg.

Onmisbare vragen voor je hoofd ICT

Systemen

1. Staan er upgrades, migraties of nieuwe aankopen op de planning die raakvlak hebben met het nieuwe intranet?
2. Bieden de systemen die gekoppeld moeten worden aan het nieuwe intranet standaard een API aan? Met een API kunnen systemen informatie met elkaar uitwisselen, dit bespaart veel tijd bij koppelingen.
3. Welke extra investeringen moeten we doen naast de aanschaf van een intranet? Denk aan extra licenties, upgrades of aanschaf van een te koppelen primair systeem.

Inloggen / profielen

1. Wat is de kwaliteit van de Active Directory binnen onze organisatie? Staan alle medewerkers met minimaal naam en e-mailadres in de Active Directory?
2. Is er al een ADFS-server geïnstalleerd? ADFS kan de koppeling tussen de Active Directory en het intranet verzorgen en biedt veel meer flexibiliteit dan een rechtstreekse Active Directory
3. Maken we gebruik van een of meerdere domeinen in de Active Directory en zo ja, ligt hier een trust tussen? In veel (fusie) organisaties wordt gebruik gemaakt van meerdere domeinen. Om ervoor te zorgen dat een overkoepelend intranet alle gebruikers op de juiste manier kan autoriseren, moet er een trust liggen tussen de verschillende domeinen.
4. Hoe worden de gebruikers beheerd of is er een wens om het beheer te decentraliseren? Sommige organisaties halen het beheer van de gebruikers weg bij de ICT-afdeling. Hierdoor is het niet eenvoudig om wijzigingen aan het Active Directory te laten doen.
5. Hebben onze medewerkers allemaal een persoonlijk account? Social intranetsites zijn over het algemeen gepersonaliseerd. In het geval van een Single Sign-on-koppeling is het noodzakelijk om een persoonlijk account te hebben.
6. Hebben onze medewerkers allemaal een eigen e-mailadres? Dit is belangrijk omdat zaken als inlogaccounts en notificaties vaak afhankelijk zijn van een eigen e-mailadres.
7. Is er een personeelssysteem waarmee profielinformatie verrijkt kan worden en wat is de kwaliteit hiervan? Op een social intranet heeft elke medewerker een profiel waar informatie over deze medewerker wordt getoond, zoals naam, afdeling, telefoonnummer. Daarnaast kan dit profiel worden aangevuld met kennisgebieden, specialisaties, eerder gedane projecten, opleidingen, etc.
8. Is het mogelijk om het intranet extern beschikbaar te maken? Bijvoorbeeld voor thuiswerkers, medewerkers in het veld of voor het samenwerken in teams of projecten met externe relaties (op een gedeelte van het intranet). ADFS kan hier een sleutelrol in spelen.

Werkplek van de medewerker

1. Met welke apparaten werken onze medewerkers? Bijvoorbeeld kantoormedewerkers met desktop-pc of laptop en ambulante medewerkers met tablet en/of smartphone.
2. Hebben medewerkers de mogelijkheid om geluid af te spelen op hun werkplek? Bijvoorbeeld voor het afspelen van een gedeelde video op het intranet.
3. Van welke (versie) internetbrowser wordt er gebruik gemaakt en zijn er mogelijkheden, mits noodzakelijk, deze te upgraden naar de laatste versie? In veel organisaties wordt nog gebruik gemaakt van oude versies van een browser, wat invloed kan hebben op de werking van het intranet. Moderne social intranetsites werken vaak het beste op recente versies.
4. Heeft de Thin Client binnen bijvoorbeeld een Citrix-omgeving genoeg kracht om het intranet te tonen? Moderne social intranetsites maken veelvoudig gebruik van Javascript en geavanceerde styling-technieken. Deze vergen enige processor (reken)kracht, waardoor dit tot performanceproblemen kan leiden. Houd hier al in de ontwerpfase rekening mee.

Wil je nog meer lezen? Dit artikel verscheen tevens (hoofdstuk 4) in ons boek ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet’.