Eenmalig inloggen op alle applicaties: zorgorganisatie KwadrantGroep regelt dit via het intranet

In de zorg is dit het beeld van een gemiddelde werkplek. En het gros van alle zorgmedewerkers heeft niet eens een vaste plek, omdat ze veel met cliënten bezig zijn. Desondanks moeten zij in allerlei systemen hun administratie, protocollen en werkinstructies raadplegen en opslaan. En ieder systeem heeft weer eigen inloggegevens. Dat dit leidt tot grote frustraties is niet zo verwonderlijk. En misschien nog wel het meeste bij de afdeling ICT: wachtwoorden resetten neemt een groot deel van de werkdag in beslag. Bovendien is het met de recente invoering van AVG echt not done om medewerkers met een groepsaccount en wachtwoorden op post-its te laten inloggen in een ECD of EPD. Dit moet (en kan!) anders.

1 portaal voor alle applicaties

En dat is precies wat de ICT-afdeling van zorgorganisatie KwadrantGroep dacht, vertelt Edwin Dorenbos, senior systeembeheerder:

De behoefte aan een digitale werkplek sluit aan bij de wens van afdeling Communicatie om meer onderlinge verbinding te creëren. “De KwadrantGroep is een overkoepelend concern en bestaat uit zes merken. Vier merken hadden ieder een eigen intranet”, zegt communicatieadviseur Jantsje van Dijk. “Er werken in totaal 6.300 medewerkers en 1.600 vrijwilligers. Je begrijpt onze behoefte om iedereen (dichter) bij elkaar te brengen. Een centraal punt voor nieuwsvoorziening en onderlinge kennisdeling.”

Selectie van softwareleverancier

De aanbesteding werd uitgeschreven en de daaropvolgende selectie van de juiste softwareleverancier grondig aangepakt. Niet alleen management was aangehaakt bij de productdemonstraties, met name de zorgmedewerkers keken en dachten mee. “Uiteindelijk bestaat de grootste groep die met de applicatie gaat werken uit zorgmedewerkers. Daarom vonden wij het belangrijk dat zij werden aangehaakt. Na een aantal referentiebezoeken kozen we uiteindelijk voor Embrace, in combinatie met HelloID”, aldus Jantsje.

Single Sign On via HelloID

Via HelloID is het namelijk mogelijk om door eenmalig in te loggen, toegang te krijgen tot al je applicaties, gaat Edwin verder:

“Wij hebben gekozen om Embrace met HelloID te combineren zodat we niet meerdere portalen aanbieden, maar juist alle applicaties via één digitale werkplek ontsluiten. De leverancier van HelloID heeft in samenwerking met Embrace het eenmalig inloggen mogelijk gemaakt. Zij hebben veel ervaring met het ontsluiten van applicaties specifiek in de zorg. De twee softwareproducten zijn met elkaar geïntegreerd. Op onze intranetomgeving is een HelloID widget geplaatst die naar alle achterliggende applicaties gaat. Om dit voor elkaar te krijgen werd er van de KwadrantGroep het een en ander op technisch vlak verwacht. De tools zijn geleverd, maar het beheer ligt bij ons.”

Technische uitdagingen

Korte doorlooptijd

Na een periode van lange besluitvorming willen Jantsje en Edwin vaart maken. De livegang stond drie maanden na opdrachtgunning gepland. En die korte doorlooptijd is gelukt! Maar daar kwamen wel de nodige (technische) uitdagingen bij kijken:

Secure inloggen via Google Authenticator

“Een van de vereisten was secure inloggen”, legt Edwin uit. Om dit mogelijk te maken is de technologie van HelloID ingezet. Op basis van conditionele toegangsregels kan je configureren wanneer en welke tweede factor vereist is.

Gebruikersdatabase koppelen

De keuze voor eenmalig inloggen betekende een gebruikersaccount voor alle applicaties. Dit was een van de grootste uitdagingen volgens Edwin: “Er waren duizenden accounts nodig voor medewerkers die normaal niet op het netwerk hoeven, bijvoorbeeld voor medewerkers in de thuiszorg. Daarnaast moet de status van al die accounts ook worden gesynchroniseerd, bijvoorbeeld bij in- of uit-dienst of wachtwoord wijzigingen. Onze database wordt gekoppeld via HelloID aan Embrace.”

Voordelen voor organisatie

“Door deze implementatie ontstaan veel voordelen voor de organisatie, waaronder kostenbesparingen, bijvoorbeeld op licenties. Ook scheelt het afdeling ICT veel werk aangezien wachtwoorden nu gereset kunnen worden zonder tussenkomst van support. Bovendien voldoen we nu aan de AVG-criteria.”, geeft Edwin aan.

Adoptie

Ook het adoptievraagstuk is en blijft een uitdaging. Dit komt onder andere door de “digitale geletterdheid” van zorgmedewerkers. Hun primaire taak is zorg verlenen en daar ligt dan ook hun kwaliteit. “Doordat wij gekozen hadden voor een korte doorlooptijd, lag de focus op de implementatie en is er nog winst te behalen op het adoptievraagstuk. Het is een proces van continu verbeteren, collega’s meenemen en de meerwaarde van het intranet onder de aandacht brengen”, licht Jantsje toe. “Maar we hebben bijvoorbeeld wel video’s geplaatst op de oude intranetomgevingen en er zijn ansichtkaarten verspreid bij koffieautomaten, om medewerkers te teasen en in het proces naar de nieuwe werkplek mee te nemen. Ook is er een klankbordgroep geweest om het intranet te testen. Na livegang hebben we mensen verleid hun profiel in te vullen door een campagne waarbij we posters op de spiegels in wc’s hebben geplakt. En uiteraard hebben we feedback verzameld en trainingen gegeven.”

Fase twee met focus op mobiele app en adoptie

Edwin en Jantsje gaan binnenkort aan de slag met fase twee: “We zijn live gegaan met een Minimal Viable Product. Technisch is de fundering gelegd. Nu gaan we ons richten op de implementatie van de mobiele app en zetten we nog meer in op adoptie. Er moet echt een cultuurverandering plaatsvinden. Van ontvangen naar zelf zenden; eerder plaatste communicatie alle informatie, nu kunnen medewerkers dat zelf doen. En ook in werkwijze: via intranet in plaats van via email communiceren. Verder hebben medewerkers een-op-een training nodig omdat zij digitaal niet onderlegd zijn. Het is voor ons niet te doen om ruim 6.000 medewerkers te trainen, daarom zetten we in op het elkaar helpen digitaal vaardig te worden.”

Voordelen voor gebruikers

“Het scheelt veel tijd en een hoop irritatie dat gebruikers nu eenmalig kunnen inloggen op al hun applicaties. Maar op dit moment kunnen zij ook nog op oude manieren inloggen. Dus de noodzaak tot het gebruik van de digitale werkplek is nog niet aanwezig. Daar ligt voor ons ook nog een uitdaging: hoe haken wij mensen aan en hoe zorgen we voor nog meer relevantie? Wij willen in fase twee de voordelen verder onder de aandacht brengen en de applicaties alleen toegankelijk maken via het intranet.”

“Wel zie je al leuke kruisbestuivingen bestaan”, vertelt Jantsje enthousiast:

Tips voor andere (zorg)organisaties

Met deze tips willen Jantsje en Edwin andere organisaties helpen bij de implementatie en adoptie van een digitale werkplek:

1. Single Sign On is een grote meerwaarde. Maar dat is technisch wel complex. Houd daar rekening mee.
2. Rust mensen uit met de juiste tools en devices. En houd rekening met de digitale geletterdheid van je medewerkers.
3. Neem ruim de tijd voor adoptie. De livegang is een mijlpaal, maar geen eindpunt.
4. Leg het eigenaarschap bij meer mensen, niet alleen bij Communicatie en ICT. Iedereen is verantwoordelijk voor het succes. Haak dus vroeg in het proces collega’s aan zodat iedereen zich eigenaar voelt en de voordelen inziet en uitdraagt.
5. Manage de verwachtingen. Door mensen aan te haken en te communiceren over de doorlooptijd van het project én adoptietraject, zorg je ervoor dat managers niet verwachten dat bij livegang iedereen direct volledig meedoet.
6. Persoonlijk contact is belangrijk. Handleidingen werken niet. Een-op-een trainingen wel. Zorg dus voor ambassadeurs die het kunnen uitleggen en organiseer trainingen.
7. Last but not least: blijf positief! Mensen hebben altijd wel iets aan te merken, maar er zijn vaak genoeg succesverhalen. Deel deze dan ook.