Embrace en Office 365 laten Dimpact beter samenwerken dan ooit tevoren

Jolijn van Zanden is communicatieadviseur bij Dimpact. Met haar collega’s vormt ze vanuit Enschede het regiebureau dat de digitalisering van veertig grote en kleine gemeenten door heel Nederland in goede banen leidt. Daarbij wordt nauw samengewerkt en alle kennis uit de verschillende organisaties zoveel mogelijk gebundeld. ‘Binnen Dimpact kunnen gemeenten hun dienstverleningsambities waarmaken, altijd met de behoeften van hun inwoners en bedrijven als basis’, legt Jolijn uit. ‘Dat is het uitgangspunt.’

Jolijn werkt sinds maart 2020 elke dag vanuit huis. Ze merkt dat het efficiënt is en ze meer dingen afkrijgt, maar verlangt er wel naar om weer onder collega’s te zijn. ‘Mensen waarmee je niet direct samenwerkt zie je bijna niet meer. Er zijn geen spontane ontmoetingen, elk gesprek is gepland.’ Het eerste halfjaar werkte ze beneden aan de eettafel, maar uiteindelijk richtte ze op zolder een werkplek in. Dat bevalt goed. Ze kijkt uit op behang met een Italiaans landschap, zodat ze toch nog een beetje buiten is.

Van chaotische kennisbank naar social intranet

Tot voor kort had Dimpact geen intranet, maar een kennisbank. ‘Hoewel – die naam klopte eigenlijk niet’, zegt Jolijn. ‘Het was een tool waarvan het beheer nooit goed was belegd. Iedereen kon er van alles doen, maar niemand kon er iets op vinden.’ Dat moest anders.

Een projectgroep deed onder leiding van Jolijn en haar naaste collega Petra, die ook marketing- en communicatieadviseur bij Dimpact is, onderzoek naar de wensen en behoeften van gebruikers. ‘Daar kwam onder andere uit dat we eigenlijk veel via de mail deden. Een hele ouderwetse manier, maar we hielden dat zelf in stand. Daardoor voelden de gemeenten de urgentie voor een ander systeem niet.’ Ook binnen het regiebureau zelf zag niet iedereen de noodzaak. ‘Maar zodra je de ontwerpfase ingaat en mensen kunt laten zien hoe het eruit gaat zien, worden ze laaiend enthousiast.’

'Zodra je de ontwerpfase ingaat en mensen kunt laten zien hoe het intranet eruit gaat zien, worden ze laaiend enthousiast'

Dimpact stelde user stories op en legde die neer bij diverse intranetleveranciers. Al snel merkten Petra en Jolijn dat de wens verder ging dan simpelweg het vinden van een vervanging voor de kennisbank. ‘We wilden op een centrale manier samenwerken en beter gebruik maken van de kennis en expertise die we binnen de vereniging hebben.’

Na uitgebreid marktonderzoek bleven vijf goede opties over. ‘Dat we uiteindelijk voor Embrace kozen, had voor een deel te maken met hun unique selling point‘, vertelt Jolijn. ‘Dat was de integratie met Microsoft SharePoint. Die mogelijkheid heeft ons over de streep getrokken.’

Beter en makkelijker samenwerken met SharePoint

Dankzij de koppeling tussen Embrace en SharePoint, een platform dat onderdeel is van Office 365, kunnen gebruikers op het intranet van Dimpact real-time samenwerken in documenten. ‘Eerder moesten we inloggen bij verschillende systemen, dat werkte niet fijn. Ik hoorde vaak van applicatiebeheerders dat ze het lastig vonden, ze. Ze hadden behoefte aan één overkoepelend systeem. Dat hebben we nu: we hebben nog maar één inlog nodig, waarmee je overal komt.’

Het viel Jolijn mee hoe snel de koppeling gerealiseerd werd. ‘En hoe makkelijk we tussen die twee systemen kunnen schakelen, zonder dat je het doorhebt. We werken nu samen in één systeem, documenten zijn up-to-date, iedereen ziet de laatste versie en kan op hetzelfde moment in hetzelfde document werken. Dat zien we ook steeds meer gebeuren.’

Vreemde eend: meer gastgebruikers dan reguliere gebruikers

Op SAM, het intranet van Dimpact, zijn de 25 medewerkers van het regiebureau actief. Daarnaast vind je er zo’n vierhonderdzeventig vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten, van inkopers tot juristen en van communicatiemensen tot ICT-specialisten. Zij zijn gastgebruikers op het platform. Die verhouding tussen reguliere gebruikers en gastgebruikers is uniek. ‘Wij zijn een vreemde eend in de bijt tussen alle klanten van Embrace’, beseft Jolijn. ‘We zijn een relatief kleine organisatie, maar we bedienen wel twee miljoen inwoners. Dus onze impact is groot. Daarom is het zo belangrijk om een platform als dit te hebben.’

Binnen het regiebureau van Dimpact werken drie regisseurs als een soort accountmanagers. Zij fungeren elk als aanspreekpunt voor een deel van de aangesloten gemeenten. Elke gemeente heeft op haar beurt een coördinator, die binnen de vereniging fungeert als verbinder tussen de eigen organisatie en Dimpact. Vanuit die constructie werken alle gebruikers samen op het intranet. ‘Als regiebureau hebben we een voorbeeldfunctie; we moeten de gemeenten de weg wijzen op het platform’, zegt Jolijn.

De komst van het nieuwe intranet vond plaats op een ietwat onhandig moment. ‘Er kwamen een aantal interimmers en er vonden een aantal wisselingen plaats in de organisatie. Hierdoor moesten we opnieuw uitleggen waarom we juist op dit moment een nieuw intranet gingen gebruiken. Gelukkig stonden zij achter ons; dat was essentieel. Ze zien het belang van het platform en pakken hun voorbeeldfunctie. Onze interim directeur-bestuurder plaatst berichten, stelt vragen en geeft aan welke dingen nodig zijn, en waar. Hij stuurt collega’s proactief naar het intranet. Dat helpt enorm. Dat vind ik gaaf om te zien.’

Verbindingen leggen en versterken

Op het social intranet van Dimpact is elke groep een plein. En altijd is iemand van het regiebureau pleineigenaar. ‘Zij letten op wat er gebeurt, dat documenten kloppen, pagina’s op orde zijn en mensen aan de groep toegevoegd worden.’ Als er wensen of vragen zijn, kijken Petra en Jolijn op het gebruikersplatform van Embrace. ‘We zien dan of andere klanten diezelfde vragen hebben en welke oplossingen ze vonden. Dat werkt heel fijn.’

In tijden van corona blijkt de meerwaarde van een social intranet des te meer. ‘Ik zie het gebruik toenemen’, zegt Jolijn. ‘Als regiebureau zijn we eigenlijk nog steeds te veel aan het mailen. Trouwens, daar willen we toch echt vanaf. We willen mensen verwijzen naar SAM: daar staat alles.’ Ondanks die hardnekkige gewoonte zou ze niet meer zonder intranet willen. ‘Ik zou absoluut niet terug kunnen naar hoe het was. Onze interne communicatie is ook veranderd. Deze tool helpt ons om in verbinding te komen en blijven met gemeenten. Dat is een stuk makkelijker dan voorheen.’

'Het is verrassend hoe makkelijk je tussen Embrace en SharePoint kunt schakelen, zonder dat je het doorhebt'

Jolijn begint haar dag inmiddels steevast met SAM. ‘Ik ben elke keer nieuwsgierig wat er in de verschillende groepen gebeurt, welke vragen er gesteld worden.’ Ze verbindt gemeenten met elkaar als ze ziet dat daar behoefte aan is en brengt heel bewust de interactie op gang. ‘Je wilt op een social intranet graag een actieve community. Op sommige onderdelen is die er inmiddels. Je ziet dat gemeenten elkaar opzoeken, elkaar vragen stellen en de voortgang van projecten in de tijdlijn delen.’

Goed luisteren levert tevreden gebruikers op

Het uitgebreide onderzoek vooraf heeft zich bij Dimpact uitbetaald in een goed functionerend intranet. ‘We horen van gebruikers dat ze vinden dat wij goed naar hen geluisterd hebben. We hebben ze nauw betrokken bij het voortraject en tussendoor steeds gecommuniceerd waar we stonden. Dat heeft dus gewerkt; dat is een fijne bevestiging.’

Jolijn kan, bij wijze van ultieme tip, elke organisatie die een intranet implementeert aanraden een interne stuurgroep in te richten. ‘Dan kun je slagvaardig zijn, knopen doorhakken. Die groep heeft beslissingen genomen en keuzes vastgelegd, waardoor we bepaalde discussies nu niet meer hoeven te voeren. We luisteren natuurlijk, maar het werkt niet als iedereen overal wat van wil vinden.’

De telefoon op Jolijns zolderkamer gaat niet meer zo vaak als toen ze nog op kantoor zat. Maar als hij rinkelt, is het regelmatig iemand van een gemeente die meer wil weten over de koppeling van Embrace en SharePoint. ‘Ik leg ze dan uit hoe wij het gedaan hebben en wat de voordelen zijn. We zouden er eigenlijk een keer een webinar over moeten organiseren’, zegt ze lachend. ‘Van de week overlegde ik met een aantal gemeenten. Toen vroegen zij: ‘Waar op SAM kan ik dit terugvinden?’ Dan merk je dat het leeft. Daar word ik blij van.’