Embrace versus Sharepoint: jouw gids naar het ideale intranet voor jouw organisatie

De software-oplossing die je uiteindelijk kiest moet natuurlijk zo’n groot mogelijke kans geven op het gewenste gedrag van je medewerkers en daarmee de doelstellingen van je organisatie vervullen. Daarom heb je een diepgaand inzicht in de mogelijkheden van verschillende intranetoplossingen nodig, evenals een scherp oog voor de specifieke eisen van je organisatie. Met deze gids helpen we je hierin op weg, zodat je van je social intranet niet alleen een krachtig instrument voor effectieve samenwerking kunt maken, maar ook een bruisende hub waar betrokkenheid, innovatie en productiviteit bloeien.

Twee onderwerpen staan centraal: de rol die het social intranet gaat spelen in je organisatie en welke onderscheidende factoren daarin belangrijk zijn. We verkennen de impact van het social intranet op vier cruciale aspecten: het vergroten van bekendheid met de strategie, het versterken van de verbondenheid tussen medewerkers, het stimuleren van kennisdeling en het realiseren van effectieve samenwerking.

Daarnaast zoomen we in op enkele onderscheidende factoren die bepalen welk intranet het beste bij de organisatie past, zoals flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid, interactie en kosten, en zetten we uiteen hoe het intranet van Sharepoint en van Embrace op deze vlakken presteren.

In de conclusie vatten we de belangrijkste verschillen tussen de twee intranetten kort samen.  

Welke rol heeft het intranet?  

Kort gezegd: je social intranet draagt bij aan het succes van je organisatie als geheel en van je medewerkers in het bijzonder. Het is een krachtig instrument dat jou verbindt, je in staat stelt om effectief samen te werken en kennis te delen, wat uiteindelijk leidt tot een hogere productiviteit, meer innovatie en een positieve werkcultuur. Daarom verbinden organisaties de doelstellingen van hun social intranet vaak aan ambities als het vergroten van bekendheid met de bedrijfsstrategie, het bevorderen van verbondenheid, het stimuleren van kennisdeling en het faciliteren van samenwerking. (Evolve, 2021)

'Ons social intranet zit nu in de haarvaten van de organisatie. Daarmee is ons blikveld veel breder geworden en zijn we een stuk slagvaardiger.'

Rob Boekelaar, directeur basisschool De Lispeltuur (SaKS)

Vergroten bekendheid met strategie

Stel je voor dat je je collega’s altijd op de hoogte kunt houden van de doelen en de richting van je organisatie. Een social intranet fungeert hierin als een centraal platform waarop leiders en andere sleutelfiguren binnen je organisatie hun strategische visie kunnen delen, vanuit de directiekamer tot aan de werkvloer.

Via regelmatige updates en communicatie op het intranet hou je iedereen op de hoogte van de nieuwste strategische initiatieven, bedrijfsdoelen en prestaties. Dit vergroot niet alleen de betrokkenheid van je medewerkers, maar stelt hen ook in staat om hun dagelijkse werkzaamheden beter af te stemmen op de bredere doelstellingen van je organisatie. Het platform is als het ware een kompas, dat iedereen op één lijn brengt voor een succesvolle uitvoering van je bedrijfsstrategie.  

Samen Katholieke Scholen (SaKS) is hier bijzonder succesvol in. Zo succesvol zelfs, dat het hen de derde plaats opleverde in het benchmark onderzoek van Evolve in 2021. Ze wilden vernieuwend zijn binnen primair onderwijs en zochten een medium om samenwerking en innovatie te bevorderen; het social intranet Sam werd de oplossing. Dankzij hun gedegen procesbegeleiding, aandacht voor de behoeften van hun medewerkers en continue aanpassing aan nieuwe ontwikkelingen zit Sam nu in de haarvaten van de organisatie, waardoor ze slagvaardiger zijn geworden.

Vergroten van verbondenheid

Organisaties hechten – terecht – vaak veel waarde aan een duurzame werkgemeenschap waarin iedereen zich verbonden voelt, ongeacht locatie of afdeling. Social intranet speelt een belangrijke rol bij het bevorderen van dit gevoel van verbondenheid tussen alle medewerkers.

Dankzij interactieve functies zoals chat, discussieforums en sociale groepen kun je gemakkelijk in contact komen met jouw collega’s, zowel op professioneel als persoonlijk niveau. Dit bevordert een sterk teamgevoel en vergroot het vertrouwen tussen jou en jouw collega’s, wat samenwerking en productiviteit ten goede komt.

Bovendien biedt het social intranet ruimte voor erkenning en waardering. Je kunt jouw successen en prestaties delen met jouw collega’s, waardoor een positieve en stimulerende werkcultuur ontstaat. Het vergroten van de verbondenheid via een online platform versterkt de teamgeest en vermindert voor externe of gedecentraliseerde medewerkers het gevoel van isolatie.

Voor Omgevingsdienst Groningen (ODG) was dit de voornaamste aanleiding voor het implementeren van een social intranet. Zo hield de organisatie een namenwedstrijd onder hun medewerkers en gaat hun social intranet nu door het leven als Wad. De lancering van het platform vond plaats tijdens de pandemie, waardoor ODG Wad meteen kon inzetten om onderlinge verbinding te houden. Zo leidde een vraag over hoe iedereen het thuiswerken verging tot een hele lading foto’s en video-updates van hun werksituatie. Het sociale aspect van Wad werd van begin af aan omarmd.  

Stimuleren van kennisdeling

Kennisdeling is van onschatbare waarde voor innovatie en groei binnen je organisatie. Een social intranet biedt hierin een gestructureerde omgeving, waar je gemakkelijk kennis en expertise kunt delen en verspreiden onder alle medewerkers.

Met functies zoals wiki’s, kennisbanken en vraag- en antwoordsessies kun je informatie, best practices en lessen uit het verleden met anderen delen. Dit leidt tot meer efficiëntie, omdat je niet steeds het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en kunt profiteren van de expertise die binnen je organisatie aanwezig is.

Bovendien helpt kennisdeling via het intranet je om interne experts te identificeren, waardoor het gemakkelijker wordt om hen te raadplegen voor advies of samenwerking bij complexe vraagstukken. Op die manier heb je een gedeelde kennispool in handen, die de innovatie en professionele ontwikkeling binnen je organisatie bevordert.

Als kennisorganisatie is bij zorgorganisatie HVO-Querido een social intranet onmisbaar: het speelt een cruciale rol bij het delen van kennis binnen de organisatie. Hun HVOQuerinet is uitgegroeid tot een fijne digitale ontmoetingsplek, waarvan hun medewerkers graag gebruikmaken om informatie uit te wisselen en samen te werken. Zo kunnen collega’s dankzij de A-Z kennisbank gemakkelijk relevante informatie vinden én delen over verschillende onderwerpen. Daarmee bevordert hun intranet een cultuur van kennisdeling.

'We waren op zoek naar een écht samenwerkingsplatform. Uit ons onderzoek kwam naar voren dat Embrace niet alleen aansloot bij onze technische behoeftes, maar ook zeker bij de sociale: mensen met elkaar in contact brengen.'

Paul Goedhart, ICT-specialist bij Clafis Ingenieus

Realiseren van samenwerking

Zonder samenwerking wordt het moeilijk, misschien zelfs onmogelijk, om een succes te maken van innovatie en projecten. Met een social intranet creëer je een digitale ruimte voor naadloze samenwerking tussen teams, afdelingen en zelfs externe partners.

Dankzij samenwerkingsfuncties zoals gedeelde documenten, projectmanagementtools en virtuele vergaderingen kunnen je collega’s effectief communiceren en samenwerken, ongeacht waar iedereen zich bevindt. Deze functies vergemakkelijken een geïntegreerde aanpak van projecten, wat leidt tot een betere communicatie en minder kans op fouten en misverstanden.

Bovendien biedt het social intranet transparantie in de voortgang van je projecten en verantwoordelijkheden, waardoor je je meer betrokken voelt bij het eindresultaat. Het stimuleren van samenwerking via intranet zorgt voor een gestroomlijnde workflow en een efficiënter gebruik van middelen, wat uiteindelijk leidt tot een hogere productiviteit en betere resultaten.

Deze doelstelling vormde de rode draad voor Bert, het social intranet van ingenieursbureau Clafis Ingenieus. Clafis heeft hun social intranet geïntegreerd met Microsoft 365 en daarmee het Microsoft-landschap toegankelijker gemaakt voor hun medewerkers – zonder dat het complexer werd. Zo kunnen leden van een projectgroep gemakkelijk bij dezelfde documenten en hier tegelijkertijd in werken, wat het samenwerken een stuk makkelijker maakt. Daarmee stimuleert het social intranet de onderlinge samenwerking.  

Welke onderscheidende factoren zijn belangrijk?

Bij het kiezen van het juiste intranet is het van cruciaal belang om rekening te houden met onderscheidende factoren. Deze helpen je antwoord te geven op de vraag waarom je het ene intranet zou verkiezen boven het andere.

Daarom is het nuttig om deze van tevoren in kaart te brengen, zodat je je niet alleen goed kunt laten informeren, maar ook uiteindelijk de oplossing kan kiezen die het beste bij je organisatie past. Hier kunnen factoren als flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid, kosten en interactie van het platform van grote invloed zijn.  

'We hadden geen Sharepoint-beheerder in huis en wilden het daarom niet zelf opbouwen. Om die reden hebben we gekozen voor een kant-en-klare oplossing en zijn we bij Embrace terechtgekomen.'

Functioneel beheerder bij een ambtelijke werkorganisatie

Flexibiliteit: hoeveel inspraak en vrijheid wil je hebben?

Vraag jezelf af in hoeverre het voor jou als opdrachtgever belangrijk is dat je kunt sturen in wat er wordt gebouwd. Een software-oplossing die vrij letterlijk de hele wereld moet bedienen brengt andere voor- en nadelen met zich mee dan een zogeheten out-of-the-box oplossing, die vaak ontwikkeld is voor eindgebruikers in een specifieke regio, branche of organisatie. Sterker nog: dergelijke softwareleveranciers werken vaak volgens het principe van co-creatie. In deze situatie heb je doorgaans meer begeleiding van je leverancier voorhanden, meer inspraak in de (door)ontwikkeling van de software en een grotere kans dat er gehoor gegeven kan worden aan gebruikerswensen die je voorlegt.

SharePoint, ontwikkeld door Microsoft, staat bekend om zijn aanpasbaarheid en veelzijdigheid. Het biedt een breed scala aan functies en mogelijkheden die je kunt aanpassen aan de unieke behoeften van je organisatie. Gebruikers kunnen sites, subsites en pagina’s maken en deze op verschillende manieren indelen, waardoor ze enige flexibiliteit hebben in het ontwerpen van hun intranet.

Daarentegen onderscheidt Embrace zich door zijn diepgaande focus op flexibiliteit en personalisatie. Het platform is ontworpen om te evolueren met je organisatie en kan zich aanpassen aan de veranderende behoeften zonder dat je veel technische kennis nodig hebt. Embrace biedt een intuïtieve interface waarmee gebruikers op eenvoudige wijze hun intranetomgeving kunnen configureren en aanpassen, waardoor het een uitstekende keuze is als je waarde hecht aan snelheid en gemak bij het aanpassen van je intranet.

Zo koos een werkorganisatie destijds voor Embrace omdat zij niet over de expertise beschikten om alles zelf in te regelen. “We hadden op dat moment geen Sharepoint-beheerder in huis en wilden daarom niet de weg bewandelen om het zelf op te bouwen. Om die reden hebben we gekozen voor een kant-en-klare oplossing en zijn we zo via de aanbesteding bij Embrace terechtgekomen”, vertelt hun functioneel beheerder.

Gebruiksvriendelijkheid: hoe zijn de vaardigheden van je gebruikers?

Ga van tevoren ook na hoe digitaal vaardig de collega’s zijn die met het intranet moeten gaan werken. Is iedereen IT’er? Dan draaien ze hun hand niet om voor een omgeving die technisch misschien wat complexer is. Of is IT juist het spreekwoordelijk ‘noodzakelijk kwaad’? Dan is gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk. In de praktijk is het natuurlijk nooit 100% het een of het ander, maar aangezien de vaardigheden van je gebruikers enorme invloed hebben op de adoptie van je intranet, is het goed om je hiervan bewust te zijn.

SharePoint is een krachtige intranetoplossing, maar staat soms bekend om zijn complexiteit en steile leercurve. Nieuwe gebruikers kunnen moeite hebben om alle functies te begrijpen en optimaal te benutten. Daarom moet je er rekening mee houden dat je de medewerkers binnen je organisatie vaak extra training en technische ondersteuning zult moeten bieden, zodat je het meeste uit het platform kunt halen.

Wat betreft gebruiksvriendelijkheid blinkt Embrace uit. Het is ontworpen met een intuïtieve interface die het voor je medewerkers gemakkelijk maakt om snel vertrouwd te raken met de functies en navigatie. Zo’n intuïtieve gebruikerservaring vermindert de afhankelijkheid van uitgebreide training, waardoor je collega’s zich kunnen concentreren op hun taken in plaats van op het leren omgaan met het intranetplatform.

Interactie: wil je vooral zenden of juist een online dialoog?

Stel een communicatiedoel voor je social intranet. Wil je voornamelijk informatie verzenden en een gestructureerde communicatie top-down handhaven? Of gaat je voorkeur uit naar een open dialoog en het stimuleren van interactie tussen je medewerkers om een cultuur van transparantie en samenwerking te bevorderen? Deze doelen verschillen nogal van elkaar en het ene platform leent zich beter voor het een dan voor het ander. Om de best mogelijke keuze te maken is het dus belangrijk dat je weet wat je hierin wilt.

Met SharePoint heb je een uitgebreide reeks tools en functies in handen om samenwerking en interactie tussen je medewerkers te bevorderen. Het platform legt echter meer nadruk op het zenden van informatie en het faciliteren van communicatie van boven naar beneden binnen de organisatie, ook wel top-down communicatie. Daarnaast ondersteunt het documentbeheer, discussieforums, sociale netwerkmogelijkheden en integratie met andere Microsoft-toepassingen zoals Teams. Hoewel het een solide platform is voor het verspreiden van informatie, kan het soms beperkt zijn als het gaat om het bevorderen van een open dialoog met medewerkers.

In tegenstelling tot SharePoint legt Embrace de nadruk op het bevorderen van interactie in de vorm van tweerichtingsverkeer. Het platform moedigt actieve betrokkenheid en dialoog tussen je medewerkers aan, waardoor je communicatieomgeving dynamischer en inclusiever is. Collega’s kunnen hun inbreng en ideeën gemakkelijker delen en bespreken, wat leidt tot een verhoogd gevoel van betrokkenheid en teamwerk.

Kosten: hoeveel wil je investeren?

Het is natuurlijk verleidelijk om puur te kijken naar die harde euro’s onderaan de streep, maar soms kan een grotere investering op voorhand zich op lange termijn meer uitbetalen dan wanneer je nu de hand op de knip houdt en kiest voor iets wat eigenlijk alleen lekker aansluit bij je budget, en in veel mindere mate bij de wensen, ambities en doelstellingen van je organisatie.

Bedenk dus wat het mag ‘kosten’ in de breedste zin van het woord. Ook verlies dat niet direct in euro’s is uit te drukken, zoals veel tijd kwijt zijn doordat je de juiste informatie maar niet kan vinden of het overzicht verliezen doordat je via tig verschillende kanalen contact hebt over een project, kost je immers uiteindelijk geld. Voor een investering van een dergelijke omvang is het dus zaak om goed te kijken naar wat het je waard is.

SharePoint biedt verschillende prijsniveaus, die afhankelijk zijn van de grootte en behoeften van je organisatie. Het kan worden geleverd als onderdeel van het Microsoft 365-abonnement, wat voor sommige bedrijven kosteneffectief kan zijn. Voor grotere ondernemingen met meer complexe vereisten kunnen de licentie- en implementatiekosten echter aanzienlijk oplopen.

De flexibele prijsstructuur van Embrace maakt hun software aantrekkelijk voor organisaties van verschillende groottes. Bovendien kunnen de lagere implementatie- en trainingskosten van Embrace bijdragen aan een aanzienlijke besparing op de totale eigendomskosten in vergelijking met SharePoint. Daarmee positioneert Embrace zich als een kosteneffectieve oplossing die waar voor zijn geld biedt.

Conclusie: zo maak je je keuze tussen Sharepoint en Embrace

Bij het kiezen tussen het intranet van SharePoint en het intranet van Embrace zijn er dus duidelijke onderscheidende factoren die je in overweging moet nemen, die afhankelijk zijn van de wensen, ambities en doelstellingen van je organisatie.

Organisaties die behoefte hebben aan een aanpasbare oplossing met uitbreidbare functionaliteiten kunnen de voorkeur geven aan SharePoint; wereldwijd zijn er tientallen aanvullende producten beschikbaar die Sharepoint gebruiksvriendelijk maken. Echter kan het enige technische expertise vereisen en staat het soms bekend om zijn complexiteit. Aan de andere kant blinkt Embrace juist uit in gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit, met een sterke focus op personalisatie en sociale interactie.

In een notendop: als je kiest voor een SharePoint-intranet, kies je voor een intranet as is. Wil je dit verrijken met sociale interactie en extra functionaliteiten, geheel in een gebruiksvriendelijker jasje? Dan biedt het social intranet van Embrace met SharePoint-integratie uitkomst.  

Uiteindelijk is alleen een lijstje met functionaliteiten die je kunt vergelijken niet voldoende om te doorgronden wat het verschil is tussen SharePoint en Embrace. Het is daarom aan te raden dat je je niet beperkt tot het alleen in kaart brengen van de specifieke behoeften en vereisten van je toekomstige intranet, maar dat je ook referentiebezoeken doet.

Een kijkje in de keuken van organisaties die al werken met de software-oplossingen die je op het oog hebt en waar het intranet dezelfde rol vervult als dat het binnen jouw organisatie moet gaan doen kan je waardevolle en misschien zelfs doorslaggevende informatie opleveren. Het beste beeld van de (on)mogelijkheden krijg je immers van de mensen die het dag in, dag uit gebruiken.  

Zelf het social intranet van Embrace ervaren?

Ben je na het lezen van deze gids nieuwsgierig geworden naar wat ons social intranet kan betekenen voor jouw organisatie? Dan gaan we graag met je in gesprek om je mee te nemen in de mogelijkheden van Embrace met een prikkelende en concrete demo.