Enterprise social media in de praktijk bij Plegt-Vos

Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?

Gezamenlijke cultuur

Wij hebben gekozen voor enterprise social media om iedereen wat dichterbij te brengen. Onze organisatie heeft een hoofdvestiging in Oldenzaal, daarnaast hebben wij nog een aantal regiovestigingen. We waren ook op deze manier aan het opereren. Mensen voelden zich meer verbonden met hun eigen vestiging, dan met Plegt-Vos. En dat terwijl we juist een gezamenlijke cultuur wilden.

“We kunnen zoveel leren van elkaar”

We wilden graag dat iedereen wat meer in verbinding staat met elkaar. Want, we kunnen zoveel leren van elkaar. Bijvoorbeeld in onze communicatie in projectselecties, om de kwaliteit van onze projectdocumentatie te verhogen. Tevens willen we graag bereiken dat onze medewerkers weten waar hun collega’s mee bezig zijn. Dat je Plegt-Vos goed kent en dat je je verbonden voelt met onze organisatie.

Meer interactie

We hadden al een eigen intranet. Dat was een statisch ding. Het werd alleen beheerd vanuit het hoofdkantoor, dus het was voornamelijk zenden vanaf het hoofdkantoor. We wilden juist veel meer interactie.

Integratie enterprise social media met intranet

Daarom hebben we eerst Yammer ernaast gezet. Dat werkte wel redelijk, maar het stond echt los van het bestaande intranet. Het oude intranet werd gezien als dé bron van informatie. Als het niet op het intranet stond, dan was het ook geen nieuws. Dus alles wat op Yammer stond werd gezien als niet belangrijk. Yammer was maar voor erbij. We wilden daarom de functionaliteit van Yammer integreren met het intranet. Dan kom je dus uit op een social intranet.

Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?

Sterke focus op de ‘zachte kant’

We hebben de visie van Embrace goed ter harte genomen. We hebben dus veel aandacht besteed aan de zachte kant. Eén collega was helemaal verantwoordelijk voor de implementatie van het social intranet. Zij stuurde het hele project aan. De afdeling ICT regelde de harde kant.

Ambassadeurs benoemd

We hebben vrijwel meteen ook ambassadeurs – een stuk of 10 – benoemd in de organisatie. Hun taak was om ervoor te zorgen dat mensen ermee bezig zijn. Dus aanjakkeren, stimuleren, duwen, trekken, geven van tips en trucs, ervoor zorgen dat het goed op het netvlies staat. We hebben deze ambassadeurs geselecteerd op hoe actief ze zelf al zijn op social media. De ambassadeurs hebben ook meegekeken bij de eerste schetsen die zijn gemaakt.

Draagvlak

Daarnaast hebben we geprobeerd te zorgen voor voldoende draagvlak. Vooral de directeuren van de vestigingen zijn voor ons cruciaal. We hebben geregeld met de directeuren gesproken. Dit hebben we gedaan door het presenteren van onze plannen in het DT, door uit te leggen waarom we het doen, waarom het belangrijk is dat mensen meedoen en vooral ook waarom het zo belangrijk is dat zij ook meedoen. Hier stonden ze volledig achter, ze zijn heel enthousiast over het intranet. Maar, je ziet wel dat het in de praktijk nog niet altijd zo gaat zoals het in theorie zou moeten. Dat speelt nu nog steeds.

Introductiemoment nieuwe intranet

We hebben één moment gepakt om het intranet echt te introduceren. Het intranet ging in alle vestigingen op hetzelfde moment live. Dit gebeurde in een kick-off door de vestigingsdirecteuren met alle collega’s van die vestigingen. De lancering werd verder ondersteund door een animatievideo.

Hoe hebben jullie het technisch geregeld?

Regelmatig contact tussen systeembeheerder en ontwikkelaar

We hebben in het voortraject geregeld dat er regelmatig contact was tussen onze systeembeheerder en de intranet-ontwikkelaar. Zij hebben samen nagedacht over een slimme oplossing om ook de medewerkers die niet in onze Active Directory zitten, toch toegang te geven tot het intranet.

Intranet ook als app

Daarnaast zijn er koppelingen vanaf het intranet gerealiseerd naar onze andere systemen. Om de toegang ook voor medewerkers die niet op kantoor zitten zo laagdrempelig mogelijk te houden, is ons intranet ook als app beschikbaar.

Hoe reageerden de medewerkers?

Positieve reacties bij lancering

Op de dag van lancering waren de medewerkers echt heel positief. We hadden eigenlijk ook niet anders verwacht. De eerste indruk was goed, de medewerkers vonden het nieuwe intranet mooi en fris. Daarnaast vonden de medewerkers het leuk dat je informatie met elkaar kunt delen. Tegelijkertijd realiseerden de medewerkers nog niet direct dat er ook wat van hen werd verwacht, namelijk de interactie en het meedoen aan het nieuwe intranet.

Participatie

Na een paar maanden was eigenlijk iedereen nog steeds wel enthousiast, maar de participatie liep wel wat terug. In de eerste maanden zagen we dat mensen wel aardig actief waren. Medewerkers gingen allerlei groepen aanmaken, mensen werden uit allerlei bedrijfsonderdelen verenigd in de gekste groepen.

90/9/1-regel

We zien nu dat mensen wel veel kijken op het intranet, maar actief meedoen is er nog niet altijd bij. Er worden heel veel likes geplaatst op berichten en het intranet wordt echt goed bekeken, maar de drempel om zelf een bericht te plaatsen blijkt toch nog best hoog.

Het intranet is nog altijd een heel belangrijk informatiepunt binnen Plegt-Vos. Bijvoorbeeld de loonstroken: die kun je alleen maar bekijken via het intranet. En ook het vakantierooster staat alleen daar. Ook het corporate nieuws wordt heel veel bekeken. We zien in de statistieken dat de medewerkers het intranet goed lezen.

Voorbeeldfunctie directie

Wij gaan het komende jaar actief aan de slag met het verhogen van de participatie op het intranet. De voorbeeldfunctie van de directeuren is hierbij cruciaal. Ook kijken we hoe we de directeuren tools kunnen meegeven om hun medewerkers te stimuleren in het gebruik van het intranet.

Wat levert het de organisatie op?

‘We kunnen er nog meer uithalen’

Op dit moment levert het social intranet nog te weinig op, gezien het potentieel dat er nog ligt. Het is wel een enorme winst dat medewerkers elkaar dankzij het intranet wel goed weten te vinden.

De communicatie die wel op het intranet plaatsvindt – ook al gebeurt dit maar door een gedeelte van de medewerkers – daar ben ik wel tevreden over. Dit geeft wel een goed beeld aan de rest van de organisatie wat er gebeurt binnen het bedrijf. Je hoort zo ook nieuws van mensen die je voorheen nooit zag.

‘Er komen echt dingen tot stand via het intranet’

Ook zie ik echt dingen tot stand komen via het intranet. Wij doen regelmatig mee met selecties. Voor iedere selectie moeten we allerlei documentatie aanleveren, bijvoorbeeld een plan van aanpak, calculaties, etc. Iedere vestiging deed dit op zijn eigen manier. Je ziet nu wel dat dit samenkomt, de medewerkers leren van elkaar. Oude selectiedocumenten worden op het intranet gezet en die worden weer gelezen door andere teams. Daardoor wordt het niveau van onze projectcommunicatie steeds hoger.

Collega’s beter op de hoogte van elkaar

Een ander belangrijk voordeel is dat het nu beter inzichtelijk is waar collega’s mee bezig zijn. Je voorkomt dat op verschillende plekken in de organisatie mensen met hetzelfde bezig zijn. Je kunt nu je tijd en aandacht juist richten op het aanvullen van ideeën en initiatieven van anderen. Op die manier kom je samen verder. Of zoals we dat binnen Plegt-Vos zeggen: elke dag een beetje beter. Hier zien we al goede voorbeelden van op ons intranet.

Wat is je tip voor andere organisaties over wat ze wel moeten doen en wat juist niet?

Draagvlak en participatie management is cruciaal

Draagvlak en participatie van het management is echt cruciaal. Dat is de crux. Wij hebben de ervaring dat het management het goede voorbeeld moet geven en de medewerkers moet stimuleren.

Flink investeren in de zachte kant

Daarnaast denk ik dat je niet direct te hoge verwachtingen moet hebben. Zo van ‘we hebben nu een sociaal intranet, we hebben nu de oplossing voor alles’. Je zult flink moeten investeren in de zachte kant.