Branche: Zakelijk
Medewerkers: 300
Intranet sinds: 2017
Royal Brinkman timmert flink aan de weg. Het bedrijf heeft vestigingen in verschillende Europese landen, en ook bijvoorbeeld in Australië en Mexico. Hoe verbind je al die vestigingen en mensen met elkaar? Kan een intranet-app de oplossing zijn als er een grote groep medewerkers is die geen computer gebruikt? We spraken erover met Petra van Marrewijk, verantwoordelijk voor de corporate communicatie bij Royal Brinkman.
Sparrietouw
Waar een gezonde dosis Hollandse ondernemersgeest je al niet kan brengen: Royal Brinkman is er een fraai voorbeeld van. Het tuinbouw-toeleveringsbedrijf groeide in 130 jaar tijd van kleine lokale leverancier tot grote internationale speler.
Toen Cor Brinkman in 1885 vanuit een pand in ‘s-Gravenzande sparrietouw (voor het bossen van asperges, voor kisten en voor dekzeilen van Westlandse schuiten) begon te verkopen, had hij de toekomst van zijn onderneming ongetwijfeld niet kunnen voorspellen.
Ruim 130 jaar later verkoopt Royal Brinkman heel wat meer dan touw. Het heeft zo’n 30.000 artikelen in het assortiment: “Van elastiekjes die om een bos bloemen gaan, tot computers die ervoor zorgen dat planten automatisch water krijgen. Eigenlijk kunnen telers bij ons terecht voor alles wat ze nodig hebben – behalve de kassen en de plantjes zelf.”
Gezocht: intercontinentale verbinding
Bij een internationaal opererend bedrijf worden vanzelfsprekend verschillende talen gesproken. Zo ook bij Royal Brinkman. Het bedrijf opende inmiddels vestigingen in – ga er maar even voor zitten – Duitsland, Spanje, Frankrijk, Hongarije, Polen, het Verenigd Koninkrijk, België, Australië, Mexico en Marokko.
Tot pakweg anderhalf jaar geleden communiceerde iedereen binnen Royal Brinkman via e-mail. “We hadden een mailbox voor alle medewerkers in Nederland én eentje voor alle buitenlandse medewerkers – en daar deden we het mee.”
Er was een eenvoudig intranet, maar dat mocht eigenlijk geen naam hebben: “Dat was een veredeld telefoonboek: naam, functie, telefoonnummer – meer stond er niet in.”
Als samenwerken een van je kerncompetenties is – en dat is bij Royal Brinkman het geval – stelt internationale expansie je voor een stevige opgave. Dat besefte het bedrijf maar al te goed: “We wilden internationaal samenwerken en intern kennis delen. Maar hoe moesten we al die mensen in al die landen met elkaar verbinden? En hoe gingen we intern communiceren?”
Op zoek naar een oplossing oriënteerde Royal Brinkman zich zorgvuldig: “Wat is er op de markt? Wat willen we en wat zou bij ons passen qua werkwijze?” Dat de keuze op het social intranet van Embrace viel, had alles te maken met het bereiken van een moeilijk bereikbare groep.
Hoe bereik je onbereikbare medewerkers?
Een flink deel van de medewerkers van Royal Brinkman zit niet dagelijks achter een computer: ze zitten op de heftruck of in de auto. Bij deze laatste groep kun je denken aan accountmanagers die klanten bezoeken of technische onderhoudsmedewerkers die op pad zijn voor servicewerkzaamheden. Een nieuw intranet was aan hen dan ook niet besteed: “Zij loggen misschien ‘s avonds een keertje in. Heftruckchauffeurs zelfs helemaal nooit.”
Voor de volledigheid: het gaat hier over zo’n 15 procent van alle medewerkers van het bedrijf. Een grote groep, die ook met een intranet niet of nauwelijks de mogelijkheid zou hebben om van zich te laten horen. Tegelijkertijd kregen deze mensen ook niet mee wat er gebeurde binnen de organisatie.
Geen ideale situatie
De communicatie binnen bovengenoemde groep ging vooral mondeling, en gebeurde meestal via de leidinggevende. Veel medewerkers hadden niet eens een zakelijk e-mailadres, simpelweg omdat ze toch geen computer gebruikten.
Buitendienstmedewerkers kregen ‘s ochtends te horen waar ze heen moesten – telefonisch of via WhatsApp. “Het was wat betreft de interne communicatie geen ideale situatie”, erkent Petra. Royal Brinkman wilde deze groep mensen dan ook zo snel mogelijk aan laten sluiten: “Je mist ze echt als ze niet meedoen.”
Maar hoe kan een social intranet hierbij helpen, als de doelgroep geen computer gebruikt?
De smartphone biedt uitkomst
Voor het aansluiten van de ’15-procent-groep’ stelde Embrace voor een mobiele applicatie te ontwikkelen. Immers: (bijna) iedereen heeft een smartphone. Als je intranet op die manier toegankelijk is, wordt het ineens voor elke medewerker mogelijk mee te doen.
De ontwikkeling van een mobiele intranet-app klonk Royal Brinkman als muziek in de oren. Een app zou de perfecte mogelijkheid zijn om iedereen betrokken te houden en alle medewerkers met elkaar in contact te brengen. “Het was voor ons dé reden om voor Embrace te kiezen.”
Op Valentijnsdag 2017 ging het nieuwe intranet van Royal Brinkman live. Het kreeg na een interne prijsvraag de naam Robin: Royal Brinkman Information Network. “Het leuke was dat twee mensen afzonderlijk van elkaar met ‘Robin’ kwamen.”
All you need is love? Nee, all you need is ROBIN! Lancering nieuw #intranet op #Valentijnsdag, dé dag om collega’s met elkaar te verbinden! pic.twitter.com/SZIVEBxPyn
— Royal Brinkman (@RoyalBrinkman) 14 februari 2017
De mobiele app was de volgende stap. Inmiddels hebben alle Nederlandse medewerkers deze op hun smartphone. “Binnenkort gaan we toetsen of iedereen de app ook daadwerkelijk gebruikt! Niet dat het verplicht is, hoor.”
Iedereen wereldwijd op de hoogte
Elke twee weken sluit Royal Brinkman een buitenlandse vestiging aan via de social intranet-app; Mexico, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk kwamen al aan de beurt, de rest volgt.
Dankzij het nieuwe intranet en de mobiele app is voor Royal Brinkman de interne communicatie flink verbeterd: “We kunnen we nu veel beter nieuws en bedrijfsinformatie delen. Onlangs openden we een locatie in Marokko: ik plaatste een nieuwsbericht op Robin en een uur later was iedereen wereldwijd op de hoogte.”
Laagdrempelig informatie delen via de intranet-app
Bij Royal Brinkman gaan medewerkers de komende tijd dankzij de app wereldwijd makkelijker verbinding leggen. In Nederland blijkt het inmiddels al goed te werken: “Een collega loopt op een beurs in Duitsland, en plaatst via zijn telefoon snel een bericht met wat foto’s erbij. In een paar seconden is wereldwijd iedereen op de hoogte. Je ziet vervolgens dat mensen erop reageren of het liken.”
De intranet-app zorgt ervoor dat medewerkers minder moeite hoeven te doen om met elkaar in contact te komen. En dat bevordert de communicatie: “Dankzij de app kunnen we heel laagdrempelig informatie delen met collega’s.”
Groepen: het werkt!
De samenwerking binnen Royal Brinkman is sinds de komst van het social intranet flink verbeterd.
Bij ‘grensoverschrijdende projecten’ is de communicatie dankzij het gebruik van groepen stukken eenvoudiger geworden: “Er is bijvoorbeeld een groep over een bepaalde plaag. Daar zitten een Nederlander, een Spanjaard en een Hongaar in. Zij praten over het thema, over de producten en over nieuwswaardige activiteiten. In de groep kunnen ze informatie heel snel met elkaar delen. We merken echt dat het werkt.”
Ook de mogelijkheid van besloten groepen wordt volop benut: “In een besloten groep kun je perfect aan nieuwe dingen werken. Soms ziet zo’n project het daglicht niet, soms ook wel. Dan heb je achteraf alle documenten mooi bij elkaar.”
Via de intranet-app je lunch kiezen
Samenwerken, kennis delen, informatie uitwisselen – het zijn de elementen die je verwacht als je het over een intranet hebt.
Bij Royal Brinkman dachten ze ook aan de behoeften van de hongerige medewerker: “Je kunt via de app een week van tevoren je lunchbestelling plaatsen. Als het nieuwe weekmenu bekend is, plaatsen we een bericht op de tijdlijn. Vervolgens kun je via een paar klikken je keuze doorgeven. Een simpel voorbeeld, maar het werkt bij ons super.”
Intranet op een klein scherm – werkt dat wel?
Dat Embrace met een mobiele app kwam, overtuigde Petra om de samenwerking aan te gaan. Wel was ze op voorhand voorzichtig: “Ik dacht: is het scherm van je telefoon niet veel te klein?”
Eenmaal in gebruik maakten de zorgen over de app plaats voor enthousiasme: “Het is echt een meerwaarde. Hoewel ik zelf de hele dag achter de computer zit, gebruik ik ook vaak de app. Ik kan wel zeggen dat we nu al niet meer zonder kunnen.”
Grote stappen voorwaarts
De heftruckchauffeurs, monteurs en accountmanagers zijn dankzij de mobiele app sinds kort ook aangesloten. “We gaan binnenkort een intern onderzoek doen om te kijken of het goed werkt. Of mensen tevreden zijn, en hoe vaak ze de app gebruiken. Dat is de volgende stap.”
Royal Brinkman besefte dat het tijd was voor vernieuwing. Het bedrijf besloot vol in te zetten op betere interne communicatie en sterkere verbindingen tussen medewerkers. En daar plukt het nu de vruchten van.
Het nieuwe social intranet en de bijbehorende mobiele app openden deuren die tot voor kort stevig op slot zaten: “Met oplossingen als deze kunnen wij in onze intercontinentale communicatie grote stappen voorwaarts maken.”
