Goede interne communicatie is essentieel voor nieuwe initiatieven, projecten en betere samenwerking

Het gesprek met Froukje en Melissa vindt plaats begin januari 2022, op het moment dat Nederland nog steeds in een lockdown zit vanwege de coronapandemie. “Verbonden blijven betekent voor ons een stuk zingeving, iets wat zeker in deze gekke tijd van thuiswerken extra belangrijk is,” begint Froukje het gesprek. “Want waarom gaan we anders naar ons werk en waar doen we het voor? Om dat gevoel te hebben en houden, is verbonden blijven met je collega’s, met de organisatie én de huurders zo belangrijk.”

“Neem bijvoorbeeld een leuke reactie van een huurder die wordt gedeeld; dat geeft begrip, extra motivatie en energie, en inspireert elkaar om meer te doen. Dat zit hem lang niet altijd in de serieuze zaken. Ook de digitale kerstbingo met foute kersttruien zorgt voor verbondenheid en veel lol.”

Verbonden voelen

Als je je verbonden voelt, voelt werk niet meer als werk, legt Melissa uit: “Natuurlijk is het belangrijk om de bekende werk-privébalans in de gaten te houden. Maar als je werk ook energie geeft, dan is het prettig om buiten de traditionele werktijden op de hoogte te blijven van wat er speelt. En soms misschien wel bewust aan te haken bij belangrijke momenten of overleggen in privétijd. Dat geeft flexibiliteit voor Vidomes én voor ons als medewerkers.”

Buiten naar binnen halen

Op de vraag hoe dat eruit ziet, zegt Melissa dat er zoveel mogelijk wordt geprobeerd om buiten naar binnen te halen. “Zo delen collega’s regelmatig verhalen en gebeurtenissen die ze hebben meegemaakt met huurders op Sofie, ons sociaal intranet. Dit helpt in het betrokken blijven bij de mensen waarvoor we het uiteindelijk doen.”

“Daarnaast deelt Vidomes steeds meer met haar huurders én de buitenwereld in het algemeen. We laten actief zien wat we doen als organisatie, stimuleren participatie en zoeken de dialoog op via onze wijkbeheerders, sociaal beheerders en andere collega’s in de wijk.”

‘Door te weten wat er speelt, worden onze standaardprocessen continu verbeterd en kunnen we maatwerk bieden waar nodig’

Eenvoud

De essentie van interne communicatie zit hem in eenvoud, vat Froukje samen: “Eenvoudig de juiste collega’s betrekken en informeren. Het is daarbij van belang dat niet allerlei verschillende tools en platformen in gebruik zijn, maar juist één centrale plek waar iedereen elkaar kan treffen en waar samengewerkt wordt.”

“In ons geval leiden alle wegen naar Sofie. We hebben er bewust voor gekozen om Sofie als enig bulkcommunicatiemiddel voor interne communicatie in te zetten. We gebruiken ook de bekende Office-tools voor ons dagelijks werk, maar de communicatie eromheen en het terugkijken van bijvoorbeeld een personeelsbijeenkomst gebeurt via Sofie.”

Vliegwiel

Goede interne communicatie is volgens Melissa een vliegwiel voor nieuwe initiatieven, projecten en betere samenwerking: “Door te weten wat er speelt, worden onze standaardprocessen continu verbeterd en kunnen we maatwerk bieden waar nodig.”

“Een mooi voorbeeld is onze ‘groep’ de Portal Verkenners op Sofie. Binnen deze groep kunnen alle collega’s meedenken over onze portalen, zoals het KCC-portaal, de website en ons klantportaal Mijn Vidomes. Verbeterideeën worden hier achtergelaten vanuit alle hoeken van de organisatie. Vervolgens denken andere collega’s hierop mee, ontstaan er mooie discussies en nóg betere verbetervoorstellen om op te pakken. Na het realiseren van een verbetering informeren we de organisatie over de nieuwe functionaliteit of wijziging.”

Intern beginnen is extern winnen

Ook voor externe communicatie is goede interne communicatie essentieel, vervolgt Froukje: “’Intern beginnen is extern winnen’ is een gevleugelde uitspraak die absoluut waar is. Door goede interne communicatie zijn wij als communicatieteam goed op de hoogte van wat er speelt.”

“Hierdoor halen we input op wat we kunnen gebruiken bij onze externe communicatie. Belangrijk, want als stafafdeling zitten wij minder dicht bij onze huurders. Door ervaringen en initiatieven te delen halen we de buitenwereld naar binnen, en hebben we een mooi haakje voor het externe contact.“

Verplaatsen in de doelgroep

Goed communiceren vraagt je kunnen verplaatsen in je doelgroep, beaamt Melissa: “Dat is het startpunt en daarmee zoek je aansluiting, stem je je bericht en het communicatiemiddel af.”

“En voor interne communicatie is het belangrijk dat je niet alles naar je toetrekt als communicatieafdeling. Durf het los te laten en geef collega’s die expert zijn op een bepaald vakgebied de ruimte. Biedt hen de juiste tools en ondersteuning om zelf te communiceren. Wij jagen actief het gebruik na en reageren goed op vragen en signalen. En is een vraagstuk groter dan wij als team aankunnen? Dan helpen we het verder te brengen in de organisatie.”

Gebruiksvriendelijk

Qua ICT vraagt goede communicatie om gebruiksvriendelijke applicaties die goed toegankelijk zijn vanaf verschillende apparaten. Froukje: “Het eerdergenoemde intranet Sofie is daar een goed voorbeeld van. Zes jaar geleden hebben we bewust voor Embrace en hun software gekozen vanwege deze gebruiksvriendelijkheid. Samen met hen blijven we nieuwe functionaliteiten toevoegen en bestaande functies verder benutten.”

“Vidomes heeft hiervoor een intern ontwikkelteam dat wekelijks werkt aan de verbetering van verschillende portalen, waaronder het intranet. Naast onze eigen verbeterideeën is het gebruikersforum van Embrace een belangrijke inspiratiebron. Hier kunnen we laagdrempelig informatie met andere corporaties uitwisselen over hoe ze zaken hebben aangepakt en wat hun ervaring is. De bereidheid om elkaar te helpen – en dus samen beter te worden – is hier groot.”

‘Eind vorig jaar deden we mee aan een onderzoek naar de inzet van interne digitale media. Daarin kwam Sofie op een gedeelde eerste plek met het intranet van Shell. Een prestatie waar we ontzettend trots op zijn’

Meer interactie

“Voor het succes van Sofie hebben we een aantal KPI’s opgesteld,” vertelt Melissa. “Zo meten we het actieve gebruik, interactie op het intranet, het aantal actieve groepen en of buiten voldoende naar binnen komt.”

“In de afgelopen jaren dat we vanuit huis werken, is Vidomes Sofie steeds meer gaan gebruiken. Zo steeg het aantal geplaatste berichten in 2021 met 25 procent, steeg de hoeveelheid reacties met 45 procent én het aantal likes met 3 procent. Voor de komende jaren lijkt het ons interessant om op teamniveau te zien of iedereen Sofie inzet. Als blijkt dat sommige teams minder of geen gebruikmaken van de mogelijkheden, hebben we een aanknopingspunt om ons intranet verder te verbeteren.”

“Overigens zijn we enorm tevreden met de tot nu toe behaalde resultaten. Eind vorig jaar deden we mee aan een onderzoek naar de inzet van interne digitale media. Daarin kwam Sofie op een gedeelde eerste plek met het intranet van Shell. Een prestatie waar we ontzettend trots op zijn.”

Kantoor van de toekomst

Interne communicatie en de online werkplek worden steeds meer met elkaar verweven, sluit Froukje af: “Heel praktisch betekent dat voor ons dat Sofie steeds beter gaat samenwerken met andere applicaties en de functie van een centrale online werkplek wordt verstevigd.”

“Daarnaast is het voor organisaties – en dus ook woningcorporaties – relevant om te kijken naar zaken als hoe vertalen we het ‘kantoor van de toekomst’ naar interne communicatie? Als we hybride gaan werken, wat verandert er dan in de functies voor interne communicatie? Wat betekent dit voor onze kanaalstrategie en hoe bereiken we collega’s die níet achter een laptop zitten? Zo kunnen we de interne communicatie steeds verder verbeteren, om uiteindelijk een zo goed mogelijke dienstverlening te bieden aan onze huurders.”

‍