Het intranet managementplan: De basis voor het behalen van je intranetdoelen

Het succes van je digitale werkplek valt of staat met aandacht, in de breedste zin van het woord. Zo ook aandacht voor het managen van de digitale werkplek. Eerder schreven we al dat een belangrijke basisvoorwaarde het opstellen van een intranetstrategie is (basisvoorwaarde 1). Er liggen 4 basisvoorwaarden ten grondslag aan het succes van je digitale werkplek. In deze blog bespreken we basisvoorwaarde 2.

Basisvoorwaarde 2: Zorg voor een duidelijk intranet managementplan

Basisvoorwaarde 2 is het managen van het intranet. Het managen begint bij het maken van een planning en rolverdeling. Je maakt dus de, misschien wel ambitieuze, intranetdoelstellingen behapbaar in het intranet managementplan. Hoe je dat doet, lees je hieronder.

Waarom een intranet managementplan?

Het intranet is van iedereen: je collega’s mogen delen, liken en samenwerken op één platform. Tijdens hun werk komen zij dingen tegen die ze liever anders willen zien: door het gebruik van de digitale werkplek ontstaan gebruikerswensen. Ook hebben diverse afdelingen verschillende belangen bij en daarmee ideeën over het platform. Die wensen en ideeën moeten worden beoordeeld: iedere keuze heeft gevolgen voor de inzet van mensen, middelen en budget.

Daarom is een intranet managementplan zo belangrijk. Hierin leg je vast wie de kaders en richtlijnen stelt en wie deze toetst. Maar ook hoe het proces wordt gestuurd. En hoe afdeling overstijgend wordt samengewerkt om doorontwikkelingen te realiseren door wensen te prioriteren en in te plannen. Het draagt dus bij aan een soepele werking van het intranet.

Vaak werk je als projectgroep toe naar de livegang van het intranet. Het is een mooie mijlpaal, maar het ‘echte’ werk begint dan pas . Houd in gedachten dat je na de livegang ook nog werkt aan doorontwikkeling en adoptie van het intranet. Het helpt enorm om dit vooraf te beleggen in de ‘projectscope’ en dus uit te werken in een plan.

Projectscope staat tussen haakjes, want eigenlijk gaat de ontwikkeling van het intranet altijd door: de flexibiliteit van moderne werkplekken maakt dat je snel kan inspelen op trends en ontwikkelingen. Iets wat cruciaal is voor de organisatie van nu: De digitale organisatie. Wil je weten hoe je een digitale organisatie vormt? Lees dan de blog: Hoe vorm je een digitale organisatie: de 6 succesfactoren.

Uit welke onderdelen bestaat een intranet managementplan?

Het hebben van een managementplan is belangrijk omdat hierdoor de besluitvorming en planningsprocessen mogelijk worden gemaakt. Hiermee wordt het intranetteam ondersteund. Elke organisatie is uniek dus een kant en klaar management plan bestaat niet. Een mooi startpunt zijn de onderdelen die Step Two aangeeft:

Strategie: Door de strategie te formuleren, heb je een duidelijk doel voor ogen en dat helpt bij het verder vaststellen van de planning en de verantwoordelijkheden. Hoe je een goede strategie vormt staat beschreven onder basisvoorwaarde 1.
Eigenaarschap: Wie heeft de autoriteit om beslissingen te maken? Is dit afdeling overstijgend? Is dit het intranetteam? En wie vormen dan het intranetteam?
Rollen en verantwoordelijkheden: Wie heeft een rol bij het runnen van het intranet? Denk aan het vormen van de strategie, beheren van de hardware en produceren, beheren en controleren van content. De verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden gedefinieerd en gecommuniceerd. Dus wie wordt community manager, functioneel beheerder of ambassadeur en wat zijn de verantwoordelijkheden die bij die rollen horen.
Beleid en richtlijnen: Wat doen we wel/ niet via het intranet? En wie controleert de naleving van de regels? Medewerkers vinden het prettig om te weten binnen welke kaders zij hun taken kunnen uitvoeren.
Feedback en monitoring: Het analyseren van statistieken en gebruik en het ontvangen van feedback is belangrijk. Zo kan je bepalen op welke gebieden direct actie moet worden ondernomen en welke je meeneemt in de doorontwikkeling. De resultaten vormen de basis voor verdere besluitvorming.
Ondersteuning: Naast het beleggen van verantwoordelijkheden, is het ook belangrijk processen in te richten. Bij wie kan je terecht voor vragen, gebruikerswensen, melden van fouten en het dagelijks onderhoud.
Training: Zorg voor trainingen op maat. Het is interessant voor ieder (nieuwe) gebruiker hoe je het intranet gebruikt. En maak aanvullend materiaal voor bijvoorbeeld groepsbeheerders, ambassadeurs of management.

En het belangrijkste: houd het simpel. Creëer kaders, stel geen strikte regels op. Zodat medewerkers binnen die kaders hun werk kunnen uitvoeren. Meer handvatten nodig? Download gratis ons boek “In 7 stappen naar een succesvol social intranet”.