Ons leven wordt alsmaar digitaler. Dat zie je ook terug in de manier waarop we werken. Steeds meer organisaties kiezen daarbij voor een werkplek online: een platform waarvandaan iedereen werkt, waar alle informatie te vinden is en waar alle communicatie plaatsvindt. Maar waarom doen ze dat? Waar zit de meerwaarde precies? Dit zijn de 8 belangrijkste voordelen van een digitale werkplek.
Van rokerig kantoor naar digitale werkplek
Waar denk jij aan als we ‘jaren-60-kantoor’ zeggen? Waarschijnlijk aan bruine meubels, aan met schrootjes beklede wanden en aan rokende mannen in pak. Misschien ken je de Netflix-serie Mad Men wel: de sfeer uit deze serie is kenmerkend. ‘De werkplek’ was destijds een behoorlijk statisch begrip: vaste mensen op vaste plekken op vaste tijden.
Naarmate de technologie zich ontwikkelde en computers een grotere rol gingen spelen, veranderde de manier waarop we werkten. En dus ook de werkplek. Uitvindingen als het internet en krachtige servers zorgden ervoor dat bestanden toegankelijker en collega’s bereikbaarder werden. Je kon ook best eens in een andere ruimte gaan zitten: flexplekken werden een begrip.
Maar een online werkplek? Dat is nog weer een stapje verder. Cloud-oplossingen kwamen nog niet zo lang geleden om de hoek kijken, maar zijn nu al niet meer weg te denken. Ook voor veel organisaties blijken ze een ideale oplossing te zijn. In 2021 is een digitale werkplek de meest efficiënte manier van (samen)werken geworden.
Waarom? Dit zijn de 8 grootste voordelen van een werkplek online.
1. Een digitale werkplek online is altijd toegankelijk
Hoewel de volgorde van deze lijst willekeurig is, behoort nummer 1 wel tot de allergrootste voordelen van een werkplek online: de toegankelijkheid. Elke gebruiker kan op elk moment en op elke plek – dus niet alleen binnen de muren van het kantoorpand – inloggen en aan het werk gaan. Ook onderweg, buiten of thuis aan de keukentafel.
Werkt een groot deel van je medewerkers niet met een computer? De ontwikkeling van mobile first digitale werkplekken zorgt ervoor dat je niet achter een bureau hoeft te zitten. Met een smartphone of tablet krijgt iedereen eenvoudig toegang tot alle belangrijke informatie. Collega’s zijn bovendien snel en moeiteloos bereikt.
Voor bijvoorbeeld organisaties met veel buitendienstmedewerkers is de mobiele toegankelijkheid van een online werkplekken een echte uitkomst. Vragen kunnen snel beantwoord worden, klanten kunnen sneller geholpen worden en informatie kan eenvoudig door elke gebruiker opgevraagd worden.
2. Informatie is in een oogwenk beschikbaar
Elke organisatie heeft bepaalde belangrijke documenten of bestanden die door veel mensen gebruikt worden. Met een werkplek online krijgen medewerkers de mogelijkheid deze informatie snel in te zien. Ze kunnen het eventueel bewerken, delen en opslaan. Meerdere collega’s kunnen daarbij tegelijkertijd in dezelfde documenten werken.
Alle content die voor gebruikers relevant is, hebben ze met een digitale werkplek direct op hun scherm. Wanneer een klant met een vraag komt, is de informatie zo gevonden. En hoe zat het ook alweer met de interne verlofregeling? Een online werkplek wijst gebruikers in de goede richting. Werken wordt niet alleen leuker, het gaat ook makkelijker en sneller.
3. Je communiceert efficiënter
Goede interne communicatie is voor organisaties goud waard. Een digitale werkplek is hiervoor het ideale hulpmiddel.
Collega’s wijzen elkaar taken toe en communiceren één-op-één, richting de hele organisatie of binnen een groep. Dat gaat een stuk sneller dan via een onoverzichtelijke stroom e-mails. Heb je meerdere vestigingen? Ze staan met een werkplek online direct met elkaar in verbinding. Je verspreidt ook vanuit de directie of het management een boodschap doelgericht over je organisatie.
Er zijn digitale werkplekken die specifiek gericht zijn op samenwerking en communicatie. Zo geeft een social intranet je hiervoor verschillende tools. Elke medewerker heeft de kans zelf content toe te voegen, te wijzigen of met collega’s te delen.
4. Je profiteert optimaal van de aanwezige kennis
Kennisdeling is misschien wel een van de meest onderschatte aspecten van samenwerking. Binnen een organisatie zijn bergen kennis aanwezig, over de meest uiteenlopende zaken. Hoe groter je organisatie, hoe meer kennis er is. Maar maak je daar eigenlijk wel gebruik van?
Met een digitale werkplek kan iedereen binnen een organisatie gebruik maken van elkaars kennis. Je ziet wie waar verstand van heeft, en hebt die persoon met een paar klikken bereikt. Door kennisdeling verandert een online werkomgeving in een groot, toegankelijk kennisplatform. Het gevolg? Je organisatie als geheel wordt exponentieel slimmer.
5. Je werkt veilig en met de nieuwste technologie
Technologische ontwikkelingen gaan snel. Producten en software worden keer op keer verbeterd en aangepast, vaak in razend tempo. Ook een digitale werkplek krijgt regelmatig updates. Deze garanderen dat je optimaal kunt blijven werken, maar ook dat je je werkplek online veilig kunt gebruiken.
Dankzij de betrouwbare manier waarop je digitale werkplek via goed beveiligde servers in de cloud opereert, ben je verzekerd van een goed functionerende, veilige werkomgeving. Een werkplek online is daarbij, net als je organisatie, constant in ontwikkeling. Doordat je werkplek meegaat met de technologische ontwikkelingen, kun je steeds inspelen op de nieuwste trends.
De ontwikkelaars van je digitale werkplek zorgen ervoor dat je intranet geregeld een update krijgt. Daarnaast werken ze aan nieuwe technologische oplossingen en functies, waarmee je nog makkelijker en efficiënter gebruik maakt van het platform. Stel je voor dat je auto op die manier voor je werd onderhouden!
6. Applicaties geven je een complete digitale werkplek
We noemden het al even bij punt 4: een werkplek online is gekoppeld aan of geïntegreerd met diverse applicaties. Een van de belangrijkste is Office 365 van Microsoft: een onmisbare toolkit voor wie online (samen)werkt.
Een social intranet is, gekoppeld aan Office 365, een complete digitale werkplek; een persoonlijke startpagina met een uitgebreide gereedschapskist.
Een werkplek online mét Office 365 geeft je de beschikking over Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Skype, Sharepoint en meer. Koppel dat aan de voordelen die een social intranet biedt op het gebied van communicatie, samenwerking en kennisdeling, en je kunt als organisatie alle kanten op.
7. Je haalt makkelijker talent binnen
Los van de voordelen die een digitale werkplek biedt voor de manier waarop je werkt, maakt het ook het binnenhalen van nieuwe medewerkers makkelijker. Een werkplek online is voor jonge, talentvolle millennials een aantrekkelijk vooruitzicht. Je laat ze tijdens hun eerste dagen meteen zien hoe ze informatie vinden en wie hun collega’s zijn.
Wanneer je een potentiële medewerker bij wijze van proef een uurtje laat meekijken op je online werkomgeving, is de kans groot dat je hem of haar enthousiast maakt. Daarnaast is het een ideale manier om iemand snel en eenvoudig kennis te laten maken met je organisatiecultuur. Het inwerkproces wordt makkelijker én gaat sneller.
8. Met een digitale werkplek betrek je mensen bij je organisatie
Hoewel ‘samen’ een van de sleutelwoorden van een digitale werkplek is, kan elke individuele gebruiker zijn werkplek online inrichten zoals hij wil. Het laatste nieuws, veelbesproken onderwerpen, een persoonlijke tijdlijn, verschillende widgets – net waar je voorkeur ligt. Op basis van interesses krijgt iedereen de best passende content te zien.
Je werkt collectief naar doelstellingen toe, maar iedereen heeft daarbij andere voorkeuren. Met een persoonlijke aanpak en een zelf in te richten online werkplek gaan mensen hun werk beter en met meer plezier doen. Zo motiveer je medewerkers en betrek je ze bij je organisatie.
Wat voor werkplek wil jij?
Het rokerige kantoor staat voor de manier waarop we vroeger werkten. Maar de digitale werkplek online is misschien wel hét symbool van de moderne organisatie. Het is niet voor niets dat steeds meer organisaties (van overheidsinstantie tot commercieel bedrijf) kiezen voor deze werkwijze.
Een werkplek online is een toegankelijk, compleet, veilig en continu doorontwikkeld platform waarmee je snel communiceert, efficiënt samenwerkt en waarmee je als organisatie wendbaarder wordt. Het is inmiddels voor talloze organisaties de meest praktische oplossing.
Je krijgt met een digitale werkplek regelmatig de beschikking over nieuwe functionaliteiten en kunt zelf nieuwe ontwikkelingen initiëren en ideeën aanleveren. Doordat je online werkplek meegroeit met de technologie en met je organisatie, is hij uiterst toekomstbestendig.
Maar – wacht even. Waar zit dan het addertje?
Nou, dat zit er niet. Een online werkplek is anno 2021 een no-brainer. Je gaat als organisatie én op persoonlijk niveau beter werken, je werk wordt leuker, je betrekt medewerkers en je haalt makkelijker nieuw talent aan boord. Als dat geen voordelen zijn, weten wij het ook niet meer.
