Om toekomstbestendig te zijn als organisatie moet je digitaal transformeren. Eerder schreven we al wat digitale transformatie precies inhoud. Conclusie: digitaal transformeren is veel meer dan het slim inzetten van digitale technologieën. Het draait om het omvormen van je organisatie. En de verandering heeft geen eindpunt, maar is een doorlopend proces. Goed verhaal, maar hoe transformeer je nu naar een digitale organisatie?
Onderzoeksbureau Gartner identificeert 6 barrières die digitale transformatie in de weg staan. Embrace implementeerde de afgelopen jaren bij meer dan 250 organisaties onze social business oplossing. Inmiddels werken zo’n 270.000 professionals met de digitale werkplek. Van onze samenwerkingen leren we veel, bijvoorbeeld over hoe de digitale werkplek dagelijks in verschillende branches wordt gebruikt. Vanuit de ervaringen die we hebben opgedaan laten we ons licht schijnen op Gartner’s barrières en vormen het om zodat het juist succesfactoren worden.
De link met social business
Allereerst, wat heeft social business met digitale transformatie te maken? Voor ons is dat heel vanzelfsprekend, maar ik kan me voorstellen dat dit niet voor iedereen geldt. Om complexe vraagstukken te kunnen beantwoorden is het belangrijk dat organisaties snel kennis kunnen mobiliseren. De benodigde kennis is kriskras in de gehele organisatie aanwezig bij professionals en niet alleen bij directie, management of staf. Het verminderen van bureaucratie en hiërarchie kan ervoor zorgen dat professionals makkelijker en sneller met elkaar in verbinding komen. En dat er dus snel en flexibel ingespeeld kan worden op een veranderende vraag en/of markt. Iets wat essentieel is bij digitale transformatie.
Ons social business platform ondersteunt professionals met grootschalige interactie en samenwerking. Het mobiliseren en structuren van kennis gaat hierdoor sneller en gemakkelijker. Met directe, snelle en laagdrempelige communicatie tussen medewerkers onderling en externe partners ontstaan er nieuwe verbindingen dwars door de bestaande hiërarchische verhoudingen. Professionals kunnen zelf gemakkelijk online een groep starten en collega’s en partners uitnodigen om ideeën verder uit te werken. Over zelfsturend gesproken. Wij geloven dus dat social business digitale transformatie mogelijk maakt. En dan nu de hamvraag: hoe kan jouw organisatie digitale transformatie mogelijk maken?
Succesfactor 1: Samenwerkingscultuur
Het fundament voor een digitale organisatie is een samenwerkingscultuur. Verder dienen medewerkers openstaan voor nieuwe ideeën en ook de ambitie hebben deze uit te voeren. Dit betekent dat vaste structureren tussen managers en hiërarchisch ingerichte organisaties geen schijn van kans hebben. Digitale innovatie vereist juist het tegenovergestelde: multifunctionele, zelfsturende en samenwerkende teams die niet bang zijn om te falen.
Cultuurverandering ontstaat niet zomaar en ook niet in een dag. Neem de tijd en laat vooral directie en middenmanagement voorbeeld geven. Laat je inspireren door de volgende must-reads:
Wat is de rol van het managementteam op het social intranet? 3 praktijkvoorbeelden
Je interne communicatie verbeteren: 7 handige tips
Succesfactor 2: Kennisdelen
Het succes van digitale transformatie valt of staat met de bereidheid van medewerkers om hun plannen te delen. Die bereidheid wordt uiteraard ook beïnvloed door de organisatiecultuur. Meer informatie over dit onderwerp staat in de whitepaper ‘De mens achter de digitale werkplek’. Een echte aanrader als je meer weer wil weten over waarom medewerkers wel of niet bereid zijn om kennis te delen!
Succesfactor 3: Haal de juiste skills en middelen in huis
Ok, je bent overtuigd en wil aan de slag met digitale transformatie. Vaak blijkt dat organisaties de benodigde kennis, ervaring en middelen missen. Bedrijfsprocessen en de IT-inrichting moeten klaar zijn voor de verandering. De gevraagde vaardigheden zijn dan ook uitgebreid: veranderen betekent dat je een diepgaand begrip van het digitale domein, inclusief social media, big data en nog veel meer, combineert met uitgebreide business-kennis. Als organisatie moet je kijken waar de leemtes in de kennis zit, en dan gerichte opleidings- en trainingsplannen ontwikkelen.
Om meer inzicht te krijgen in welke kennis in de organisatie aanwezig is, ontwikkelden wij de Kennisconnector. In het eventverslag van het Digital Workspace Event staat een voorbeeld hoe de HR-afdeling van De Friesland Zorgverzekeraar de kennisconnector gebruikt bij talentmanagement.
Succesfactor 4: Breng mensen, processen en technologieën samen
Om tot nieuwe bedrijfsmodellen en diensten te komen moet je verschillende mensen, processen en technologieën combineren. Nieuwe vaardigheden kunnen worden aangeleerd of er kan een aparte groep binnen je organisatie worden opgezet die aan de gang gaan met innovatie. Een goed voorbeeld van het combineren van technologieën, processen en mensen is ons innovatieplatform. Op het platform breng je mensen en hun ideeën samen en hierdoor wordt innovatie gestimuleerd. In deze case wordt beschreven hoe kennisinstituut Deltares innovatie voor elkaar krijgt:
Het ideeënplatform: zo stimuleer je innovatie onder medewerkers
Succesfactor 5: Ban procedures of pas ze aan
Vooraf vastgelegde processen werken vertragend in het transformatieproces van een organisatie. Een digitale organisatie vereist juist flexibiliteit en snelheid. Iedere organisatie heeft z’n eigen procedures en processen, er is dan ook geen format voor. Experimenteer en kijk zelf welke interne procedures wel of niet werken.
In ons boek ‘Social werkt: De impact van de digitale werkplek’ gaan we in op hoe je veranderdoelen kan realiseren met social business.
Succesfactor 6: Formuleer een heldere platformstrategie
Organisatorische verandering kost tijd, veel tijd: de hele organisatiestructuur moet worden omgegooid en de juiste platformen op maat gemaakt. Daar hoort een duidelijke platformstrategie bij die continue verandering ondersteunt. Omdat wij geloven dat een digitale werkplek hét juiste platform is dat digitale transformatie ondersteunt, hierbij een stappenplan voor een intranetstrategie. Door de vragen te beantwoorden als: ‘Wat is de toekomstvisie van de organisatie? Zijn er processen die nu niet goed lopen? Wat missen medewerkers bij het doen van hun werk?’ kom je tot een ijzersterke strategie.
Download gratis het Stappenplan Intranetstrategie
