Intranet best practices: 9 praktijkvoorbeelden voor een professioneel intranet [infographic]

Wil je niet het hele artikel lezen? Bekijk dan even onze nieuwe infographic:

1. Maak je intranet toegankelijk

Een organisatie die goed samenwerkt is per definitie sterker dan een organisatie die als los zand aan elkaar hangt. Als je een groot aantal teams en afdelingen hebt, en misschien zelfs verschillende vestigingen, is efficiënt samenwerken niet altijd eenvoudig. Met een intranet breek je deze barrière. Tenminste, als je het voor iedereen toegankelijk maakt.

Breng in kaart wie het intranet moet gebruiken en welke informatie zichtbaar moet zijn. Maar bedenk ook op welke apparaten collega’s het intranet gaan gebruiken. Het zou zomaar kunnen dat niet iedereen binnen je organisatie achter een computer zit.

Medewerkers van de buitendienst van gemeente Smallingerland gebruiken het intranet op het moment dat ze bomen snoeien. Zo houden ze niet alleen hun collega’s op de hoogte van hun activiteiten, maar ervaren ze zelf ook een grotere verbondenheid met de organisatie.

2. Richt je intranet goed in

Een goed functionerend, professioneel intranet valt of staat met een goede inrichting. Daarbij speelt de contentstructuur een grote rol. Bedenk welke informatie je kwijt wilt op je intranet, op welke manier deze informatie getoond wordt en in hoeverre gebruikers erop kunnen reageren. Niet elk type content gebruik je immers op dezelfde manier.

Een ander belangrijk inrichtingselement is de onderverdeling in teams. Een afdeling kan een team vormen op het intranet, maar een team kan ook bestaan uit mensen van verschillende afdelingen. In de praktijk blijkt het handig om in elk geval te zorgen voor een indeling waarbij iedereen lid is van ten minste één vooraf aangewezen team. Een overzichtelijk aantal open teams kunnen we je hierbij aanraden. Je zult merken dat er vanzelf meer teams ontstaan, waaronder ook informele groepen.

Een goed praktijkvoorbeeld zien we bij Wageningen University & Research. Zij dachten goed na over de content-inrichting en maakten per afdeling een gepersonaliseerde nieuwspagina. Als gebruiker kun je zelf kiezen van welke afdeling je nieuwsberichten volgt. Een biologieprofessor kan er bijvoorbeeld voor kiezen om ook nieuws te ontvangen van de faculteit Maatschappijwetenschappen of de afdeling Financiën.

3. Geef het management een voorbeeldrol

Als het goed is gebruikt (bijna) iedereen binnen je organisatie het intranet: van medewerker tot directeur. Voor het managementteam of de directie is daarbij een heuse voorbeeldrol weggelegd. Zij kunnen er ook voor zorgen dat het intranet gewaardeerd, gebruikt en benut wordt.

Een manager of directeur die op het intranet transparant communiceert, regelmatig van zich laat horen, maar ondertussen ook anderen de kans geeft dit te doen, kan fungeren als een echte aanjager. De gemeente Zaanstad begreep dit en organiseerde verschillende informatiesessies voor afdelingshoofden en teammanagers. Deze kregen hierin de waarde en het belang van het intranet uitgelegd. Een slimme werkwijze, die we iedereen kunnen aanraden.

Diederik Hommes, directeur van organisatieadviesbureau Rijnconsult, publiceerde alle e-mails die hij ontving op het intranet – tenzij ze van persoonlijke aard waren. Hij beantwoordde de mails eveneens op het intranet. De boodschap? ‘Dit is de plek waar we communiceren!’ Ook andere leden van het managementteam zijn bij Rijnconsult actief op het intranet. Zo schrijven ze er iedere week een blog over nieuwe ontwikkelingen, commerciële activiteiten en aansprekende projecten.

4. Geef je intranet een gezicht

Een intranet met een gezicht? Jazeker! Een intranet kan een behoorlijk abstract begrip zijn. Niet iedereen heeft direct een beeld bij wat de software precies voor hem of haar kan betekenen. Door je intranet een naam en een gezicht te geven, maak je het levendiger. Je moedigt het gebruik ervan aan: een doorslaggevende factor in het succes. Lees voor meer inspiratie het artikel: 10 creatieve manieren om je nieuwe social intranet te lanceren.

Zorginstelling Thebe hoef je dit niet meer uit te leggen. De instelling zette vol in op het personaliseren van haar intranet. En dat lukte. Ze noemden het intranet Jet. Voor de mensen die bij de organisatie werken, fungeert Jet als een digitale collega. Het intranet is er toegankelijk en herkenbaar door geworden. “Medewerkers weten bij het zien van Jet direct dat de boodschap voor hen is bedoeld.”

5. Zorg voor volledig ingevulde profielen

Een intranet heeft talloze functies. Eén ervan is die van ‘smoelenboek’. Het is ontzettend handig wanneer iedereen binnen je organisatie weet wie zijn of haar collega’s zijn. En belangrijker nog: welke kennis en expertise die collega’s in huis hebben. Complete persoonlijke profielen zijn hierbij onmisbaar. Toch vullen mensen om verschillende redenen hun profiel soms niet volledig in. Zonde!

Door het invullen van profielen te belonen, stimuleer je mensen actie te ondernemen. De gemeente Epe trakteerde elk team met volledig ingevulde profielen op taart. Ook woningcorporatie Accolade zette een stapje extra voor complete profielen, door grote stickers op toiletspiegels te plakken. Het maken van een profielfoto werd op die manier aangemoedigd.

6. Loop niet te hard van stapel

Een nieuw social intranet is leuk en spannend. Allemaal frisse functies en verse mogelijkheden. Soms heeft het wat weg van een digitale speeltuin. Toch is het raadzaam om rustig van start te gaan. Medewerkers overdonderen met een vloedgolf aan nieuwe tools en handigheden werkt vaak niet.

Een stapsgewijze invoering van het intranet is de beste methode, vinden ze bij zorgverzekeraar De Friesland: “We wilden klein beginnen en mensen stukje bij beetje laten aanhaken. Een voordeel hiervan is dat je al snel wat hebt om aan de organisatie te laten zien, waardoor het belang van extra functionaliteiten ook weer makkelijker ‘te verkopen’ is.”

7. Hou je projectgroep actief

Het klinkt misschien als een open deur: natuurlijk vergeet je het intranet niet wanneer je het eenmaal volledig in gebruik genomen hebt. Toch blijkt dit organisaties dikwijls moeite te kosten. Waar tijdens de voorbereiding een aangewezen projectgroep ‘op’ het intranet zat, valt deze regelmatig uit elkaar als het werk gedaan is. Maar let op: het werk is nog niet gedaan!

Op het moment dat je gebruik gaat maken van je intranet, zul je het functioneren ervan op de voet moeten blijven volgen. Matthijs Heuvelman en Marco van der Hoeven van de gemeentelijke BAR-organisatie merkten dit in de praktijk. Hun advies? “Het realiseren van je intranet begint pas na livegang. Leef daarom niet al te veel toe naar dat moment. Zorg dat het project langer doorloopt en de projectgroep pas later wordt ontbonden.”

8. Ga je intranet gebruiken!

Het klinkt logisch: je hebt een intranet, dus gebruik je het. Toch blijkt de praktijk weerbarstiger. Voor een organisatie is draagvlak voor het intranet van levensbelang voor het gebruik ervan. Op het moment dat iemand de meerwaarde ervan niet inziet, gaat diegene het ook niet gebruiken. Zorg daarom dat je vanaf de kick-off mensen bij het project betrekt, het liefst uit alle lagen van je organisatie.

‘Gebruiken’ staat overigens niet per se voor het plaatsen van of reageren op berichten. Ook iemand die alleen leest en liket is een gebruiker. Kijk goed naar welke mensen je binnen je organisatie hebt en welke rol zij op het intranet zouden kunnen vervullen. Dat kan soms helemaal losstaan van hun functie op de werkvloer.

Bouwbedrijf Plegt-Vos benoemde een stuk of tien ambassadeurs, die werden geselecteerd op basis van hun activiteit op social media: “Hun taak was ervoor te zorgen dat mensen met het intranet bezig zijn. Dus aanjakkeren, stimuleren, duwen, trekken, tips en trucs geven, ervoor zorgen dat het goed op het netvlies staat.” En dat werkte.

9. Stel een goede communitymanager aan

We noemden eerder al hoe belangrijk het is om het intranet draaiend en levend te houden. Daar kun je verschillende mensen bij betrekken, maar je kunt er ook een hoofdverantwoordelijke voor aanstellen: een community manager.

Een goede community manager is betrokken bij het succesvol functioneren van een professioneel intranet. En niet alleen tijdens kantooruren. De community manager leert zijn of haar collega’s goed kennen en betrekt hen bij het intranet door ze met elkaar te verbinden.

Als hoofdverantwoordelijke geeft de community manager zelf het goede voorbeeld. Hij of zij deelt relevante content en blijft zich ondertussen ontwikkelen via trainingen. Op die manier zorgt een community manager ervoor dat hij of zij de kar van je intranet blijft trekken.

Intranet best practices: doe er je voordeel mee!

Met bovenstaande intranet best practices kan jouw organisatie nóg meer halen uit het intranet. Twijfel je nog of een social intranet iets voor jouw organisatie is? Of wil je meer weten over hoe je organisatiedoelen behaalt met het social intranet? We vertellen je er graag meer over in de blog “Succesvol social intranet: 4 voorwaarden voor het behalen van intranetdoelen”.