Intranet voorbeelden: hoe zorg je voor een goed intranetdesign?

Meer intranet voorbeelden zien? Download dan het Intranet Design Handboek vol met checklists, werkbladen en 20 voorbeelden van intranetten.

Wil je meer intranet voorbeelden zien? Klik hier.

Een visueel aantrekkelijk intranet motiveert je collega’s om het te gebruiken. Je kunt het intranet dwingen wanneer je belangrijke documenten erop zet. Maar als het intranet gebruiksvriendelijk is en er mooi uitziet, gaan mensen het vanzelf aanwenden en hebben ze plezier in het gebruik.

Waarom is het design van een social intranet zo belangrijk?

De betrouwbaarheid van je platform wordt beïnvloed door het intranetdesign. Uiteindelijk heeft het design invloed op of het social intranet gebruikt wordt of niet. Maar hoe zit dat eigenlijk?

Uit verschillende onderzoeken [1, 2] is gebleken dat het design een belangrijke rol speelt wanneer je een website gaat evalueren. Mensen kijken eerst naar aspecten zoals naam, layout, navigatie, afbeeldingen en kleurgebruik voordat ze bepalen of een website betrouwbaar is of niet.

Het eerste wat mensen zien van het social intranet is dus het design. En de eerste indruk is belangrijk. Daarom is het handig om genoeg tijd te steken in het designproces zodat het intranet er niet alleen mooi uitziet, maar ook het uiteindelijke doel vervult, namelijk dat gebruikers snel hun weg vinden in de digitale werkomgeving. Het intranetdesignproces gaat veel verder dan alleen de kleuren, layout en functionaliteiten. Je moet tijdens het proces een strakke planning hebben, nadenken over de functioneel inrichting en rekening houden met de eindgebruikers.

Laten we beginnen met stap 1: Onderzoeken wat de doelen van het intranet zijn en wat de gebruikers willen.

Stap 1: Begrijp wat de gebruikers willen op het intranet

Als het intranetdesign de behoeften van je collega’s reflecteert, zien zij sneller het nut in van het platform. Er zijn verschillende redenen om een social intranet te implementeren, maar uiteindelijk bepalen je collega’s de mate van het succes. Begin daarom met het onderzoeken van wat je collega’s echt willen op het intranet. Door te luisteren naar hun wensen, kan je de nodige content & tools implementeren die hen kunnen ondersteunen in het uitvoeren van hun taken. Zo wordt je intranet een succes.

Denk dus goed over na over het gebruik van het intranet voordat je het gaat ontwerpen:

• Wie gaan het gebruiken en welke functies vervullen zij in de organisatie?
• Hoe gaan je collega’s het gebruiken?
• Wat hebben je collega’s nodig om hun werk goed uit te voeren?
• Welke functionaliteiten hebben zij nodig?
• Welke plek neemt het intranet in tijdens het dagelijks werk?
• Wat voor effect heeft het intranet op je collega’s en hun werk?

Waarom is deze stap belangrijk? Doelen blijven soms vaag en abstract, maar uiteindelijk gaat het om de eindgebruikers. Zij moeten feedback kunnen geven over hoe zij het design en gebruik ervaren.

Op basis van het gebruikersonderzoek kan je de juiste doelen stellen en een business case opstellen.

Op naar de volgende stap: functionele inrichting en content.

Stap 2: Functionele inrichting en content op het social intranet

Wat houdt de functionele inrichting van het social intranet in? Het functioneel ontwerp is het proces waarin alle functionaliteiten die het nieuwe intranet gaat bevatten worden vastgelegd. Bijvoorbeeld: Krijgt het intranet 2 of 3 kolommen? Welke afdelingen of teams krijgen hun eigen groep op het intranet? Wat wordt de naam van het intranet? Welke benaming gebruik je in het hoofdmenu? Laat je inspireren door hoe de VPRO hun intranet heeft ingericht met verschillende typen content.

Voor nóg meer voorbeelden en tips & tricks over de inrichting van de startpagina, check het werkboek.

Gebruiksvriendelijk intranet

Hoe zorg je ervoor dat je collega’s niet gebombardeerd worden met te veel informatie? Ga eerst kijken naar welke informatie het belangrijkste is voor het uitvoeren van het werk (zie ook worksheet). Een overvloed aan informatie zorgt voor ‘contentblindness’. Hoe weet de gebruiker dan nog wat belangrijk is?

Wanneer iets op de startpagina staat, betekent dat niet automatisch dat iedereen het leest of dat het relevant genoeg is. Het voordeel van een social intranet is dat gebruikers zelf kunnen bepalen wat voor inhoud en informatie ze willen zien. Zo wordt de content niet alleen bepaald van hogerop. Maar kunnen je collega’s zelf ook beslissen wat ze wel of niet zien. Zo vinden ze nog makkelijker wat ze zoeken.

Bij Gemeente Groningen hebben ze bijvoorbeeld door middel van Google Analytics onderzocht welke algemene pagina’s echt bezocht werden op het intranet. Zo hebben zij veel irrelevante pagina’s (die niet of nauwelijks werden gelezen) verwijderd en daardoor hun navigatie eenvoudiger gemaakt.

Stap 3: Grafisch ontwerp & social intranet voorbeelden

Stap 3, het grafische ontwerp. In principe wordt het intranet vormgegeven op basis van de functionaliteiten die wenselijk zijn in jouw organisatie. Daarnaast spelen elementen zoals branding, kleur, afbeeldingen, lettertype & witruimte een belangrijke rol. We gaan eerst kijken naar wat branding betekent voor het ontwerp.

Branding

De branding van het intranet is misschien waar het allemaal begint. Geef je intranet bijvoorbeeld een naam, zo kunnen je collega’s het intranet makkelijker onthouden. Bij zorginstelling Thebe hebben ze een karakter gecreëerd voor het intranet: Jet (jij en Thebe). Zo kan jij ook een persona creëren waarmee je collega’s zich kunnen identificeren. Door een persona te creëren kan je ervoor zorgen dat het intranet meer gaat leven binnen de organisatie. Hoe kan je een levendig intranet creëren? Lees meer over community management en interne communicatie trends.

Huisstijlhandboek

Hebben jullie al een duidelijke huisstijl? Top! Zorg er dan voor dat de designer die ontvangt en weet hoe hij of zij daarmee kan werken. Dit betekent niet dat je werk klaar is. Het is jullie intranet, dus het moet ook voelen als iets van jullie. Je hoeft niet perse de huisstijl te volgen, maar zorg er ten alle tijden wel voor dat het design consistent blijft. Want consistentie is erg belangrijk voor de ervaring van de gebruikers. Niet alleen heeft consistentie te maken met het imago van het bedrijf, maar het kan ook voor verbinding zorgen.

Hebben jullie geen huisstijl of een verouderde huisstijl? Vraag de designer wat de opties zijn. Hij of zij kan jullie verder adviseren. Bijvoorbeeld door bepaalde ontwerpelementen (kleur, lettertype, fotografie, etc.) uit de vormgeving die jullie op dit moment gebruiken te halen.

In het werkboek krijg je praktische tips over hoe je het social intranet kan laten vormgeven en hoe je de huisstijl als basis kan gebruiken.

Intranet voorbeelden

Stap 4: Feedback geven op het ontwerp

We zijn al bij de laatste stap: Zorg ervoor dat er ruimte komt voor constructieve feedback. Blijf niet al te lang discussiëren over de kleuren, icoontjes en smaak. Denk liever aan de terminologie: is het duidelijk wat je bedoelt met de menuitems? Denk aan doelen: bereikt het intranet de doelen met dit uiterlijk of leidt het af? En denk aan gebruiksvriendelijkheid: is alles leesbaar? Komen de belangrijkste elementen naar voren?

Het is ook mogelijk om meerdere ontwerpen met elkaar te vergelijken. Dit is ook een moment waar het handig is om collega’s buiten de projectgroep te betrekken. Denk hierbij aan mensen van verschillende afdelingen, maar ook aan leidinggevenden. Creëer een eenvoudig systeem voor mensen om te kunnen stemmen en feedback te geven op twee of drie verschillende concepten. Bepaal van tevoren hoe veel gewicht de stemmen van mensen hebben.

En nu, hoe ga je verder met het ontwerpen van je intranet?

Kort samengevat: Een goed intranetdesign bestaat uit een goede mix van vormgeving en inrichting. Het intranet moet duidelijk overbrengen wat het kan bieden en waarom je collega’s het zouden moeten gebruiken door de gebruiksvriendelijke layout. Een goed ontworpen intranet maakt werken prettig! Denk ook over na hoe het eruit gaat zien als je het ontwerp vult met echte content. Dat is vaak veel drukker dan een lege voorbeeldschets.

Welke stappen kan je nu nemen? Download het ebook met meer dan 20 intranet voorbeelden en werkbladen. Je ziet voorbeelden van verschillende keuzes qua kleur, achtergrond en layout van 20 verschillende organisaties. In het werkboek vind je ook worksheets, checklists en tips. Check it out!