Een digitale werkplek mét SSO en ontsluiting van externe applicaties: ZuidOostZorg loopt voorop

‘De zorg wordt steeds zwaarder, dus we moeten slimme dingen doen waarmee we het werk makkelijker maken.’

ZuidOostZorg heeft veertien verpleeg- en verzorgingshuizen en een thuiszorgafdeling in het zuidoosten van Friesland. ‘En eentje in Dokkum’, voegt Tjeerd toe. Als informatiemanager was hij de afgelopen twee jaar nauw betrokken bij het in gebruik nemen van een nieuw social intranet.

ZuidOostZorg maakte jaren gebruik van een intern ontwikkelde en beheerde digitale werkomgeving, gebaseerd op een remote desktop server (RDS).

‘Dat deden we vanuit ons eigen datacenter. Het onderhoud van servers en applicaties, alles regelden we zelf. We hadden er een team met een stuk of zes technische mensen voor, dat fulltime daarmee aan de slag was.’

Prima geregeld, zou je zeggen. Maar de digitale werkplek die ZuidOostZorg hiermee faciliteerde kostte veel inspanning en leverde bovendien niet genoeg op. Voor de 2500 medewerkers was de werkomgeving nauwelijks een toegevoegde waarde. Doordat de nadruk op de technische kant van de werkomgeving lag, ontbrak de aansluiting met de praktijk. ‘Er was weinig tijd om met zorgmedewerkers mee te denken of mee te kijken, om erachter te komen wat zij nu echt nodig hebben in hun werk.’

De digitale werkplek buiten de deur

Rond 2013 besloot ZuidOostZorg dat het anders moest. ‘We wilden een plek creëren waar medewerkers alles zouden kunnen vinden, waar ze echt iets aan zouden hebben. Daarnaast wilden we ons niet meer zo druk maken over de techniek.’ De weg naar de ideale digitale werkomgeving werd ingezet, al zou die nog een paar jaar op zich laten wachten.

Als eerste stap ging ZuidOostZorg haar digitale werkomgeving afnemen als clouddienst. Het in-house team kon zich met andere dingen gaan bezighouden en de informatiebehoefte van de organisatie werd kritisch bekeken.

‘We zijn van meer dan honderd naar zo’n zestig applicaties gegaan’

‘Hoe doen we het nu en wat hebben we nodig? Daar zijn een paar cruciale beslissingen genomen. In de jaren daarna hebben we veel kernapplicaties, zoals onze ECD en andere kernsystemen die we in de zorg gebruiken, geëvalueerd, vernieuwd en uiteindelijk verSaaSt.’

Parallel aan die omschakeling ging het aantal applicaties dat ZuidOostZorg gebruikte flink omlaag. ‘Het was wat versnipperd, medewerkers moesten in verschillende systemen werken. Dat hebben we teruggebracht naar een kern, waardoor het voor hen makkelijker werd. We zijn van meer dan honderd naar zo’n zestig applicaties gegaan.’

Naar een social intranet

Toen ZuidOostZorg in 2018 van een hiërarchisch harkmodel naar zelforganisatie overschakelde, veranderde ook de behoefte op het gebied van de digitale werkplek. ‘In onze IT-roadmap hadden we al bepaald dat we deze weg in zouden slaan. We wilden naar een portal waarbinnen je als gebruiker alles kunt opstarten en vinden.’

Een belangrijke voorwaarde voor de nieuwe digitale werkomgeving van ZuidOostZorg was dat medewerkers vanuit het platform een groot aantal externe applicaties zouden kunnen gebruiken. Diverse Microsoft-oplossingen en producten van andere leveranciers kwamen langs. Hun voornaamste minpunt was dat ze niet laagdrempelig genoeg waren voor gebruikers.

Toen ZuidOostZorg kennismaakte met Embrace was het raak. ‘Het social intranet sloeg direct aan bij onze medewerkers. Het werkt eenvoudig, mensen vergelijken het met Facebook. De keuze was eigenlijk vrij snel gemaakt.’ Stap voor stap begon de zorgorganisatie in april 2018 haar bestaande intranet te vervangen door Embrace.

Snel toegang tot applicaties met Liquit

Even terug naar die belangrijke voorwaarde: het kunnen ontsluiten van applicaties vanuit het intranet. ‘Embrace vertelde dat ze daarvoor Liquit Workspace gebruiken. Dat kenden we niet, maar we waren er na een verkenning enthousiast over.’

Liquit Workspace geeft gebruikers op een snelle en makkelijke manier toegang tot al hun applicaties. Daarbij maakt het niet uit of die applicaties ontsloten worden via SaaS, draaien vanaf een server of geïnstalleerd zijn op het apparaat van de gebruiker. Via een widget is Liquit geïntegreerd in het social intranet van ZuidOostZorg.

‘We wilden medewerkers vanuit hun functie en vanuit hun werklocatie faciliteren. Liquit is daar perfect voor’

‘We wilden graag naar een situatie waarin medewerkers vanuit hun functie en vanuit hun werklocatie gefaciliteerd worden. Een omgeving waar ze vinden wat ze nodig hebben. Liquit is daar perfect voor. Het biedt mensen op basis van hun profiel de applicaties aan die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk.’

Een bijzondere extra eigenschap van Liquit is dat het ook als identity provider kan fungeren. Dat zorgt ervoor dat ZuidOostZorg gebruik kan maken van single sign-on (SSO). ‘We hebben heel lang gezocht naar een betaalbare, volledige weboplossing die SSO ondersteunt. Maar die was er tot voor kort eigenlijk niet.’

Met Liquit Access Manager kreeg ZuidOostZorg alsnog de SSO-oplossing waar het naar zocht. Alle niet-privacygevoelige systemen die het gebruikt werken inmiddels met single sign-on. ‘Wij zijn, als ik me niet vergis, de eerste klant die deze SSO-oplossing van Liquit in productie heeft. Wat dat betreft lopen we voorop. We hebben het sinds september 2019 in gebruik, en het werkt erg goed.’

Intensieve samenwerking

Net als voor het social intranet draaide ZuidOostZorg ook voor de implementatie van Liquit een pilot, met een proof of concept-omgeving (POC). Daarbij schakelde het een partner in: Netflex. ‘Al in een vroeg stadium haakte Netflex aan bij het project. Ze begeleidden de opzet van de POC en de livegang, en zijn nu met het uitvoeren van support en onderhoud rondom Liquit nog steeds betrokken.’

Netflex hielp ZuidOostZorg bij het in kaart brengen van de behoefte vanuit de gebruikers, om uiteindelijk van de zorginstelling de allereerste afnemer van Liquit Access Manager te maken. ‘Die implementatie was echt een technisch project, en zulke projecten gaan nooit zoals je vooraf verwacht. Belangrijk is welke mensen je om je heen hebt, hoe bereid zij zijn om dingen op te lossen. Daarin is elke keer heel goed opgeschaald, en dat is lang niet vanzelfsprekend.’

‘Het is belangrijk dat je leveranciers hebt die goed blijven schakelen’

‘Het is belangrijk dat je leveranciers hebt die goed blijven schakelen. Er was intensief contact tussen de ontwikkelaars van Embrace en de mensen van Netflex, en daar plukken wij de vruchten van. Uiteindelijk stond alles technisch goed, en ging de uitrol van Liquit heel soepel.’

De komende tijd gaat ZuidOostZorg kijken hoe het dingen nog makkelijker kan gaan maken voor medewerkers. ‘We hebben eerst de applicaties meegenomen die veel gebruikt worden, waardoor medewerkers meteen merken dat er iets verbeterd is. Op dit moment zijn we bij de meer complexe applicaties gekomen, en gaan we kijken hoe we die in het verhaal op kunnen nemen.’

Zwaar werk makkelijker maken met slimme technologie

De overgang naar een nieuwe digitale werkomgeving is een complex, maar interessant traject, vindt Tjeerd. Tijdens dat traject is het einddoel niet veranderd, maar de route ernaartoe wel. ‘Onderweg maak je soms andere keuzes dan je vooraf bedacht had. Maar we hebben altijd gezegd: we willen het eerst makkelijker maken voor medewerkers, voor hen alles goed faciliteren op één plek, en dan pas qua techniek de puntjes op de i zetten. In die technische slag zit de grootste kostenbesparing, maar dat mag niet de drijfveer zijn.’

Inmiddels heeft ZuidOostZorg haar nieuwe intranet bijna een jaar in gebruik, en draait Liquit daarbinnen ook alweer een half jaar. ‘Gebruikers zijn heel enthousiast, ze zijn met één klik bij hun applicaties en hoeven niet meer in te loggen bij allerlei verschillende systemen. De doorlooptijd wordt er enorm mee verkort. En stel dat Embrace een keer offline zou zijn, dan hebben we altijd een bypass naar de Liquit-omgeving.’

Het nieuwe intranet begint stilletjes aan een belangrijke positie in te nemen binnen ZuidOostZorg, ziet Tjeerd. En ook collega-zorginstellingen hebben door dat er in Zuidoost-Friesland iets speelt.

‘Andere zorgorganisaties vragen geregeld of ze een keer mogen komen kijken. Dat doen we graag. Uiteindelijk hebben we allemaal dezelfde uitdagingen: de zorg wordt steeds zwaarder, medewerkerstekorten lopen op. Dus we moeten slimme dingen doen waarmee we onze collega’s in de zorg ondersteunen en het werk voor hen makkelijker maken. Op die manier kunnen we cliënten nog betere zorg bieden – want daar gaat het uiteindelijk om. Technologie is daarbij onmisbaar, daar geloof ik echt in.’