Nieuw intranet gemeente Epe zorgt voor meer transparantie

‘De eerste twee maanden laten we iedereen een beetje snuffelen en een beetje ruiken aan het nieuwe intranet. We hebben geen richtlijnen en regels opgesteld voor het gebruik.’

Hoe verliep bij jullie het voortraject?

Live in 1,5 maand
Ik werk nu sinds 5 jaar bij de gemeente Epe als communicatieadviseur. Wat mij opviel was dat er nog geen intranet was. Medewerkers werden op de hoogte gehouden van organisatienieuws door een tweewekelijkse interne nieuwsbrief. Een intranet stond wel al vele jaren op de agenda van het management en in de afgelopen vijf jaar heb ik een aantal keer geprobeerd om te beginnen met een intranet. Het project had helaas geen prioriteit nummer 1 waardoor er iedere keer andere keuzes werden gemaakt. Na de zomer van 2014 heb ik dan toch een groepje enthousiaste collega’s om me heen verzameld en zijn we flink op stoom geraakt. Samen hebben we een aantal selectiecriteria opgesteld waaraan het nieuwe intranet moest voldoen:

1. Snelheid; we wilden per 8 januari live met het intranet.
2. Kant en klaar; We wilden en konden zelf niet bouwen, dus het moest een kant en klaar pakket zijn.
3. Sterke basis; we wilden klein beginnen met een aantal verplichte modules (bijv. goede smoelenboekfunctie) en later uitbouwen.
4. Tot slot speelde de prijs natuurlijk een belangrijke rol.

In november 2014 hebben we gekozen voor Embrace als leverancier van ons intranet. Op 8 januari, binnen 1,5 maand, gingen we live!

Een plek om informatie te vinden
Zo’n twee jaar geleden heb ik een enquête rondgestuurd onder collega’s om te zien of er behoefte was aan een intranet. En die behoefte was er! Medewerkers wilden vooral een centrale plek waar ze alle informatie konden vinden die ze nodig hadden om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Wij wilden als werkgroep graag een stapje verder gaan met een social intranet om als organisatie beter te kunnen samenwerken en de organisatie transparanter te maken.

Hoe reageerden de medewerkers op het nieuwe intranet?

Snuffelen en ruiken aan het nieuwe intranet
In de eerste week na de kerstvakantie was het zo ver. Het nieuwe intranet werd bewust op donderdag geïntroduceerd, zodat alle collega’s weer aan het werk waren. Die donderdag trof iedereen een flyer aan op het toetsenbord met daarop informatie over het nieuwe intranet. Het promoteam deelde diezelfde ochtend groene appels uit. Ons intranet heet WhatsEpe en het logo is een beetje afgeleid van het groene WhatsApp logo. De groene appels stonden voor ons symbool als goed voornemen om in 2015 het intranet te gaan gebruiken. Na de middag had een groot deel van de collega’s ingelogd, zijn/haar profiel bekeken en het wachtwoord aangepast. Verder laten we alles heel vrij. De eerste twee maanden laten we iedereen een beetje snuffelen en een beetje ruiken aan het nieuwe intranet. We hebben geen richtlijnen en regels opgesteld voor het gebruik. Binnenkort gaan we het voor het eerst evalueren.

Wat levert het social intranet jullie op?

Minder e-mail
Mailtjes met organisatienieuws als ‘fietssleutel gevonden’ die je een paar keer in de week kreeg zijn veel minder geworden. Dit soort nieuws wordt nu op het intranet geplaatst. Verschillende afdelingen plaatsen zelf organisatiebrede berichten op de tijdlijn. Hierdoor hoeft er weinig managed content te worden geplaatst op het intranet.

Transparantie
Het intranet werkt afdelingsoverstijgend. Collega’s weten elkaar door afdelingen heen te vinden. Berichtjes over alledaagse werkzaamheden, die normaal gesproken niet met iedereen gedeeld werden, worden nu wel gedeeld. Mensen blijven zo beter op de hoogte van elkaars werk. Het management schrijft iedere twee weken een column. Dit zorgt voor meer transparantie vanuit het management en het wordt ook zeer gewaardeerd door de collega’s.

Heb jij tips voor andere organisaties die aan de slag gaan met de implementatie van een social intranet?

Ons voordeel was dat we geen oud intranet hadden. We hoefden geen content over te zetten en konden met een schone lei beginnen. De aanloop duurde hierdoor wel lang. Mensen wisten niet wat een intranet was en zagen hierdoor het belang er niet van in. We moesten het MT echt overtuigen. Verder is het belangrijk dat je weet wat de wensen van je collega’s zijn. Daarna moet je met kleine stapjes beginnen. Think big, act small!

Hoe nu verder?

Taart voor teams
Wat ons nu nog rest is iedereen die nog niet actief meedoet op het intranet actief te krijgen. Het management heeft hierin een voorbeeldfunctie. Om iedereen ‘zichtbaar’ te krijgen, hebben we alle teamleiders uitgedaagd. Elk compleet team op Intranet, dus iedereen met foto én juiste functienaam, kreeg een lekkere taart. Dit was een mooie ludieke manier om mensen actief te krijgen. Ondertussen zijn er vier taarten uitgedeeld, nog vijf te gaan.

Waar ben je het meest trots op?

Ik ben er ontzettend trots op dat we als werkgroep, natuurlijk in goede samenwerking met Embrace, binnen 1,5 maand een totaal nieuw social intranet hebben opgezet dat echt werkt! En daarnaast, dat we in diezelfde tijd bijna iedereen met foto in het ‘smoelenboek’ hebben.