Online samenwerken: deze 10 tools helpen je hierbij

Deze blog is ook opgenomen in het e-book ‘Online Samenwerken in de Volgende Versnelling’. Ben je benieuwd naar onze tips of misschien wel naar het Embrace Spoedplatform, download het e-book dan hier.

1. Efficiënt samenwerken in groepen

Zeg je social intranet, dan zeg je samenwerken. Dat gebeurt op Embrace Workspace in groepen. Ze vormen de kern van het intranet of op z’n minst een van de pijlers.

Zo’n intranetgroep is een verzameling gebruikers, die allerlei samenstellingen kan hebben. Het kan een afdeling of een projectteam zijn, maar net zo goed een clubje collega’s met een gezamenlijke interesse. Elke groep heeft een eigen tijdlijn, dat houdt de communicatie overzichtelijk.

Groepsbeheerders kunnen een groepspagina bepaalde functionaliteiten geven, passend bij waar die bewuste groep behoefte aan heeft. Denk aan het sturen, liken en reageren op berichten, het delen van afbeeldingen en documenten, online samenwerken, versiebeheer, widgets, polls en nog veel meer.

2. Videobellen met Microsoft Teams

Microsoft Teams is een online platform binnen Microsoft 365 en geïntegreerd in het intranet van Embrace. Eén van de tools die je binnen Teams tot je beschikking hebt is videobellen. Waar de zogenaamde conference call al decennia bestaat, heeft het fenomeen in deze tijd een nieuwe lading gekregen. Videobellen brengt je in tijden van fysieke afzondering op een zo persoonlijke mogelijke manier in contact met collega’s.

In een virtuele vergaderzaal kom je veel sneller tot de kern dan via een eindeloze reeks e-mails. Het feit dat je elkaar ziet en hoort maakt het contact persoonlijker en het overleg prettiger. Tijdens een videovergadering kun je in Teams bestanden aan collega’s laten zien. Daarnaast is er een chatvenster waar je elkaar of de hele groep berichten kunt sturen.

Tip: als iedereen een koptelefoon of oordopjes gebruikt, verbetert dat de geluidskwaliteit aanzienlijk.

3. Snel en veilig inloggen op elk apparaat

Thuiswerken betekent niet dat je altijd op dezelfde plek en op hetzelfde apparaat werkt. Het kan erg handig zijn om iets te delen of een vraag te beantwoorden via je smartphone of tablet, of deel te nemen aan een videovergadering. Via single sign-on (SSO) waarborgen we je privacy en hoef je maar één keer in te loggen om gebruik te kunnen maken van verschillende applicaties.

Met SSO log je op elk moment en op elk apparaat in – of je nu met je kinderen in de speeltuin bent of thuis aan de keukentafel zit. Installeer de app op je telefoon om vanuit je broekzak direct in contact te komen met collega’s. Flexibel werken heeft voor veel mensen in deze tijd een nieuwe dimensie gekregen, eentje die met Embrace Workspace perfect ingevuld kan worden.

4. Fijner werken met een persoonlijke startpagina

Binnen Embrace heeft elke gebruiker een persoonlijke startpagina. Deze is grotendeels naar eigen voorkeur in te delen. Zo’n gepersonaliseerde startpagina zorgt ervoor dat mensen goed aan hun werkdag beginnen, ook als dat vanuit huis is. Een bijkomend voordeel is dat iedereen het platform kan gebruiken op de manier die het best bij hem of haar past.

Widgets geven gebruikers vanuit hun startpagina snel toegang tot bijvoorbeeld Twitter, RSS, TOPdesk, Office 365 – Exchange, Buienradar, YouTube of het laatste nieuws. Ze zien daarnaast op hun startpagina berichten uit groepen die ze volgen. Als werkgever bepaal je welke elementen gebruikers kunnen aanpassen op hun startpagina en welke altijd zichtbaar zijn. Zo zorg je ervoor dat de belangrijkste informatie onder de aandacht komt (en blijft).

5. In gesprek blijven via de tijdlijn

Net als bij de meeste socialmediakanalen heeft elke gebruiker op Embrace Workspace een persoonlijke tijdlijn. Met elkaar in gesprek komen en blijven is hiermee makkelijk en effectief, zelfs als je elkaar niet fysiek kunt ontmoeten. Mensen zien op hun tijdlijn berichten van collega’s en lezen wat binnen de groepen waarvan ze lid zijn, gedeeld wordt. Dit zorgt ervoor dat de tijdlijn relevant blijft en gebruikers altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen.

Met behulp van een tag (@) stellen mensen een vraag aan een specifieke groep of collega, of aan iedereen die tot een bepaald kennisgebied behoort. De betrokken personen ontvangen direct een notificatie en hebben de mogelijkheid te reageren. Aan berichten kun je URL’s, YouTube- of Vimeo-links, documenten of afbeeldingen toe. Met hashtags maak je informatie gemakkelijk doorzoekbaar.

6. Snel overleggen met Embrace chat

Naast de ‘openbare ruimte’ van de tijdlijn hebben gebruikers binnen Embrace Workplace de mogelijkheid om via de chat contact te hebben. Handig als je informatie met een collega (of een paar collega’s) wilt delen die niet voor alle groepsleden bestemd of relevant is. Embrace chat maakt snel overleg mogelijk.

Berichten die je via de chat met collega’s deelt komen niet in de zoekresultaten naar voren. Als je de Embrace-app gebruikt, krijg je bij een nieuw chatbericht een pushnotificatie. Embrace chat werkt zoals je mag verwachten van een chatprogramma: snel en makkelijk.

7. Meteen op de hoogte via pushberichten

Op Embrace Workspace worden gebruikers, naast hun persoonlijke tijdlijn op de startpagina, ook via notificaties geattendeerd op voor hen interessante activiteiten op het intranet. Iemand krijgt een notificatie op het moment dat een collega hem of haar vermeldt (een @-vermelding). Ook bij een reactie op een bericht, document of page die een gebruiker gemaakt heeft of waarop hij of zij gereageerd heeft, komt een pushbericht binnen.

In de zijbalk van het intranet ontvangen gebruikers notificaties van groepsuitnodigingen en (belangrijke) nieuwsberichten. Bij het openen van het ‘notificaties’-menu zien ze een overzicht van al hun meldingen.

8. Organisatienieuws gemakkelijk gedeeld

Naast de tijdlijn waarin elke gebruiker berichten kan plaatsen, is er binnen Embrace Workspace een nieuwsblok. In het ontwerp van het intranet kun je als organisatie zelf bepalen hoe prominent dit in beeld komt. Vanuit het contentmanagementsysteem (CMS) bepaal je de ordening van nieuwsberichten en kun je ze eventueel categoriseren.

Vanuit het CMS heb je ook de mogelijkheid om urgente pushberichten te versturen. Deze verschijnen in een opvallende balk bovenin de pagina, en zijn vooral relevant in het geval van een calamiteit of een grote storing.

9. Informatie zoeken en vinden

Een intranet staat bol van nuttige informatie, die iedereen op elk moment moet kunnen vinden. Protocollen, handleidingen, richtlijnen – noem maar op. Met de zoekmachine van Embrace is dat zo gepiept, op elk apparaat. Gebruikers doorzoeken er berichten, verschillende typen documenten en metadata mee. Het antwoord op een vraag is op die manier snel gevonden.

Onze zoekmachine is gebaseerd op de open source search engine Apache Lucene.NET. Alle opgeslagen kennis die je binnen je organisatie hebt, is er in een mum van tijd mee gevonden. Ook collega’s die elkaar nog niet kennen, vinden elkaar met de zoekmachine aan de hand van competenties. Met behulp van software als Enterprise SharePoint Search (Microsoft) en Google Search Appliance voer je een zoekopdracht ook buiten je intranet uit.

10. Gebruik elkaars expertise met de Kennisconnector

Een mooie extra tool binnen het social intranet van Embrace is de Kennisconnector. Je voegt hem toe aan je intranet om kennis makkelijker en beter te kunnen delen binnen je organisatie. Met de Kennisconnector krijg je een helder overzicht van alle expertise die je in huis hebt en van wie op welk gebied precies de experts zijn.

Gebruikers koppelen zichzelf aan kennisgebieden, en maken op die manier duidelijk waar ze goed in zijn. Zo’n kennisgebied hoeft lang niet altijd een directe relatie met hun functie te hebben. Een medewerker die op zoek is naar een expert kan via de Kennisconnector uitkomen bij een collega die hij of zij nog niet kende. Zo wordt afdeling-overstijgend samenwerken makkelijker, maak je kennis inzichtelijk en wordt je organisatie steeds slimmer.

Tools maken online samenwerken makkelijker

Een social intranet helpt je op verschillende manieren om goed te blijven samenwerken, zelfs wanneer je niet met elkaar in hetzelfde gebouw bent. Door gebruik te maken van de tools die je tot je beschikking hebt, kom je heel ver. Neem de tijd om ze te ontdekken en kom erachter hoe online samenwerken in 2020 óók kan.

Download gratis het e-book ‘Online samenwerken in de volgende versnelling’

Ben je benieuwd naar alle tips en tools die jullie organisatie kunnen helpen bij het online samenwerken? Via de banner hieronder of door hier te klikken, kun je het e-book ‘Online samenwerken in de volgende versnelling’ gratis downloaden.