Wat is de rol van het managementteam op het social intranet? 3 praktijkvoorbeelden

Social intranet: interactie, kennis en betrokkenheid

Op je social intranet zit iedereen die binnen je organisatie werkt. Medewerkers kunnen er in contact komen en blijven met collega’s, hun mening geven over zaken en op de hoogte te blijven van wat er binnen de organisatie gebeurt.

Een managementteam of directie heeft andere doelen voor ogen met een social intranet. Het verbeteren van de interne communicatie en het betrekken van medewerkers bij de organisatie, bijvoorbeeld. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

Interne communicatie: kies voor een open strategie

Positieve werkomgevingen kenmerken zich vaak door open communicatie. Een studie uit 2006 wees al uit dat een manager die richting zijn werknemers open communiceert, voor een betere dienstverlening zorgt.[1] Door te laten weten wat belangrijk is, motiveer je als manager je werknemers om klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Interne communicatie is onderdeel van de algehele strategische of organisatorische communicatie. Dit brengt de vraag naar boven wie binnen je organisatie de communicatie op een social intranet regisseert. Wie reageert en wie plaatst berichten? Laat je de afdeling communicatie dit doen? Laat je medewerkers vrij hun gang gaan? Of hou je als managementteam of directie zelf de touwtjes in handen? Meer over de implementatie van een succesvol social intranet vind je in het boek ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet’.

Praktijkvoorbeelden

Embrace implementeerde de afgelopen jaren bij meer dan 150 organisaties een social intranet. We vroegen enkele van onze klanten naar de rol die het managementteam of de directie bij hen speelt. Wat is hun visie hierop, en hoe pakt dit in de praktijk uit?

Iedereen op één lijn

Bas Dijkema is ICT-adviseur en projectleider bij woningcorporatie Acantus. Het managementteam plaatst hier regelmatig berichten op het social intranet. “Die berichten zijn meestal informatief – onze directie vertelt bijvoorbeeld waar ze mee bezig zijn en informeren medewerkers over de organisatie”, legt Dijkema uit. “Op die manier weet iedereen wat we aan het doen zijn. We krijgen de organisatie op één lijn en kunnen de stippen op de horizon laten zien.”

Het managementteam heeft een voorbeeldfunctie

Bij Acantus werd goed nagedacht over de positie die het managementteam zou gaan innemen op het social intranet, vertelt Dijkema: “We zijn een hiërarchische organisatie, daarom was belangrijk dat de manier van communiceren zou passen bij onze cultuur. De leden van het managementteam kregen de boodschap mee om als rolmodellen te fungeren. Ze moesten met regelmaat van zich laten horen, zodat anderen vanzelf ook actief zouden worden op het intranet.”

"We zijn een hiërarchische organisatie, daarom was belangrijk dat de manier van communiceren zou passen bij onze cultuur."

Als het aankomt op strategische communicatie, plaatsen de leden van het managementteam en de teammanagers de berichten op het social intranet bij Acantus. “Het social intranet zorgt voor meer betrokkenheid, doordat mensen weten wat er speelt – intern én extern. Uiteindelijk is het doel om medewerkers op natuurlijke wijze van informatie te voorzien.”

Het intranet is geen ‘directieding’

Ook bij de gemeente Stichtse Vecht laat de directie van zich horen op het social intranet. “Dat doen ze door berichten te liken en te reageren”, vertelt Josee van Broeckhuijsen, webcoördinator bij de gemeente. “Ook delen ze geregeld complimentjes uit. In het interne communicatieplan staat geen gedetailleerde omschrijving van de rol van de directie. Wel hebben we bijvoorbeeld een aantal kernwaarden opgesteld. Zo vinden we het belangrijk elkaar altijd te kunnen aanspreken. Dit past bij onze organisatie, en de manier waarop de directie communiceert, past ook bij ons.”

“Af en toe plaatst de directie uit zichzelf een bericht, maar ze zijn niet prominent aanwezig”, legt Van Broeckhuijsen uit. “Uiteindelijk is dat juist wel goed. Zo wordt het intranet tenminste geen ‘directieding’. Iedereen in de organisatie doet mee, en je mag zeggen wat je wilt.”

“Af en toe plaatst de directie uit zichzelf een bericht, maar ze zijn niet prominent aanwezig. Uiteindelijk is dat juist wel goed. Zo wordt het intranet tenminste geen ‘directieding’. Iedereen in de organisatie doet mee, en je mag zeggen wat je wilt.”

Intranet als belangrijk communicatiemiddel

Rob Hoffmann, algemeen directeur bij werkorganisatie van de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert (CGM), vertelt over de manier waarop het managementteam en hij zelf in het bijzonder het social intranet gebruikt. “Na vergaderingen met het managementteam schrijf ik een stukje over wat er besproken is. Als er leuke dingen te melden zijn, dan deel ik die. Het social intranet is voor ons een belangrijk communicatiemiddel.”

De communicatie via het social intranet vraagt om een serieuze aanpak, erkent Hoffmann. “Als managementteam moet je discipline hebben op het social intranet, je moet een ritme vinden en het bijhouden. Als je het als instrument gebruikt om met je collega’s te communiceren, moet je dat ook goed doen.”

“Als managementteam moet je discipline hebben op het social intranet, je moet een ritme vinden en het bijhouden. Als je het als instrument gebruikt om met je collega’s te communiceren, moet je dat ook goed doen.”

Recent onderzoek: Jyske Bank

Vibeke Thøis Madsen voerde onlangs een onderzoek uit bij de Deense financiële instelling Jyske Bank.[2] Jyske Bank is een financiële dienstverlener met ruim 4.000 medewerkers. De organisatie wordt internationaal geroemd om de manier waarop het haar social intranet een vitaal onderdeel van haar werkwijze maakte.

Identiteitsvorming op het social intranet

Madsen constateerde aan de hand van haar bevindingen bij Jyske Bank dat de identiteit van een bedrijf op een social intranet naar voren komt. Sterker nog, die identiteit wordt gevormd op het intranet. Medewerkers brengen elkaar op een ongeforceerde manier normen en waarden bij. Dit is dus volledig anders dan de traditionele vorm van communiceren, waarbij je als organisatie je identiteit van bovenaf aan medewerkers oplegt.

Laat discussies plaatsvinden

Op een social intranet bespreken mensen de identiteit en de werkwijze van je organisatie. Soms wordt er stevig over gedebatteerd. Hierdoor raken medewerkers als het ware getraind in de normen en waarden van je bedrijf. Zij kunnen op deze manier uiteindelijk als ambassadeurs van je organisatie gaan fungeren, stelt Madsen.

Madsen benadrukt dat je als managementteam niet direct elke vraag moet willen beantwoorden. Het is belangrijk om een discussie tussen medewerkers op gang te laten komen. Zo krijgen deze niet het idee dat het management probeert een discussie direct te sluiten. Managers zouden op een social intranet zichtbaar moeten zijn, stelt Madsen, maar tegelijkertijd goed moeten oppassen dat ze het niet domineren. Dat is best spannend: je zult je communicatie deels uit handen moeten geven. Hoe blijft het intranet levendig? Hierbij kunnen community managers veel betekenen.

Deel je visie en cultuur via het social intranet

Terug naar onze klanten. Betrokkenheid genereren en informatie verspreiden zijn belangrijke redenen voor het gebruik van een social intranet bij CGM, legt Rob Hoffmann uit: “Je wilt bijvoorbeeld succes met de organisatie delen, om zo verbondenheid te creëren. We hebben de behoefte om een centrale boodschap te communiceren.”

Welke toon kies je op het social intranet?

Hoe communiceer je via een social intranet richting je werknemers? Kies je voor een formele toon, of juist niet? De communicatie vanuit het managementteam richting medewerkers zit bij Acantus tussen informeel en formeel in. “Ik denk wel na als ik iets ga posten”, vertelt Bas Dijkema. “Het wordt toch door het hele bedrijf gezien.” Hoffmann sluit zich hierbij aan: “Vanuit je functie schrijf je in principe anders, maar ik probeer informeel te zijn. Het doel is dat iedereen het kan lezen en verstaan.”

Werkt de gekozen aanpak?

Wanneer je kiest voor een bepaalde aanpak, is het interessant te kijken welke uitwerking deze heeft. Dijkema constateert dat Acantus het intranet op een zakelijke manier gebruikt. “We zien dat de manier waarop we communiceren geen ‘Facebook-effect’ heeft. Wel zien we veel aankondigingen, bijvoorbeeld van de personeelsvereniging. Positieve berichten krijgen veel aandacht, denk aan mensen die diploma’s halen. Dit soort berichten krijgt veel likes. Daarnaast is de mobiele versie van het intranet handig. Deze maakt het voor medewerkers van de buitendienst makkelijker om mee te kijken met wat er intern gebeurt. We krijgen te horen dat mensen het fijn vinden om even een update te lezen, en dat het leuk is om het resultaat te zien.”

Toch zijn er voor Dijkema ook een paar verbeterpunten. “Mensen reageren nog te weinig op vragen, dit zouden ze meer moeten doen. Het managementteam zou nog iets actiever kunnen worden op het social intranet.”

Hoffmann benadrukt het positieve effect van de door CGM gekozen communicatiestrategie: “De manier waarop we als managementteam via het social intranet communiceren, is een bewuste keuze. Omdat we drie locaties hebben, is dit een perfecte manier om snel informatie te delen. Daarnaast is duidelijk dat we samen werken in een gedeelde cultuur en volgens een gedeelde visie.”

Vloggende directeur

Voor Hoffmann is het niet altijd even makkelijk om te bepalen wie hij bereikt met zijn berichten. “Mensen lezen de ‘nice-to-know-berichten’ graag, maar ‘need-to-know-berichten’ lezen ze minder vaak. Dat betekent dat je nieuwe manieren moet zien te vinden om mensen te bereiken. Zo heb ik bijvoorbeeld een filmpje gemaakt en willen we misschien een vlog als communicatiemiddel gaan gebruiken. Je moet toch meegaan met de tijd, wil je je boodschap over kunnen brengen.” Lees meer over de belangrijkste interne communicatie trends van 2017.

Jouw rol op het social intranet: 6 concrete tips

Elke organisatie die een social intranet gebruikt, zal een duidelijk idee moeten hebben over de rol van het managementteam of de directie op dit platform. Het intranet biedt kansen en mogelijkheden, maar geeft ook extra verantwoordelijkheid.

De belangrijkste tips die je uit dit artikel kunt meenemen? We zetten ze voor je op een rij:

1. Kies voor een open manier van communiceren richting medewerkers.
2. Informeer medewerkers over wat er speelt binnen je organisatie.
3. Geef discussies de kans zich te laten ontwikkelen.
4. Denk na over de toon die je als managementteam of directie hanteert.
5. Moedig medewerkers aan om actief te zijn op het intranet.
6. Wees je bewust van je voorbeeldfunctie en neem je rol serieus.

Uiteindelijk gaat het erom dat je kiest voor een aanpak die past bij jouw organisatie. Op die manier kun je het social intranet gebruiken om de doelen die je voor jezelf gesteld hebt te behalen – en ondertussen je eigen identiteit versterken.

[1]Karen Mishra, Lois Boynton en Aneil Mishra, ‘Driving Employee Engagement: The Expanded Role of Internal Communications’, International Journal of Business Communication, 2014, Vol. 51(2).

[2]Vibeke Thøis Madsen, ‘Constructing Organizational Identity on Internal Social Media: A Case Study of Coworker Communication in Jyske Bank’, International Journal of Business Communication, 2016, Vol. 53(2).