Social intranet gemeente Utrechtse Heuvelrug

Waarom hebben jullie gekozen voor een nieuw intranet?

Uit een recent gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek kwam nadrukkelijk naar voren dat we binnen de gemeente beter met elkaar willen samenwerken en dan vooral afdelings- en gemeentebreed. Een andere wens kwam vanuit onze directeur Dienstverlening, die graag de interne dienstverlening naar een hoger niveau wilde tillen.

Het vervangen van ons intranet bracht eigenlijk een laag risico met zich mee. Het oude intranet was zo’n rommeltje en werd nauwelijks geraadpleegd, dat het eigenlijk niet slechter kon.

We hebben gekozen voor een social intranet in samenwerking met onze huidige leverancier SIM en met Embrace. Hierdoor hoefden we geen nieuwe leverancier te zoeken en hoefden we ook geen nieuwe aanbesteding uit te schrijven.

Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?

We hebben vooraf goed nagedacht over het ontwerp en de uitstraling die het nieuwe intranet moest krijgen. We wilden een afwijkende uitstraling van onze website, maar wel passend bij de interne huisstijl. Ook vonden wij dat het intranet een aparte naam moest krijgen. We hebben uiteindelijk gekozen voor de naam ‘Samen@Work’, die perfect aansluit bij een serie interne projecten die eindigden op @Work.

We hebben besloten om de verschillende contentpagina’s goed gevuld op te leveren. De webredactie heeft basisteams aangemaakt en verschillende collega’s zijn betrokken in het traject. We hebben persoonlijke gesprekken gevoerd en uitgelegd wat we precies willen bereiken.’ Zo deden we het samen en creëerden we tijdens de implementatie al draagvlak voor het project.

Wat hebben jullie gedaan tijdens de lancering van het intranet?

Eind januari waren we er klaar voor en hebben we met een duidelijk startsein het nieuwe intranet geïntroduceerd. Met drie presentaties op één dag en de hele week ondersteuning wilden wij zo alle vragen en opmerkingen afvangen. Tijdens de presentatie verzorgden we een korte Quick Guide en rondleiding.

Als gadget hebben we een ‘Like us’ post it laten drukken om de mensen enthousiast te maken. De opkomst was enorm en de reacties van collega’s waren zeer positief zoals ‘dit had ik nooit verwacht, zo iets leuks op het werk’. Het oude intranet hebben we overigens direct uit de lucht gehaald.

We hebben wel gecommuniceerd dat het nieuwe intranet nog steeds in ontwikkeling is qua functionaliteiten. We breiden steeds uit, aan de hand van vragen en wensen van collega’s.

Hoe hebben jullie het management betrokken bij het social intranet?

Onze directeur Dienstverlening was direct enthousiast over de aanpak en vernieuwing van het intranet en heeft het management erbij betrokken en uitgelegd wat de bedoeling was. Dat was wel heel fijn voor ons, dat zij ons steunde en ook het nut van het nieuwe intranet inzag.

Wat is het verschil met het oude intranet?

Het oude intranet was compleet top-down georganiseerd, op het nieuwe intranet kan iedere medewerker van de gemeente content publiceren. Dat geeft aan de ene kant een enorme vrijheid, maar dit kan ook spanningen geven. Met name onder traditioneel denkende collega’s die graag hun expertise bij zich willen houden.

Ook het werken in teams betekent compleet anders denken. Er wordt minder met elkaar gemaild en alle informatie wordt bij elkaar in de teams geplaatst.We hebben inmiddels ruim 100 verschillende teams en er worden leuke discussies gevoerd die stof doen opwaaien.

Natuurlijk zijn er ook collega’s die niet meedoen, maar dat houd je altijd. Het bijscholen en veel aandacht schenken aan het gebruik van intranet helpt wel en uit onverwachte hoek komen ‘medestanders’ die voortvarend aan de slag gaan. Dit heeft niets met leeftijd te maken of met niveau, maar meer met levensinstelling.

Heb je tips voor organisaties die ook bezig willen met het vernieuwen van hun intranet?

Op basis van mijn eigen ervaring, adviseer ik collega’s het volgende:

1. Zorg ervoor dat het intranet meteen opstart bij het opstarten van de pc.
2. Steun vanuit directie is essentieel voor het laten slagen van het project.
3. Stel niet teveel regels op, laat het los en laat het gebeuren. Het zelfreinigend vermogen op het intranet is groot.
4. Misschien voor de hand liggend, maar zorg ervoor dat je als webredactie er echt voor gaat en dat je de verantwoordelijkheid neemt.
5. Zorg ervoor dat collega’s ook vanuit andere locaties (huis) bij het social intranet kunnen.
6. Het kunnen uitnodigen van externen om samen met hen te werken in bepaalde teams is ook een must! Zorg ervoor dat het intranet deze functionaliteit ondersteunt.

Meer weten?

Wil je nóg meer weten over het social intranet van de gemeente Utrechtse Heuvelrug? Onze partner SIMgroep schreef dit artikel ‘Social intranet bij Utrechtse Heuvelrug‘.