Hoe kunnen we veilig samenwerken op een samenwerkingsplatform (social intranet)? Deze vraag krijg ik bijna altijd als ik in gesprek ga bij een zorginstelling. Meestal beantwoord ik deze met een wedervraag: wat betekent veilig voor jullie? Daar begint het antwoord eigenlijk al.
Wat is veilig?
Want veilig kan zijn – en dat is naar mijn mening het meest belangrijke – een organisatiecultuur waarin delen en vragen wordt gewaardeerd, gestimuleerd en waarin het mag (je voelt je veilig om iets te delen). Het samenwerkingsplatform is namelijk de plek waarin je online kennis deelt, samenwerkt, je collega’s kan bevragen of vinden op kennis en dat moet vooral veilig voelen.
Hoe ga je daar nu mee om op een social intranet?
Afspraken in de zorg
Er moeten afspraken gemaakt worden of er zijn bestaande afspraken over het wel of niet delen van cliëntgegevens. Het cliëntendossier is bij uitstek de plek om informatie te registreren en op te slaan over een cliënt. Daar zijn deze (online) pakketten voor bedoeld en daarvoor moeten ze ook gebruikt worden.
In de praktijk
Op welke manieren kan een social intranet dan worden ingezet in de zorg? Er zijn heel veel mogelijkheden. Deel bijvoorbeeld kennis over thema’s zoals wondverzorging of stel vragen over een behandeling als je daar niet uitkomt, maar benoem de cliënt zelf niet. Of bespreek casussen waar iedereen van leert.
Gebruik de chatfunctie op het Embrace platform om te vragen of je collega nog even tijd heeft om langs cliënt x te lopen, maar vermeld daar dan niet de specifieke situatie bij. Voor alles geldt: maak het algemeen in plaats van cliënt specifiek en verwijs naar het ECD voor meer informatie.
Veilig is ook; een social intranet dat technisch goed beveiligd is. Online beveiliging is cruciaal: steeds vaker hoor je dat belangrijke en gevoelige informatie is gelekt. Dat dit niet wenselijk is staat buiten kijf. Gesprekken die normaliter op de werkvloer worden gevoerd gaan steeds vaker digitaal, onder andere via Whatsapp of mail.
Veiligheid in de zorg: NEN7510
Gelukkig is bij ons de beveiliging gegarandeerd doordat Embrace als organisatie haar processen voor haar klanten goed heeft geborgd. Dit komt tot uiting in diverse certificeringstrajecten die wij hebben doorlopen en in de continue screening. Een belangrijk traject hierin is de NEN7510 certificering. Wij zijn dan ook super trots dat we inmiddels NEN7510 gecertificeerd zijn! Het certificaat toont niet alleen aan dat we onze processen op orde hebben, ook dat onze mensen ‘aware’ zijn.
De organisaties waarop deze norm zich richt, variëren van individuele zorgverleners tot grote zorginstellingen en andere organisaties die bij de informatievoorziening in de gezondheidszorg zijn betrokken, zoals netwerkorganisaties en zorgverzekeraars. Het toepassingsgebied omvat de beveiliging van alle typen informatie in en tussen de genoemde organisaties en alle mogelijke vormen waarin de informatie wordt weergegeven, vastgelegd en overgedragen.
Natuurlijk zijn we trots dat we als Embrace Social Business Software de NEN7510 binnen hebben en dat de beveiliging volgens de zorgnormen is geregeld. Maar laten we vooral kijken naar het gevoel van veiligheid voor de medewerkers in de zorg om hun kennis te delen op ons samenwerkingsplatform. Die beveiliging zit toch wel snor.
Wil je meer weten over veilig kennisdelen op een social intranet in de zorg? Neem dan contact op.
