Verbind kennis en expertise binnen je organisatie met de Kennisconnector

Even het geheugen opfrissen: wat doet de Kennisconnector precies? Het is onze interactieve oplossing voor het vinden en delen van expertise binnen jouw organisatie. De Kennisconnector ondersteunt een grondige inventarisatie van kennis waaraan iedereen eenvoudig een bijdrage kan leveren.

Het combineren van alle aanwezige kennis en expertise binnen een organisatie zorgt voor meer creatieve mogelijkheden. Medewerkers kunnen aangeven van welke kennisgebieden zij verstand hebben en in welke mate. Dit kan rechtstreeks met iemands functie te maken hebben, maar dat hoeft absoluut niet. De Kennisconnector komt namelijk het best tot zijn recht als talenten en expertises aan het licht komen die normaal gesproken onbenut zouden blijven. Denk aan een salescollega die in zijn vrije tijd graag knutselt met een obscure programmeertaal of iemand van HR die ontzettend goed is in het bewerken van video’s.

Kortom, de Kennisconnector helpt op alle fronten om de kennis die binnen een organisatie ligt tot zijn recht te laten komen.

Waarvoor wordt de Kennisconnector gebruikt?

De Kennisconnector kan op veel verschillende manieren ingezet worden, van persoonlijke groei tot het opstellen van passende trainingen. We waren dan ook vooral erg benieuwd hoe de huidige gebruikers van deze tool gebruikmaken.

Zo blijkt de Kennisconnector vaak een goede tool voor het klantcontactcentrum van onze klanten. Klantcontact blijft gecompliceerd werk. Zelfs met de meest uitgebreide kennisbanken is het voor de medewerker soms lastig om het juiste antwoord te vinden of tot de juiste handeling te komen, zeker in uitzonderingssituaties. Een vraagbaak of ervaren collega die in de buurt is kan dan hulp bieden.

De Kennisconnector wordt hier dan ook veelal ingezet als een natuurlijk verlengstuk van de vraagbaakfunctie. Je kunt namelijk binnen een paar klikken zien wie van je collega’s goed is met vragen over een bepaald onderwerp. Je tovert ook meteen de benodigde contactgegevens tevoorschijn en kan de collega in kwestie direct om hulp vragen. Misschien heb je wel hulp nodig van de tweede of derde lijn om tot een oplossing te komen. Ook hier kan de Kennisconnector helpen om snel de expert binnen jouw organisatie te vinden. Een mooie connectie dus tussen verschillende werkvelden en een natuurlijke aanvulling op het gebruik van een kennisbank.

"Om te verbinden moet je elkaar eerst weten te vinden."

Ook op het gebied van training en ontwikkeling wordt er veel gebruikgemaakt van deze functies. Door het in kaart brengen van kennisgebieden en kennishouders kun je namelijk precies zien welke informatie waar ligt en, minstens zo belangrijk, waar kennis juist ontbreekt. Zo kun je waar nodig gaten dichten door middel van trainingen en extra aandacht. Wanneer een trainingsspecialist trainingen opstelt voor bepaalde vakgebieden kan diegene ook kijken welke collega’s bedreven zijn in deze onderwerpen. Trainers optimaliseren zo de effectiviteit van hun materie door te profiteren van kennis die al aanwezig is in de organisatie. Waarom zou je opnieuw het wiel uitvinden?

De kennisgebieden en bijbehorende niveaus kunnen verder als mooie basis dienen voor ontwikkelingsplannen, functioneringsgesprekken en zelfs vacatures en sollicitaties. Onderschreven bedrevenheid in verschillende gebieden kan jou en je leidinggevende iets vertellen over je prestaties, veelzijdigheid en persoonlijke groei. Je kennis uitbreiden met nieuwe vaardigheden of groeien in die je al bezit kan als mooi doel dienen voor je persoonlijke jaarplan. Je kunt zelfs kijken wie van je collega’s hier al een ster in is en jou het beste kan helpen die doelen te bereiken.

Omgekeerd kunnen managers meer inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van hun team en waar nodig bijsturen. Misschien staat je afdeling wel onverwachts wankel omdat maar één persoon beschikt over specifieke nichekennis.

Uitdagingen en beheer

Er is dus een heleboel mogelijk met een veelzijdige oplossing als de Kennisconnector. Maar wat hindert gebruikers dan om de mogelijkheden ervan optimaal te benutten? Hoeveel ook de geluiden over de Kennisconnector positief zijn onder onze klanten: we hoorden in deze sessie regelmatig dat men het gevoel heeft dat er meer uit te halen is.

Verreweg de meeste uitdagingen komen neer op hetzelfde cruciale punt: het beheer van het systeem. Om de Kennisconnector optimaal te laten functioneren moeten er duidelijke kaders zijn waarbinnen wordt gewerkt. Er moeten regels en richtlijnen zijn voor het creëren van kennisgebieden en het invullen en onderschrijven hiervan.

Om te voorkomen dat je een wildgroei krijgt aan benoemde expertises of verwarring krijgt over de niveaus is het van belang dat het beheer op orde is. Is er iemand binnen jouw organisatie, zoals een community manager, die actief het gebruik van de Kennisconnector promoot én stroomlijnt? Dit blijft namelijk wel belangrijk wanneer je het onderste uit de kan te wil kunnen halen. Hieronder hebben we meest voorkomende uitdagingen bij onze huidige klanten op een rijtje gezet:

• Onduidelijkheid over niveaus (wanneer is iemand level 1, 2 etc.?);
• Onenigheid over expertise;
• Te weinig controle op relevante kennisgebieden (voorkomen van overlap of duplicaten);
• Het niet regelmatig updaten van persoonlijke kennisgebieden;
• Weinig tijd voor campagnes om het (juist) gebruik te stimuleren;
• Na implementatie verwatert het gebruik;
• De Kennisconnector verdwijnt soms in de zee aan mogelijkheden van het intranet.

Allemaal heel verschillende uitdagingen die in meer of mindere mate een rol kunnen spelen bij het effect van de Kennisconnector op jouw organisatie. Dit rijtje benadrukt des te meer wat het belang is van een resultaatgerichte aanpak, goede adoptie en boven alles goed en nauwkeurig beheer van de Kennisconnector.

Oplossingen en tips

Er werd ook uitgebreid gereageerd op de uitdagingen en er kwam een mooie stroom aan tips en tricks op gang, zowel van gebruikers onderling als vanuit Embrace:

• Uitgebreide aandacht voor campagnevoering kwam als belangrijke factor naar voren. Zowel voor de adoptie als het beheer kan je organisatie flink baat hebben bij interne campagnes en/of trainingen om het (correct) gebruik van de Kennisconnector te stimuleren. Trek hier dus tijd en middelen voor uit als je dit systeem optimaal wil benutten. Je kunt ook al veel bereiken door het gebruik van het systeem (uitgebreider) op te nemen in de onboarding van nieuwe collega’s.
• Een aantal van de huidige klanten werkt met ambassadeurs, die actief helpen om de Kennisconnector onder de aandacht van hun collega’s te brengen en mensen kunnen wijzen op de voordelen.
• Ook kun je de overige functies van je intranet inzetten om meer aandacht te vestigen op de Kennisconnector. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een opvallende widget die de Kennisconnector nog laagdrempeliger maakt of deel successen in een wekelijkse nieuwsbrief of opvallende post.
• Het kan ook helpen om meer stakeholders te creëren binnen je organisatie. Veel afdelingen en teams kunnen baat hebben bij het actief gebruik van de Kennisconnector. Als je meer mensen vindt die direct baat hebben bij een goed onderhouden Kennisconnector, zal de draagkracht vanzelf toenemen.

Toekomstplannen

Bij Embrace blijven we natuurlijk ook vooruitkijken. We zien graag dat onze klanten enthousiast zijn over de mogelijkheden van onze producten en blijven nadenken over nieuwe manieren om deze toe te passen. Met sessies als deze brengen we het gesprek op gang over verbeterpunten en manieren om gebruik te optimaliseren.

Enthousiast over de dingen die in deze sessie naar voren kwamen? We houden regelmatig interessante sessies voor en met onze klanten over onderwerpen die jouw organisatie écht vooruit kunnen helpen. Hou vooral onze nieuwsbrieven in de gaten of vraag je contactpersoon naar de mogelijkheden.

Nieuwsgierig geworden naar de Kennisconnector?

Neem contact op met je accountmanager of log hier in op onze documentatie-omgeving.