Wat is social intranet?

Wat is een intranet?

Laten we beginnen bij het begin. Wat is een intranet? En welk doel dient het?

Volgens de Oxford online dictionary is een intranet “a local or restricted communications network, especially a private network created using World Wide Web software”.

Een intranet is een platform dat voor iedereen binnen een organisatie toegankelijk is. Een intranet versoepelt met name de volgende processen:

• Het delen van informatie
• Het regelen van praktische zaken
• Het informeren van medewerkers

Een traditioneel intranet bestaat uit statische content. Er vindt geen interactie tussen gebruikers plaats. Communicatie verloopt over het algemeen top-down: het management zendt zijn boodschap richting medewerkers (managed content).

Met behulp van een intranet kunnen gebruikers hun werk efficiënter en sneller inrichten. Een intranet is meestal uitgerust met verschillende hulpmiddelen. Deze zijn bijvoorbeeld gericht op het delen van informatie of het uitwisselen van documenten.

Van intranet naar social intranet

Hoe zit het met social intranet? Wat is social intranet? En waarom is het een stap vooruit, ten opzichte van het traditionele intranet?

Wat is ‘social’?

De term ‘social’ associeer je al snel met Facebook, Twitter of LinkedIn. Dat is niet zo gek. Social media en sociale netwerken zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving.

‘Social’ duidt op interactie tussen mensen. Die interactie kan verschillende doelen hebben. Zo kun je op Twitter en Facebook je verhaal kwijt, terwijl je via LinkedIn je netwerk op peil houdt.

Social tools laten je makkelijker samenwerken. Je kunt er beter mensen en kennis mee vinden en eenvoudig kennis delen. Ze kunnen je zelfs helpen je producten of diensten efficiënter te verkopen. Social tools verbeteren je werkomgeving en zorgen er zo voor dat je organisatie vooruit gaat.

‘Social’ duidt dus niet alleen op sociaal contact, maar laat organisaties op concrete wijze beter werken. Binnen organisaties is effectiviteit essentieel, vooral naarmate ze groter worden en de lijnen langer. Hier komt het social intranet om de hoek kijken.

Wat is social intranet?

Een social intranet is een dynamisch intranet, dat interactie als hoofdprincipe heeft. Het is geen bijzaak, maar fundamenteel voor het gebruik ervan. Niet iedereen hanteert overigens dezelfde benaming voor zo’n intranet. Termen als ‘digitale werkplek’, ‘samenwerkingsplatform’ of ‘digitaal kennisplatform’ kom je ook vaak tegen. Ze duiden op hetzelfde principe.

Een social intranet is een modern intern communicatiemiddel dat medewerkers de mogelijkheid biedt zelf initiatief te tonen. Ze kunnen hun kwaliteiten benutten én aan anderen laten zien. Elke gebruiker kan zelf bepalen welke informatie voor hem of haar interessant of nuttig is, en iedereen kan autonoom en zelfstandig werken.

Een social intranet faciliteert zelfsturing. Het laat samenwerkingsverbanden ontstaan die afdeling-, locatie- en organisatie-overstijgend zijn.

Goede verbindingen en soepele communicatie

Tegenwoordig denken we anders over dingen dan twintig jaar geleden. De moderne samenleving vraagt om goede verbindingen en soepele communicatie. Daarbij is het van groot belang dat we het menselijke aspect niet uit het oog verliezen. Niemand wil een nummer zijn, en dat hoeft ook niet.

Waar organisaties vroeger haast vanzelfsprekend een duidelijke hiërarchie hadden, wordt die rolverdeling geleidelijk aan steeds minder strikt. Medewerkers willen steeds meer hun mening geven en meepraten. Organisaties die niet meebewegen met deze verandering, lopen het risico ten onder te gaan. In ons gratis e-book ‘Social Werkt’ gaan we verder in op toekomstbestendige organisaties.

De weg van ivoren torens naar open deuren is door nieuwe technologieën opengebroken. Moderne organisatie communiceren minder hiërarchisch en meer bottom-up. Hierdoor voelen werknemers zich gehoord. En juist het contact tussen mensen zorgt voor betere samenwerking binnen én buiten de organisatie.

Flexibel en laagdrempelig

Op een social intranet staan medewerkers direct met elkaar in verbinding. Ze kunnen er op elk moment hun verhaal kwijt. Achter hun computer, maar ook via hun smartphone. Zo is informatie, een vraag of een idee binnen een paar seconden gedeeld (user generated content). Collega’s kunnen elkaar helpen, de organisatie van input voorzien en sneller samenwerken.

Je werkt via een social intranet efficiënter, maar hebt ook meer werkplezier. Je verspilt geen tijd aan het opzoeken van de juiste informatie, maar kunt deze bijvoorbeeld gebruiken om een vraag van een klant of collega snel te beantwoorden.

Drie soorten content

Globaal kun je zeggen dat een social intranet neerkomt op drie soorten content: managed content, user generated content en automated content.

Managed content is vaak corporate content, beheerd vanuit een Content Management Systeem (CMS) door een afdeling als Communicatie of P&O. Denk aan organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie. Medewerkers kunnen reageren, maar kunnen dit type content niet zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen.

User generated content ontstaat uit dialogen en publicaties van medewerkers zelf. Dit type content kan bijvoorbeeld aangemaakt worden in microblogs en interactieve blogpages.

Automated content kwam nog niet aan bod. Dit type content komt vanuit externe applicaties. Hierbij kun je denken aan Key Performance Indicators (KPI’s), roosters en takenlijsten.

Door de combinatie van en de wisselwerking tussen deze drie typen content is een social intranet een efficiënte, interactieve en dynamische werkomgeving.

Wat is de meerwaarde van een social intranet?

Met het gebruik van een social intranet krijg je als organisatie de beschikking over een krachtig hulpmiddel. Een bewaarplaats voor kennis, maar ook een communicatiekanaal dat interactie tot stand brengt. Medewerkers kunnen beter samenwerken én hebben de mogelijkheid hun expertise te delen.

Ook niet onbelangrijk: de cultuur van je organisatie komt tot uiting én wordt versterkt via een social intranet. Tot slot kun je dingen makkelijker, sneller en beter regelen.

De functionaliteiten van een social intranet

Dankzij diverse functionaliteiten fungeert een social intranet als een breed inzetbaar hulpmiddel. We kunnen in dit artikel niet alle functionaliteiten van een social intranet uitgebreid behandelen, maar denk bijvoorbeeld aan:

• Een gepersonaliseerde startpagina en tijdlijn
• Met meerdere mensen in documenten en bestanden samenwerken
• Chatten
• Per team of afdeling kennis delen in microblogs
• Expertise inzichtelijk maken via de Kennisconnector
• Het gebruik meten met behulp van Social Analytics
• Collega’s leren kennen via een smoelenboek

Hoe gebruik je een social intranet?

De mogelijkheden van een social intranet zijn groot, maar alles valt of staat met de manier waarop je het gebruikt. Denk bijvoorbeeld na over de manier waarop je wilt communiceren met je medewerkers, over wat de rol van het managementteam is, wie ambassadeurs kunnen en willen zijn en hoe je je community management inricht. Wat wil je bereiken met het intranet? Maak je doelen vooraf duidelijk in een business case en formuleer ze zo dat ze meetbaar zijn.

Zorg ervoor dat je consistent bent in je communicatie, maar hou niet hardnekkig aan een werkwijze vast. Wees niet bang om fouten te maken, want juist daardoor wordt een social intranet menselijker en de drempel om mee te doen lager.

Social is the new normal

Als je na het lezen van dit artikel het idee hebt dat een social intranet zijn kracht vooral ontleent aan specifieke functionaliteiten, moeten we je even op je schouder tikken.

Ondanks de toegevoegde waarde van de verschillende functies is dé essentie van social intranet de manier waarop het gebruikt wordt. Effectievere samenwerking tussen meer mensen, met betere communicatie en optimale werkefficiëntie. Je gaat er prettiger en beter van werken en kunt gebruik maken van waardevolle kennis die vaak gewoon binnen je organisatie aanwezig is.

‘Social’ is geen hippe term, maar een onmisbaar element in een moderne, succesvolle bedrijfsvoering.