In november 2014 ging het social intranet (Valkie Talkie) van gemeente Valkenswaard live. Eline Kooijman, trainee, vertelt ons wat het nieuwe intranet hen tot nu toe heeft opgeleverd.
Benieuwd hoe andere gemeenten ook hun social intranet succesvol inzetten? Lees nu ons gratis ebook: Social Werkt
Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?
We hebben in het afgelopen jaar een visie voor communicatie opgesteld. Een onderdeel daarvan is dat we meer met onze inwoners de dialoog willen aangaan, in het kader van burgerparticipatie. Als je dat extern wilt doen, dan zul je dat intern ook moeten doen. Dus wilden we intern ook graag een middel hebben waarmee we meer met elkaar de dialoog kunnen aangaan. Het social intranet is hier perfect voor.
Voorheen hadden wij een heel statisch intranet. Hierop werd eigenlijk alleen maar nieuws gedeeld. Er was ook Yammer in de organisatie, maar dat werd eigenlijk niet gebruikt, dat had geen officiële status. Toen ik begin 2014 nieuw bij de gemeente kwam werken, heeft ook niemand mij vertelt dat Yammer er überhaupt was of het geïntroduceerd.
Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?
Samen met de projectleider hebben wij de kar getrokken. We hebben in eerste instantie een plan gemaakt met alle zaken die geregeld moesten worden, in overleg met jullie collega Koen Wemmenhove. Hieruit zijn verschillende acties naar voren gekomen. In het gratis ebook van Embrace wordt er uitgebreid stilgestaan bij het implementatieproces. Lees hier meer.
6 belangrijke stappen in een intranet implementatie [Infographic]
Actieve ambassadeurs op het intranet
We zijn begonnen met het in het leven roepen van een groep ambassadeurs. We hebben ongeveer twee ambassadeurs per team gekozen. Uiteindelijk waren er circa 20 ambassadeurs. Met deze groep ambassadeurs hebben we verdere keuzes gemaakt. Hierbij deden de projectleider en ik steeds wat voorwerk, en de opties hebben we verder besproken met de groep. Vooraf zijn we ongeveer twee a drie keer bij elkaar gekomen. Na livegang zijn we nog een keer bij elkaar gekomen en er staat nog een bijeenkomst gepland om te evalueren hoe het intranet tot nu toe bevalt. We hebben ondertussen overigens ook al een beknopte evaluatie gedaan, we zijn samen met de groep ambassadeurs meteen aan de slag gegaan met enkele aandachtspunten.
Bij teammanagers langs
Tijdens de implementatiefase hebben we samen met de ambassadeurs alle teammanagers bezocht, om specifiek te kijken naar de wensen voor dat team. En ook om de teammanagers bij het intranet te betrekken. Het intranet bevordert ook de samenwerking tussen de teams onderling, voorheen was er sprake van strict gescheiden netwerkschijven. Dus hebben we de teammanagers ook bevraagd over de onderlinge samenwerking.
Vormgeving en naamgeving intranet
We hadden drie verschillende designs ontwikkeld. Via een poll op het oude intranet hebben we de hele organisatie laten meestemmen. Daarnaast mochten alle medewerkers meedenken over een nieuwe naam. Er zijn circa 50 namen ingezonden en we hebben samen met de ambassadeurs de favorieten geworden. Uiteindelijk hebben we voor Valkie Talkie gekozen, omdat hij bij allemaal in de top-3 zat. Ook hebben we een oproep gedaan om het logo voor het intranet te ontwikkelen.
Content overzetten van oude intranet
We hebben een scan uitgevoerd op de content van het oude intranet. Hierbij hebben we de grens getrokken op pagina’s die minder dan X keer werden bekeken in het afgelopen half jaar. In de praktijk betekende dit dat we driekwart van de content van het oude intranet niet hebben overgezet. Natuurlijk kunnen we alsnog content plaatsen als medewerkers bepaalde informatie missen. Maar dit is nog maar heel weinig gebeurd.
Lancering nieuw intranet
Tijdens een gezamenlijke lunchbijeenkomst hebben we het intranet aangekondigd. Vooraf hebben we het vrij low-profile gehouden, door de naam en door de lay-out zijn er wat tipjes van de sluier opgelicht. De ambassadeurs wisten al hoe het systeem werkte. Vooraf hebben ook de teammanagers, de wethouders en de burgemeester wat extra uitleg gehad. De rest van de medewerkers zag het intranet tijdens de lunchbijeenkomst voor het eerst.
Community management
De ambassadeurs reageren op updates, vragen, etc. We hebben een lijst gemaakt met allemaal tips, die plaatsen we geregeld in de helpdeskgroep. Komt het vaker voor? Dan plaatsen we een tip in de organisatiebrede groep. Het gaat bijvoorbeeld om tips als: mis je een verjaardag, vul hem dan in in je profiel’.
Hoe reageerden de medewerkers op het nieuwe intranet?
Onze medewerkers reageerden heel gemixt, de reacties wisselden. Er zijn veel mensen die er fijn mee werken. Maar in het begin waren er ook reacties als ‘weer iets nieuws’ of dan dachten medewerkers dat dit bovenop het oude intranet was. Het is op sommige punten nog wel zoeken. Dan weten ze niet precies of ze iets via Valkie Talkie kunnen plaatsen. We merken nu dat het intranet steeds meer zijn plekje inneemt in de dagelijkse praktijk. Het delen van berichten gaat goed, maar mensen zijn nog wel zoekende wat ze ermee kunnen op het gebied van samenwerken. Het gratis ebook ‘Social Werkt‘ helpt bij zulke vraagstukken. Hierin leer je hoe een social platform kan bijdragen aan dagelijkse activiteiten en samenwerking bevorderd.
Wat levert het social intranet jullie op?
Wij zijn net een maand online. Vorige week is er een presentatie gehouden over onze nieuwe organisatiestructuur. Deze presentatie is op ons intranet gezet, met de vraag om ook daar te reageren. We zien nu dat je niet de hele tijd dezelfde reactie krijgt, zoals je per e-mail zou hebben, maar dat er daar een transparante discussie plaatsvindt. Voorheen zou dat wellicht bij de koffiezetautomaat hebben plaatsgevonden, maar dan kan niet iedereen meegenieten. We vinden het leuk om te zien dat medewerkers van bijvoorbeeld de buitendienst nu foto’s gaan delen op het intranet. Het is erg leuk om te zien waar anderen mee bezig zijn. En scheelt heel erg in mail.
#WQM
Naast de livegang van het intranet hebben we ook #wqm gelanceerd. Ons doel hierbij is om de medewerkers er bewust van te maken om goed te kijken waar je e-mail voor gebruikt. Het intranet is bedoeld als samenwerkingsinstrument, e-mail is daar niet voor bedoeld.
E-mailmeting
Voor livegang hebben wij een e-mailmeting uitgevoerd. We hebben een tiental mensen gevraagd of ze een week lang hun interne mail willen bijhouden. Eind december hebben we dat weer gedaan. In januari doen we een derde meting. Bij de tweede meting – ten tijde van dit interview – hadden we een afname van e-mail van circa 10%. Als er mailtjes worden gestuurd die beter via het intranet hadden gekund, spreken we (de projectgroep, de ambassadeurs, de gemeentesecretaris) mensen hier ook op aan. Dat werkt ook goed.
Heb jij tips voor andere organisaties die aan de slag gaan met de implementatie van een social intranet?
Ambassadeurs
Ik vind het werken met ambassadeurs heel fijn! Als je project in een kleine projectgroep aan het doen bent, dan raak je verzonken in je eigen gedachten. Binnen de gemeente Valkenswaard werkten we met een groep van circa 20 ambassadeurs, die je in gezamenlijk overleg een spiegel voorhouden. Zo van ‘he, dit is niet duidelijk’. Dat werkte hier heel erg goed.
Teammanagers betrekken
Bij teammanagers langsgaan was ook heel handig. Mensen in de organisatie hebben toch allemaal een verschillende beeld van het intranet. We keken bij de teammanager hoe het intranet hen afdeling zou kunnen ondersteunen in de uitvoering van het werk.
Wat zijn jullie plannen voor de toekomst?
Onze ambassadeurs maken nu weer een rondje langs alle afdelingen. We geven hulp bij hoe het intranet werkt. Wel ligt nu wat meer de focus bij hoe je het intranet kunt gebruiken om samen te werken. Wellicht maken we hiervoor nog een filmpje of een animatie. We kijken nu hoe we iets meer handvatten kunnen geven hoe je het intranet optimaal kunt inzetten om met elkaar (afdelingsoverstijgend) samen te werken.
