Handboeken, protocollen en kwaliteitsdocumenten: van document naar content

Ik heb een vraag…

Je bent bij een cliënt thuis, of in een zorgcentrum aan het bed, in het ziekenhuis of tijdens een consult. En je loopt tegen een onverwachte situatie aan. Je hebt weinig tijd. Andere cliënten wachten en tijd is nu eenmaal schaars in de zorg. Hiervoor heb je kennis nodig of in ieder geval een antwoord op je vraag. Je weet dat dit in het kwaliteitshandboek staat of in de kennisbank van de organisatie, maar nog voordat je het document gevonden hebt of ook maar geopend… is je tijd alweer op. Je hebt geen antwoord gevonden of gekregen. Je bedenkt zelf een oplossing…

Waarom is het zo ingewikkeld om het antwoord op een vraag te krijgen?

We komen er in onze huidige veranderende samenleving steeds meer achter hoe belangrijk het is dat we kennis real-time kunnen raadplegen. Via Google zoek je door een vraag te stellen. En in een paar seconden heb je het antwoord. Zonder dat je daarvoor veel handelingen hoeft te verrichten. Waarom moeten we dan als professionals in onze werkomgeving nog wel zoveel handelingen verrichten om het juiste antwoord te krijgen of te vinden? Kan dat niet anders?

Minder documenten, meer content

Organisaties investeren veel (in euro’s en in menskracht) in het beschikbaar stellen van kennis in de vorm van kwaliteitsdocumenten, handboeken, procedures en protocollen. Met als doel te voorkomen dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Omdat er moet worden voldaan aan bepaalde kwaliteitsnormen en de juiste informatie beschikbaar is. Veelal wordt dit ontsloten via documenten, in externe document- of kwaliteitssystemen. Om aan de ‘snelle’ informatiebehoeftes van medewerkers tegemoet te komen lijkt het logisch om steeds meer kennis aan te bieden in de vorm van content in plaats van documenten. Content die via het social intranet op ieder device, anywhere, anytime te raadplegen is.

Simpel

Het lijkt heel simpel en eigenlijk is dat het ook. Door vraaggestuurd en vanuit de gebruiker te denken kun je heel makkelijk stappen maken. Waar heeft een ‘gemiddelde’ collega behoefte aan qua informatievoorziening? En op welk device werken zij het meeste? Kan een gebruiker reageren of zijn of haar kennis toevoegen en delen met anderen? Slechts een paar vragen die je als organisatie kunt stellen.

Oplossing

Wij hebben bij meerdere zorgklanten een kennisgids op basis van themapagina’s oplossing geïmplementeerd. Bij een klant bleek uiteindelijk dat er zelfs twee-derde van de documenten niet meer nodig was. We begonnen met 1200 documenten uit een kennisbank en het kwaliteitshandboek, waaronder protocollen, werkinstructies en andere kwaliteitsdocumenten. En we zijn geëindigd met ongeveer 250 documenten. De rest van de informatie is opgedeeld in ongeveer 100 onderwerpen/thema’s. Deze voldoen aan zoektermen die belangrijk zijn voor de gebruiker. Zoals hygiëne, malaria maar ook verlof. De thema’s zijn geplaatst in een webpagina en ingedeeld volgens een vast stramien, zoals:

Kaders of meer informatie (wat moet je als professional in ieder geval weten)
veelgestelde vragen en antwoorden, aangevuld met een paar documenten
Kennishouders uit de organisaties en relevante links
Reactiemogelijkheid op de pagina zelf over het thema

Reactiemogelijkheid

Door de gebruiker de mogelijkheid te geven om op het thema zelf te reageren kan de informatie verrijkt worden. En is het voor collega’s inzichtelijk wat er gedeeld wordt over thema en wat de status is van de pagina. Ook kan er via dit reactieveld ook een aanpassing plaatsvinden in de officiële documenten zoals protocollen. De reactiemogelijkheid op de themapagina’s zorgt ervoor dat de kennis van en voor iedereen is.

Ik krijg een antwoord!

Je bent bij een cliënt thuis, of in een zorgcentrum aan het bed, in het ziekenhuis of tijdens een consult. En je loopt tegen een onverwachte situatie aan. Je hebt weinig tijd want andere cliënten wachten en tijd is nu eenmaal schaars in de zorg. Hiervoor heb je kennis nodig of in ieder geval een antwoord op je vraag. Je pakt je smartphone. Je stelt een vraag. En je belandt op een onderwerpenpagina met daarin het antwoord op je vraag. Je hebt nog genoeg tijd over om je cliënt verder te helpen!

Lees meer over de kracht van social intranet in ons gratis ebook: Social Werkt. En ben je een professional in de zorg? Download nu ook: Een digitale werkplek voor de zorg