Handbücher, Protokolle und Qualitätsdokumente: vom Dokument zum Inhalt

Ich habe eine Frage...

Sie befinden sich bei einem Kunden zu Hause, in einem Pflegezentrum am Krankenbett, im Krankenhaus oder während einer Beratung. Und Sie geraten in eine unerwartete Situation. Du hast nicht viel Zeit. Andere Kunden warten und im Gesundheitswesen ist die Zeit einfach knapp. Dies erfordert Wissen oder zumindest eine Antwort auf Ihre Frage. Sie wissen, dass dies im Qualitätshandbuch oder in der Wissensdatenbank der Organisation steht, aber noch bevor Sie das Dokument finden oder überhaupt öffnen... ist Ihre Zeit bereits abgelaufen. Sie haben keine Antwort gefunden oder erhalten. Sie haben selbst eine Lösung gefunden...

Warum ist es so kompliziert, die Antwort auf eine Frage zu bekommen?

In unserer sich derzeit verändernden Gesellschaft stellen wir zunehmend fest, wie wichtig es ist, in Echtzeit auf Wissen zugreifen zu können. Über Google suchen Sie, indem Sie eine Frage stellen. Und in ein paar Sekunden haben Sie die Antwort. Ohne viele Aktionen ausführen zu müssen. Warum müssen wir als Profis in unserem Arbeitsumfeld immer noch so viele Maßnahmen ergreifen, um die richtige Antwort zu erhalten oder zu finden? Kann das nicht anders sein?

Weniger Dokumente, mehr Inhalt

Organisationen investieren viel (in Euro und in Personal) in die Bereitstellung von Wissen in Form von Qualitätsdokumenten, Handbüchern, Verfahren und Protokollen. Mit dem Ziel zu verhindern, dass das Rad neu erfunden wird. Weil bestimmte Qualitätsstandards erfüllt werden müssen und die richtigen Informationen verfügbar sind. Dies wird oft durch Dokumente, in externen Dokumenten- oder Qualitätssystemen ermöglicht. Um den „schnellen“ Informationsbedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, erscheint es logisch, immer mehr Wissen in Form von Inhalten statt in Form von Dokumenten anzubieten. Inhalte, die über das soziale Intranet auf jedem Gerät, überall und jederzeit angesehen werden können.

Einfach

Es scheint sehr einfach zu sein und ist es auch. Indem Sie nachfrageorientiert und aus der Sicht des Benutzers denken, können Sie ganz einfach Maßnahmen ergreifen. Was benötigt ein „durchschnittlicher“ Kollege in Bezug auf die Bereitstellung von Informationen? Und auf welchem Gerät funktionieren sie am meisten? Kann ein Nutzer sein Wissen kommentieren oder ergänzen und mit anderen teilen? Nur ein paar Fragen, die Sie als Organisation stellen können.

Lösung

Wir haben für mehrere Kunden aus dem Gesundheitswesen einen Wissensleitfaden implementiert, der auf thematischen Lösungsseiten basiert. Ein Kunde stellte schließlich fest, dass sogar zwei Drittel der Dokumente nicht mehr benötigt wurden. Wir begannen mit 1.200 Dokumenten aus einer Wissensdatenbank und dem Qualitätshandbuch, einschließlich Protokollen, Arbeitsanweisungen und anderen Qualitätsdokumenten. Und am Ende hatten wir etwa 250 Dokumente. Der Rest der Informationen ist in ungefähr 100 Themen/Themen unterteilt, die Suchbegriffen entsprechen, die für den Benutzer wichtig sind. Wie Hygiene, Malaria, aber auch Urlaub. Die Themen werden auf einer Webseite platziert und nach einem festen Muster organisiert, wie zum Beispiel:

Frameworks oder mehr Informationen (was muss man als Profi überhaupt wissen)
häufig gestellte Fragen und Antworten, ergänzt durch einige Dokumente
Wissensträger aus den Organisationen und relevante Links
Kommentaroption auf der Seite selbst zum Thema

Antwortoption

Indem dem Nutzer die Möglichkeit gegeben wird, das Thema selbst zu kommentieren, können die Informationen angereichert werden. Und den Kollegen ist klar, was über das Thema und den Status der Seite geteilt wird. Dieses Antwortfeld kann auch verwendet werden, um die offiziellen Dokumente wie Protokolle anzupassen. Die Möglichkeit, die Themenseiten zu kommentieren, stellt sicher, dass das Wissen von und für alle stammt.

Ich kriege eine Antwort!

Sie befinden sich bei einem Kunden zu Hause, in einem Pflegezentrum am Krankenbett, im Krankenhaus oder während einer Beratung. Und Sie geraten in eine unerwartete Situation. Sie haben nicht viel Zeit, weil andere Kunden warten und die Zeit im Gesundheitswesen einfach knapp ist. Dies erfordert Wissen oder zumindest eine Antwort auf Ihre Frage. Du nimmst dein Smartphone in die Hand. Du stellst eine Frage. Und du landest auf einer Themenseite mit der Antwort auf deine Frage. Sie haben noch viel Zeit, um Ihrem Kunden zu helfen!

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