Planmatig onderhoud, geriefsverbetering en ZAV, termen die mij, en de huurder waarschijnlijk al helemaal, niets zeggen. Je zou kunnen denken dat ik met mijn achtergrond in communicatie wel het een en ander van taal afweet, en dat is ook zo. Maar niet van vakjargon, want zoals de naam al impliceert hebben we het over de taal van een vak. En dat gaat dus gepaard met vakkennis.
Als je huurders wilt bereiken, is het dus belangrijk om in de taal van de huurder te spreken (en schrijven). Ik zal jullie ook niet opzadelen met termen als contentcreatie of storytelling, maar het hebben over het schrijven van teksten en situatieschetsen. En terwijl ik dat doe geef ik je ook direct 7 praktische tips zodat de huurder je voortaan begrijpt als je hem of haar schrijft.
1. Vertaal woorden naar Jip-en-janneketaal
Wat is de betekenis van een term? Ontleed het woord en schrijf het dan in zogenoemde Jip-en-janneketaal op. Oftewel: hoe zou jij het tegen je buurman uitleggen? Een voorbeeld: geriefsverbetering. Veel mensen zijn niet bekend met de betekenis van gerief. En als je zoekt in het woordenboek:
ge·rief (het; o)
- voordeel, genot, gemak
- (België) gerei: keukengerief, kookgerief, schrijfgerief
Wordt het er niet echt duidelijker op. Wat betekent het nu precies? Geriefsverbetering is simpelweg het verbeteren van je woning. Zeg dat dan ook gewoon en laat vanaf nu de term geriefsverbetering uit de in- en externe communicatie.
2. Verplaats je in de huurder: gebruik concrete voorbeelden
Ga je samenwonen? Lees dan deze handige checklist wat je allemaal moet regelen bij ons. Is er iets kapot gegaan aan de woning? Laat het ons weten en plan direct een afspraak in met de monteur. Wil je je woning mooier, comfortabeler of praktischer maken? Check dan eerst onze regels voordat je zelf de woning gaat aanpassen.
Je leest allerlei moderne woorden tussen neus en lippen door zoals regels i.p.v. beleid en check i.p.v. lees. Taal ontwikkelt zich namelijk. Ben je als woningcorporatie nog niet zo ver? Geen probleem, het hoeft niet direct helemaal hip en modern. Als het maar duidelijk en begrijpbaar is. Makkelijk leest. Dat krijg je voor elkaar als je:
- Schrijft in korte zinnen: gebruik maximaal 12 woorden per zin.
- De lijdende vorm vermijdt: schrijf zo actief mogelijk, dan houd je de aandacht bij de tekst.
- In de tegenwoordige tijd schrijft: je denkt in de tegenwoordige tijd, dus je schrijft ook in de tegenwoordige tijd.
3. Maak gebruik van opsommingstekens
Om je tekst nog aansprekender te maken kan je gebruik maken van opsommingstekens:
- Wordt de tekst duidelijker en overzichtelijker van;
- Is een fijne afwisseling voor het oog;
- Helpt de lezer met het opslaan van belangrijke informatie.
4. Hak je tekst in korte stukken
Gebruik tussentitels en behapbare stukjes tekst. Dit doorbreekt het saaie patroon. Ook helpt het de lezer met het verwerken van informatie. Je lezer kan de inhoud scannen op relevantie en eruit halen wat voor hem of haar belangrijk is.
5. Denk verder dan tekstuele communicatie
Mensen hebben altijd al uiteenlopende mediavoorkeuren gehad: de een leest zware literaire kost, de ander licht conserveerbare magazines, weer een ander kijkt het liefst documentaires, terwijl de ander meer van animatiefilm houdt. Dit betekent dat je informatie op verschillende manieren moet aanbieden als je wilt dat iedereen de boodschap meekrijgt. Versterk je geschreven communicatie dan ook met ondersteunende illustraties of plaats het in een infographic. Ook kan je tegenwoordig heel gemakkelijk video’s maken: iedereen is in het bezit van een smartphone. En heb je weleens aan een podcast gedacht? De huurder kan dan tijdens het klussen luisteren naar wat je te zeggen hebt.
6. Test je tekst
Wanneer je alle woorden hebt vertaald naar begrijpelijke taal kan je beginnen met het (her)schrijven van je communicatie. Snapt de huurder het? Spreekt het aan? Vraag een uiteenlopend groepje van huurders om de teksten te lezen of laat de tekst door een leek controleren. Hetzelfde geldt uiteraard voor je podcast, video of infographic.
7. Pas alle on- en offline communicatie aan
Verander niet alleen de teksten op de website, maar denk ook aan alle uitgaande brieven, de kennisbankitems, veelgestelde vragen en emailcommunicatie. Pas dus alle kanalen aan.
