Acht tips voor implementatie van een social intranet [infographic]

Infographic

#1 Zorg voor een goede businesscase

Zo vanzelfsprekend, maar o zo belangrijk: zonder businesscase kom je niet ver. En dat gaat dieper dan ‘we willen kennisdelen’ of ‘we willen beter met elkaar samenwerken’. Bij het opstellen van een goede business case moet je niet te snel tevreden zijn met het antwoord dat je in eerste instantie krijgt. Een succesvol intranet draagt bij aan wat de organisatie wil bereiken.

#2 Betrek de juiste mensen bij je project

Een social intranet realiseren vraagt om veel expertise en inbreng vanuit verschillende afdelingen. Stel je de projectgroep samen, denk dan niet alleen aan afdelingen zoals Communicatie, HR en IT, zoals vaak gebeurt. Kijk ook eens naar de rollen die mensen innemen buiten de geijkte hiërarchische organisatiestructuur. Wie zijn de meest invloedrijke personen? Wie zijn de early adopters?

Zorg ook voor betrokkenheid van de mensen die beslissingen nemen, waarvan je straks voorbeeldgedrag verwacht. Betrek het hoger- en middenmanagement. Vertel regelmatig waarom je wat aan het doen bent en wat je van hen nu en straks verwacht.

#3 Betrek en enthousiasmeer de organisatie

De uitdaging voor de projectgroep is steeds te blijven schakelen met de eindgebruikers, met andere projecten en met de verschillende afdelingen. Op die manier werk je aan een gezamenlijk beeld van het intranet en is de adoptie bij livegang groter. Eén van de meest succesvolle acties in een implementatie zijn inspiratiesessies aan het begin van het traject. Hierbij kunnen collega’s meedenken over het intranet, maar ook gerichte feedback geven op de eerste ideeën. Wat kun je nog meer doen? Over het creëren van draagvlak wordt uitgebreid stilgestaan in ons gratis ebook. Lees hier meer.

#4 Zorg voor een betrokken projectteam

We herkennen het allemaal, projectleden die eerder naar huis moeten, projectleden die geen tijd kunnen vrijmaken omdat ze met hun ‘echte werk’ bezig moeten en teamleiders die geen uren kunnen vrijmaken voor projectleden omdat ze te maken hebben met ziekte en/of drukte op de afdeling. Dit is een groot risico voor je project. Vraag van projectleden 100% inzet over relatief korte tijd, dan kun je een team worden.

#5 Bepaal je uitrolstrategie

Wij geloven heel erg in het ‘Think big, act small’-principe. Je gestelde doelen (je business case) zijn groot, maar je werkt in kleine stappen naar dit hogere doel toe. Een Agile-manier van werken (SCRUM) sluit hier heel erg op aan. Als je snel en continu met nieuwe releases komt, kunnen mensen het nieuwe intranet alvast gebruiken en kunnen ze je vertellen hoe het intranet nóg beter kan. Dat hoeft niet per sé met de hele organisatie. Leer meer over de uitrolstrategie in ons gratis ebook.

Met behulp van het volgende schema kun je de volgorde bepalen om aan de slag te gaan:

#6 Betrek ambassadeurs

Collega’s die het evangelie van het intranet kunnen verkondigen, kom je tegen onder verschillende namen: ambassadeurs, kerngebruikers, early adopters of ICT-buddy’s. Vaak is een open uitnodiging voldoende om een groep collega’s in deze rol actief te krijgen. Stel op het oude intranet de vraag wie met een frisse blik mee wil denken over het nieuwe intranet.

Een ambassadeur is enthousiast, hulpvaardig richting collega’s, kritisch richting de projectgroep, digitaal onderlegd en weet het gebruik van het intranet te vertalen naar dagelijkse werkprocessen. Een ambassadeur komt bijvoorbeeld met het idee om de dagelijkse Outlook-agenda van collega’s te ontsluiten op het intranet, zodat de front-office beter zicht heeft op beschikbaarheid van collega’s.

De primaire taak van een ambassadeur is het helpen en enthousiasmeren van collega’s. Een aantal weken na de start volgt een eerste evaluatie waarin de ambassadeurs samenkomen om de ‘tips, tops en flops’ te bespreken. Deze sessie levert input op voor doorontwikkeling en er kunnen gerichte acties uitgezet worden om collega’s verder te helpen.

#7 Zorg dat het management het goede voorbeeld geeft

Het cliché ‘goed voorbeeld, doet volgen’ blijkt in alle projecten waar. Als leidinggevenden en managers zelf actief participeren op het intranet, heeft dit een positieve invloed op participatie van zijn of haar team.

Meedoen kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door te reageren op inhoudelijke discussies die door het team worden gevoerd. Maar er zijn ook managers die kiezen om een ‘Keek op de week’ (een blog) te publiceren waarin ze ervaringen, visie en ideeën delen. Vaak leidt dit tot veel positieve reacties. Je kunt ook kiezen om periodieke rapportages van klantcontact, verkoop of andere bedrijfsprocessen inzichtelijk en transparant te maken via het intranet.

#8 Gebruik de kennis van leveranciers

Bij leveranciers zit veel kennis en ervaring. De kunst is die kennis en ervaring te gebruiken. We merken dat hier nog wel eens verkrampt mee wordt omgegaan, vaak ingegeven door traditionele wij – zij beelden over klant en leverancier of door interpretatie van aanbesteding of inkoopregels. Dit is niet nodig. Zolang je transparant bent in wat je vraagt aan verschillende partijen, kun je er je voordeel mee doen in je project en in je selectie van een leverancier.

Een groot nadeel aan leveranciers laat in je project betrekken, is dat je soms geen idee hebt wat er standaard al mogelijk is. Regelmatig zien we dat faseringen van projecten over de kop gaan, omdat er in de standaardoplossing al meer kan, dan in aanvragen staat beschreven.

‍

Update: 29 augustus 2019, voor het eerst gepubliceerd op 29 april 2014.