Acht Tipps für die Implementierung eines sozialen Intranets [Infografik]

Infografik

#1 Stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Business Case haben

So offensichtlich, aber ach so wichtig: ohne Geschäftsszenario du wirst nicht weit kommen. Und das geht tiefer als „wir wollen Wissen teilen“ oder „wir wollen besser zusammenarbeiten“. Bei der Vorbereitung eines guten Business Cases sollten Sie nicht zu schnell sein, um sich mit der Antwort zufrieden zu geben, die Sie von vornherein erhalten. Ein erfolgreiches Intranet trägt zu dem bei, was das Unternehmen erreichen möchte.

#2 Binden Sie die richtigen Leute in Ihr Projekt ein

Die Erstellung eines sozialen Intranets erfordert viel Fachwissen und Input von verschiedenen Abteilungen. Denken Sie bei der Zusammenstellung der Projektgruppe nicht nur an Abteilungen wie Kommunikation, Personal und IT, wie es oft der Fall ist. Schauen Sie sich auch die Rollen an, die Mitarbeiter außerhalb der standardmäßigen hierarchischen Organisationsstruktur einnehmen. Wer sind die einflussreichsten Personen? Wer sind die Early Adopters?

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Personen, die Entscheidungen treffen, beteiligt sind, von denen Sie bald ein vorbildliches Verhalten erwarten werden. Beziehen Sie das obere und mittlere Management ein. Sagen Sie ihnen regelmäßig, warum Sie was tun und was Sie jetzt und in Zukunft von ihnen erwarten.

#3 Binden Sie die Organisation ein und begeistern Sie sie

Die Herausforderung für die Projektgruppe besteht darin, immer mit den Endbenutzern, mit anderen Projekten und mit den verschiedenen Abteilungen zu wechseln. Auf diese Weise arbeiten Sie an einem gemeinsamen Bild des Intranets und des adoptiv größer, wenn es live geht. Eine der erfolgreichsten Maßnahmen bei einer Implementierung sind Inspirationssitzungen zu Beginn des Prozesses. Hier können Kollegen Ideen zum Intranet einbringen, aber auch gezieltes Feedback zu den ersten Ideen geben. Was kannst du noch tun? Die Erstellung von Support wird in unserem kostenlosen E-Book ausführlich besprochen. Lesen Sie hier mehr.

#4 Haben Sie ein engagiertes Projektteam

Wir alle wissen es, Projektmitglieder, die früher nach Hause gehen müssen, Projektmitglieder, die keine Zeit frei haben, weil sie ihre „echte Arbeit“ erledigen müssen, und Teamleiter, die keine Stunden für Projektmitglieder reservieren können, weil sie mit Krankheit und/oder Hektik in der Abteilung zu kämpfen haben. Das ist ein großes Risiko für Ihr Projekt. Fordere innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums das 100-prozentige Engagement der Projektmitglieder an, dann kannst du ein Team werden.

#5 Definieren Sie Ihre Bereitstellungsstrategie

Wir glauben wirklich an die 'Denke groß, handle klein'-Prinzip. Ihre gesetzten Ziele (Ihr Business Case) sind groß, aber Sie werden in kleinen Schritten auf dieses höhere Ziel hinarbeiten. Eine agile Arbeitsweise (SCRUM) entspricht in hohem Maße dem. Wenn Sie schnell und kontinuierlich neue Versionen herausbringen, können die Leute das neue Intranet bereits nutzen und Ihnen sagen, wie Sie das Intranet noch besser machen können. Dies ist nicht unbedingt bei der gesamten Organisation der Fall. Erfahren Sie mehr über die Bereitstellungsstrategie in unserem kostenlosen E-Book.

Anhand des folgenden Zeitplans können Sie die Reihenfolge festlegen, in der Sie beginnen möchten:

#6 Botschafter einbeziehen

Sie werden Kollegen treffen, die das Evangelium des Intranets unter verschiedenen Namen predigen können: Botschafter, Kernbenutzer, Early Adopters oder ICT-Buddies. Oft reicht eine offene Einladung aus, um eine Gruppe von Kollegen für diese Rolle zu gewinnen. Fragen Sie im alten Intranet, wer das neue Intranet aus einem neuen Blickwinkel betrachten möchte.

Ein Botschafter ist begeistert, hilfsbereit gegenüber Kollegen, kritisch gegenüber der Projektgruppe, digital versiert und weiß, wie man die Nutzung des Intranets in tägliche Arbeitsprozesse übersetzt. Ein Botschafter kommt beispielsweise auf die Idee, den täglichen Outlook-Kalender der Kollegen im Intranet freizuschalten, sodass das Frontoffice einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit der Kollegen hat.

Die Hauptaufgabe eines Botschafters besteht darin, Kollegen zu helfen und sie zu begeistern. Wenige Wochen nach dem Start folgt eine erste Evaluation, bei der die Botschafter zusammenkommen, um die „Tipps, Tops und Flops“ zu besprechen. Diese Sitzung liefert Anregungen für die weitere Entwicklung und es können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um den Kollegen zu helfen, voranzukommen.

#7 Stellen Sie sicher, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht

Das Klischee „Gutes Beispiel, folge“ scheint in allen Projekten zu stimmen. Wenn Manager und Manager selbst nehmen aktiv am Intranet teil, dies wirkt sich positiv auf die Teilnahme seines Teams aus.

Sie können auf verschiedene Arten teilnehmen. Zum Beispiel, indem Sie auf inhaltliche Diskussionen des Teams antworten. Es gibt aber auch Manager, die sich dafür entscheiden, einen „Keek op de week“ (einen Blog) zu veröffentlichen, in dem sie Erfahrungen, Visionen und Ideen austauschen. Dies führt oft zu vielen positiven Reaktionen. Sie können sich auch dafür entscheiden, regelmäßige Berichte über Kundenkontakt, Verkäufe oder andere Geschäftsprozesse über das Intranet transparent und transparent zu gestalten.

#8 Lieferantenwissen nutzen

Es gibt viel Wissen und Erfahrung mit Lieferanten. Der Trick besteht darin, dieses Wissen und diese Erfahrung zu nutzen. Wir stellen fest, dass dies manchmal auf eine enge Art und Weise behandelt wird, oft motiviert durch das traditionelle Wir — es handelt sich um Bilder von Kunden und Lieferanten oder um die Interpretation von Ausschreibungen oder Einkaufsregeln. Das ist nicht nötig. Solange Sie transparent darüber sind, was Sie von verschiedenen Parteien verlangen, können Sie bei Ihrem Projekt und bei der Auswahl eines Lieferanten davon profitieren.

Ein großer Nachteil der späten Einbindung von Lieferanten in Ihr Projekt besteht darin, dass Sie manchmal keine Ahnung haben, was standardmäßig bereits möglich ist. Wir erleben regelmäßig, dass Projektphasen über Bord gehen, weil in der Standardlösung bereits mehr getan werden kann, als in Anfragen beschrieben.

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Update: 29. August 2019, erstmals veröffentlicht am 29. April 2014.