Het is tegenwoordig een open deur om te zeggen dat de manier van (samen)werken flink aan het veranderen is. De digitalisering die al gestaag grip kreeg op onze werkwijzen is vorig jaar in een gigantische stroomversnelling geraakt. Plotseling was thuiswerken niet langer een optie, maar voor veel mensen een verplichting. Met een explosieve groei van toepassingen als Microsoft Teams tot gevolg. Als je hele organisatie in contact staat via Teams, heb je toch helemaal geen sociaal intranet meer nodig?
Een nieuwe situatie, een snelle oplossing?
Met de introductie van het fulltime thuiswerken door het coronavirus zagen we overal een versnelde introductie van chat- en videoapplicaties. Programma’s als MS Teams werden overal ter wereld ontzettend snel geadopteerd om te voldoen aan de behoefte aan direct contact.
Dit verving effectief en snel de communicatie tussen naaste collega’s: medewerkers die elkaar normaal dagelijks spreken. Het soort contact dat normaal gesproken plaatsvindt in real life vergaderingen of tussen de bedrijven door op de afdeling.
Communicatie-oplossingen als MS Teams leken het ultieme alternatief voor direct contact. Waarom kwamen we überhaupt ooit fysiek bij elkaar en waarom vonden we een goed lopend intranet ooit zo belangrijk?
Je eigen ‘bubbel’
Teams biedt een prima oplossing voor communicatie binnen je eigen bubbel. Directe collega’s, bijvoorbeeld uit je eigen team of met wie je veel samenwerkt, spreek je vaak via Teams. Dit zien we bij onze eigen organisatie en bij onze klanten.
Ook bij GGZ Breburg is dit het geval, zegt Jordy Vondermans: “MS Teams wordt voornamelijk ingezet voor kleine projectjes over afdelingen/teams heen.” Een dergelijke applicatie is heel geschikt om deze toch al nauwe banden te onderhouden. Het wordt echter lastiger wanneer we buiten die bubbel stappen. Hoe onderhoud je contact met collega’s met wie je minder vaak te maken hebt? Hoe stimuleer je contact tussen verschillende bubbels?
Buiten je bubbel
Collega’s uit andere teams spreek je niet elke dag. Natuurlijk heb je samen af en toe een vergadering, maar echt even bijpraten lukt minder goed. De gesprekken bij de koffieautomaat, het praatje in de pauze of de grappen tussen de bedrijven door met je collega van een andere afdeling.
Het interpersoonlijke, meer informele contact kwam onder druk te staan door het thuiswerken. Maar hoe behoud je de verbinding met je collega’s? Je krijgt steeds minder mee van wat er gebeurt in die andere teams, die andere bubbels.
Je loopt als bedrijf het risico dat je bubbels te ver van elkaar afdrijven met als gevolg dat groepen collega’s niet meer weten wat er speelt in andere delen van de organisatie. En daarmee minder verbonden zijn met het grotere geheel.
Tegelijkertijd kwam het informeler soort communicatie dat minder makkelijk te vervangen is, onder druk te staan. Weet je wat er bij collega’s speelt, wanneer ze hulp nodig hebben? En ben je net zo geneigd om die hulp te bieden – of zelf te vragen – als wanneer je hele dagen naast iemand zit? Het sociaal kapitaal komt hierdoor onder druk te staan. En een bel- of chatapplicatie maakt het niet meteen makkelijker om dit probleem te tackelen. Is een vergaderapp dan toch niet de ultieme oplossing?
"Het is onmogelijk om één ultieme manier van communiceren te maken die altijd, overal, voor iedereen werkt."
Een social intranet als digitaal kantoor
Om onderlinge binding tussen verschillende collega’s en teams te behouden kun je je dus niet blijven beperken tot vergaderingen in Teams, maillijsten of nieuwsbrieven. Je hebt een platform nodig.
Een manier om direct en indirect contact te hebben met al je collega’s. Waar je vragen kunt stellen waar je collega’s in je bubbel geen antwoord op hebben. Waar je niet alleen praktische dingen kunt delen die rechtstreeks invloed hebben op je werk maar ook ideeën kunt spuien, of wensen of kansen die je ziet. Een plek om intellectueel kapitaal te laten groeien en een poel aan kennis op te bouwen waar iedereen in de organisatie toegang toe heeft.
Hierbij ligt het initiatief en het eigenaarschap bij de medewerker zelf. Dit zorgt er niet alleen voor dat je dingen mogelijk maakt die geboren worden uit intrinsieke motivatie, het legt het eigenaarschap van deze ideeën bij de medewerkers zelf.
Organisaties die al langer werken met een sociaal intranet ervaren dat dit een ideaal platform is om medewerkers te stimuleren contact te leggen buiten hun bubbel. Dat bevordert sterke onderlinge banden en maakt ook op afstand een goede werksfeer mogelijk. Iets waar je op lange termijn niet zonder kan bij een hybride werksituatie thuis en op kantoor.
Combineren is de sleutel
De sleutel tot een betere sociale samenhang is dus een combinatie tussen oplossingen voor directe contacten als MS Teams én een sociaal intranet. Het gaat niet langer om welk systeem je gebruikt, maar welke oplossingen je combineert en hoe je je medewerkers stimuleert in het gebruik van verschillende applicaties.
Een combinatie van systemen is nodig om te voldoen aan alle communicatiebehoeften. Daarbij is het wel belangrijk aandacht te besteden aan de compatibiliteit van verschillende systemen zoals de aansluiting van sociaal intranet met Microsoft 365.
Elma van Montfoort van Gemeente Noordenveld heeft ervaring met deze combinatie: “Communiceren binnen Teams is nu aangezet maar ons intranet, Veldnet, blijft de start van de dag waar je al je groepen kunt vinden, je nieuws in de tijdlijn kunt vinden en naar al je documenten die je nodig hebt kunt gaan. Samenwerken in Veldnet is het allerbelangrijkst!”
Tot slot
De ultieme digitale beleving zal voor verschillende mensen iets compleet anders betekenen. Samenwerken op afstand zal nog een poos moeten uitkristalliseren voor er een gouden standaard ontstaat, als die al bestaat. Zelfs dan zal de manier van werken altijd aan verandering onderhevig blijven en uniek zijn per bedrijf.
Wat onveranderd blijft is de meerwaarde van goed onderling contact en het delen van kennis buiten je eigen team of bubbel. Praat als stakeholders vanuit verschillende disciplines met elkaar en probeer om uit de IT, Communicatie of HR bubbel te stappen. Volg bijvoorbeeld een ‘waar-wordt-gewerkt-kaart’ om te voorkomen dat je in dezelfde bubbels blijft rondzwerven en stel daarbij de juiste vragen. Waar kun je het beste collega’s expertise laten vinden, hoe zorg je voor een plek waar men vragen kan stellen, hoe bereik je alle collega’s met je communicatie?
Het belangrijkste is om de medewerkers en doelstellingen centraal te stellen, niet de middelen. Als je er samen uitkomt voorkom je dat collega’s de dupe worden van tegenstrijdige berichten vanuit verschillende afdelingen.
Als je echt zoekt en vraagt, ontdek je dat er al heel veel kennis in jouw organisatie aanwezig is en dat je er niet alleen voor staat. Wat een oplossing ideaal maakt is hoe jij en je collega’s ermee omgaan. Wij hebben onze manier gevonden. Nieuwsgierig? Kijk bij onze cases voor ons succesverhaal.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
