De gebruiker centraal bij gemeente Rotterdam

Branche: Overheid
‍Medewerkers: 15.000+
‍Intranet sinds: 2015

Het interview hebben we uitgebreid met up to date informatie. Petra vertelt over welke doelen zijn behaald en hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen. Ook komen de toekomstplannen aan bod, want de ontwikkeling van de digitale werkplek staat nooit stil!

"Stel de gebruiker centraal. Vraag dus goet wat zij willen. Het zal je verbazen hoeveel mensen hetzelfde willen als jij."

Wil je weten hoe andere gemeenten ook hun social intranet succesvol hebben ingezet? Lees het gratis ebook: ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet‘.

Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?

De voornaamste reden om te kiezen voor een social intranet was het afbreken van muurtjes in de organisatie om zo kennis eenvoudiger te kunnen delen. We wilden vooral een intranet waaraan iedereen kan bijdragen. Wij zijn een ontzettend grote organisatie met zo’n 12.000 medewerkers. In zo’n organisatie heb je niet in kaart welke collega’s bijvoorbeeld iets met social media doen. Mensen moeten elkaar gemakkelijk kunnen vinden en het intranet moet het samenwerken aan projecten vereenvoudigen. Dit betekent niet alleen dat je snel moet kunnen zien welke ervaringen, expertises en interesses collega’s hebben maar ook dat je ze eenvoudig moet kunnen bereiken en aanspreken.

"De voornaamste reden om te kiezen voor een social intranet was het afbreken van muurtjes in de organisatie om zo kennis eenvoudiger te kunnen delen."

Het ging niet alleen maar over het lanceren van een nieuw systeem, ook over het neerzetten van een nieuwe cultuur. Het oude intranet was vooral zenden, maar door het social intranet kunnen we veel meer open en minder hiërarchisch met elkaar omgaan.We gaan met z’n allen slimmer werken en meer van elkaars kennis en ervaring gebruik maken.

In dit gratis ebook van Embrace wordt het implementatieproces uitgebreid besproken.

Wat is het doel van jullie social intranet?

Het doel van ons intranet RIO is het bevorderen van samenwerking en het beter benutten van alle kennis, ervaring en ideeën binnen de organisatie. Rotterdam is een grote gemeente met
zo’n 12.000 medewerkers. In zo’n grote organisatie heb je zonder social intranet niet in kaart welke collega’s bijvoorbeeld iets met social media doen. Het intranet vereenvoudigt het samenwerken aan projecten doordat mensen elkaar gemakkelijk vinden. Dit komt onder andere doordat we snel zien welke ervaringen, expertises en interesses collega’s hebben, en ook doordat we hen eenvoudig kunnen bereiken en aanspreken.

Eigenlijk ging het project niet over het lanceren van een nieuw systeem, maar over het ondersteunen van een nieuwe cultuur. Het oude intranet was vooral zenden, maar door het social intranet kunnen we veel meer open en minder hiërarchisch met elkaar omgaan. We zijn met z’n allen slimmer gaan werken en maken meer gebruik van elkaars kennis en ervaring.

Hoe verliep het voortraject?

Onder begeleiding van het Rotterdamse innovatiebureau HatRabbits hebben we in februari 2015 met 130 collega’s creatief nagedacht over het nieuwe intranet. In deze 4 sessies zijn ongeveer 2400 ideeën opgehaald. HatRabbits bracht al deze ideeën terug tot een visie: Duidelijk Rotterdams.

Uit de sessies kwamen thema’s naar voren waar het social intranet aan moest voldoen. Naast veel originele ideeën waren er ook terugkerende thema’s te herkennen. We hebben overlappende ideeën, vergelijkbare denkrichtingen en veelvoorkomende aandachtspunten verzameld en teruggebracht tot acht hoofdthema’s. Gecombineerd met de meest verrassende ideeën vormen deze acht thema’s de basis voor het nieuwe sociale intranet van de gemeente. De thema’s zijn: relevant, leerzaam, toegankelijk, handig, sociaal, leuk, vrij en Rotterdams. Dit vertaalt zich onder meer naar de volgende intranetdoelen: het nieuwe intranet moet een eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform zijn, prettig in gebruik, leuk om te bezoeken, inspirerend en vooral relevant voor de gebruikers. Een systeem dat het werk leuker en slimmer maakt. Een platform dat gebruikers verrast en ook toegankelijk is voor iedereen.

We wilden het intranet direct ontwikkelen als platform voor de héle organisatie. We hebben daarom ambassadeurs geworven om mee te denken over het nieuwe intranet en de omgeving te testen. Zo kregen niet alleen collega’s van ICT en communicatie de kans om hun mening te geven, maar ook bijvoorbeeld collega’s van beleid en de buitendienst. Voor ons was dat zo’n eyeopener. Het maakte in een keer duidelijk dat de wensen voor het intranet en digitale vaardigheden enorm uiteenliepen en zo kwamen we weer terug bij de essentie: een intranet met de gebruiker als uitgangspunt.

"Het nieuwe intranet is een sociaal platform voor de hele organisatie, iedereen moet zich er thuis voelen."

Hoe hebben jullie de keuze voor een leverancier gemaakt?

In juni 2015 hebben we een aanbesteding uitgeschreven. Daar kwamen twee leveranciers uit. We hebben deze leveranciers gevraagd om een Proof of Concept (PoC) aan te leveren. Een PoC is een proefomgeving van de software die de leverancier beschikbaar maakt om de werking van zijn product aan te tonen. In juli 2015 hebben we deze proefomgevingen laten testen door ongeveer 100 collega’s. Embrace was favoriet vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het platform.

Wat merk je nu?

We zijn sinds december 2015 live. In de eerste week na livegang waren er al 200 groepen aangemaakt waarin collega’s konden samenwerken. In februari zaten we op 510 groepen. Die groei was wel even schrikken. We zijn nu aan het inventariseren hoe actief al deze groepen zijn. Er worden soms groepen aangemaakt over onderwerpen die al bestaan of veel op elkaar lijken. Bijvoorbeeld een marktplaats waar mensen concertkaartjes uitwisselen en een groep kunst- en cultuurkaartjes. Wanneer een groep 6 maanden niet actief is geweest, dan is de afspraak dat we na overleg met de groepsbeheerder de groep archiveren.

Is iedereen zichtbaar op het social intranet?

We hebben met diverse bijeenkomsten en presentaties alle lagen van de organisatie proberen te betrekken bij het intranet. Collega’s van de boswachterij, stadswachten, beleidsmedewerkers en directeuren hebben meegekeken en getest. Er zijn natuurlijk ook mensen met koudwatervrees en tegen hen zeggen we ‘er kan niks stukgaan dus probeer maar gewoon’. Onze gemeentesecretaris vervulde een echte voorbeeldfunctie. Hij zat ook in onze stuurgroep. Bij livegang schreef hij een blog met als boodschap dat fouten maken mag en dat Rotterdam een stad is van ‘durven en doen’. Hij was waanzinnig fan van social media en dat hielp natuurlijk enorm. Gelukkig heeft ook onze nieuwe gemeentesecretaris het intranet volledig omarmd en is ze daar regelmatig terug te vinden.

Anno 2018 hebben we 700 actieve groepen en vindt er veel interactie via het platform plaats en dat zijn zeker niet altijd dezelfde collega’s. Vaak word ik nog verrast door een nieuwe groep of onbekende collega en bijna dagelijks leer ik iets nieuws over de organisatie. Precies waar het intranet voor bedoeld is dus!

"Onze gemeentesecretaris vervult een echte voorbeeldfunctie. Hij zit ook in onze stuurgroep. Bij livegang heeft hij een blog geschreven met als boodschap dat fouten maken mag en dat Rotterdam een stad is van durven en doen."

Wat waren de grootste uitdagingen in het project?

De grootste uitdaging was de schaalgrootte van de organisatie. Het was lastig om iedereen mee te nemen. Toch hebben we collega’s van alle afdelingen erbij betrokken. Hierdoor waren de denkkracht en het draagvlak voor het project groot. Daarentegen was het kernteam klein om zo de daadkracht te vergroten.

Wist je dat het intranet van Gemeente Rotterdam het hoogste aantal gebruikers heeft vergeleken met andere social intranetten van Embrace? Ze hebben namelijk meer dan 12.000 gebruikers!

Een andere uitdaging was het afstemmen van de wensen vanuit de afdeling Communicatie met die van ICT. ICT richt zich logischerwijze op de requirements, het platform en de techniek. Maar het gaat niet om een social intranet als systeem, het gaat juist om wat je er mee doet in de organisatie.

Wat zijn jullie toekomstplannen?

Nu we zo’n twee jaar live zijn kijken we onderhand verder dan een social intranet. Door andere systemen (zoals Outlook) beter te integreren kan RIO echt een digitale werkplek worden. Daar gaan we dan ook flink op inzetten. Ook zouden we graag meer social media zoals Instagram integreren en de zoekmachine verbeteren. Verder kijken we naar de mogelijkheid om RIO TV te ontwikkelen: een widget voor directe streaming van vlogs, raadsvergaderingen en video. Nog genoeg doorontwikkelingen op de planning dus!

Leren hoe het social intranet waarde toe kan voegen binnen jouw organisatie? Lees het in ons gratis ebook: ‘Social Werkt’.

Heb je nog tips voor organisatie die ook aan de slag willen met een social intranet?

Allereerst, spreek bij aanvang nooit over een sociaal intranet, maar gewoon ‘intranet’. Bij directies en leidinggevenden leeft zo’n stigma over sociale media, dat je eerst dat slechte imago weg moet poetsen (‘oh, gaan ze dan de hele dag facebooken op hun werk?’). Ten tweede: regel je projectmandaat goed. Dit lijkt een simpel advies, maar gebeurt in de praktijk nog te weinig waardoor het project een Poolse landdag wordt. Wij hebben RIO in enkele maanden kunnen bouwen en lanceren, juist door heel goed de mandatering en governance in te richten.

Stel de gebruiker centraal. Vraag dus goed wat zij willen. Het zal je verbazen hoeveel mensen hetzelfde willen als jij. Neem iedereen mee, van baliemedewerker tot gemeentesecretaris en van vuilnisman tot beleidsmedewerker. In grote lijnen gaf iedereen aan meer contact te willen met collega’s, meer van de stad te willen zien op het intranet en elkaars kennis beter te willen benutten.

Steek je hoofd boven het maaiveld uit en heb heel helder voor ogen waar je naartoe wilt. We hebben een duidelijk doel opgesteld en zijn daar voor gegaan. Ik geloofde heel erg in het idee van een social intranet, maar je moet wel bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Ik ben in dit project niet bezig geweest om vriendjes te maken maar om een sterk intranet neer te zetten voor alle medewerkers. Je moet bereid zijn om door te douwen, maar vergeet vooral geen lol te maken!

Tot slot: betrek altijd je collega’s. Start hier niet een maand voor livegang mee, maar echt vanaf het begin. Wij hebben collega’s aangehaakt bij de visie, de aanbesteding, de functionele tests en als ambassadeurs naar de livegang toe. Van baliemedewerker tot gemeentesecretaris en van vuilnisman tot beleidsmedewerker, iedereen mocht zijn of haar wensen doorgeven. Ook na 2 jaar zijn we daar niet mee gestopt, via #wish kunnen we de wensen van collega’s voor het intranet volgen en inventariseren. RIO is en blijft voor mij altijd voor én door de organisatie.

Dit interview en veel meer is terug te vinden in het gratis ebook: In 7 stappen naar een succesvol social intranet.