Onlangs organiseerden we een bijzondere online sessie: ‘Eén jaar in lockdown’. Hierin blikten we terug op een jaar corona, een jaar thuiswerken en een jaar contact op afstand. We stonden niet alleen stil bij wat er allemaal is veranderd, maar vooral bij wat we hebben geleerd. Onze eigen Jacqueline heeft onze belangrijkste lessons learned hier voor je samengevat.
Wat heeft een jaar lockdown verder opgeleverd, naast een hoop uitdagingen? Heel veel nieuwe inzichten! Mede ook dankzij onze actieve online community van klanten: onze gebruikersgroep, onze eigen ‘Human Cloud’. Het grote voordeel van elkaar niet offline kunnen ontmoeten is dat online ontmoetingen op den duur een stuk efficiënter en makkelijk gaan. Zelf heb ik het afgelopen jaar meer dan 50 klanten gesproken. Dat had ik crossend door Nederland nooit gehaald. Twee heb ik kunnen bezoeken, de rest sprak ik telefonisch maar vooral via Teams.
Wil je het intranet van Embracecloud liever van binnen bekijken?
Vraag hier een online demo aan.✅
Uit alle gesprekken met klanten en op de Gebruikersgroep zagen we langzaam aan een rode draad ontstaan. Met zo’n grote groep betrokken gebruikers hadden we namelijk een prachtige populatie om conclusies uit te trekken. We zagen onder die gebruikers duidelijke trends en nieuwe patronen ontstaan. En deze werden regelmatig bevestigd in vele online artikelen en onderzoeken naar online (samen)werken.
Feitelijk gingen we met z’n allen door een aantal fasen. Van crisis, naar berusting, naar wanhoop, naar perspectief en vooruitblikken. In iedere fase zag je bij organisaties, individuen en leveranciers nieuwe vaardigheden en inzichten ontstaan. Ze kwamen bij ons vooral binnen in de vorm van vragen en verzoeken van klanten.
De eerste fase was natuurlijk die inmiddels beroemde eerste golf. We kwamen in crisis. En zoals veel communicatiemensen met mij weten, betekent dat mouwen opstropen en gaan. Er was gelukkig veel saamhorigheid en begrip om mee aan de slag te kunnen. Wat interne communicatie betreft zag je opeens een focus op het zenden en ontvangen van informatie. Een soort revival van het intranet als nieuwsmedium. Met bestaande middelen bereikten organisaties zo hun medewerkers en andersom. Wij kregen bij Embrace dan ook veel vragen over het inrichten van nieuws, notificaties en het modereren van berichten. Een enkele nieuwe organisatie diende zich aan met het verzoek om snel een nieuw intranet neer te zetten.
Even op adem komen
En toen kwam de zomer. Er was wat versoepeling maar we bleven thuiswerken. We gingen zoveel mogelijk over tot de orde van de dag. De focus ging weer meer naar het vinden en delen van werk-gerelateerde informatie. En het vinden van collega’s natuurlijk. Want als je niet op kantoor zit is de drempel hoger om rond te gaan vragen. Klanten kwamen nu bij ons met vragen over het structureren van content en het snel vinden van collega’s met de juiste competenties. Ondertussen werkten ICT-afdelingen aan het uitbreiden van met name Office 365 en Teams. Steeds meer vragen gingen ook over het koppelen hiermee. Want het besef groeide dat we nog wel even online zouden blijven werken.
De tweede golf en daarna; kom uit je bubbel
En dat klopte: de tweede golf kwam na de zomer. We waren (en zijn) het thuiswerken behoorlijk zat. De motivatie daalt. We missen de onderlinge verbinding en organisaties zoeken naar manieren om dit online te stimuleren. Tegelijkertijd trekken veel medewerkers zich steeds meer terug in hun eigen ‘bubbel’; de kleine groep collega’s die dagelijks spreekt. Dat contact verloopt vaak via MS Teams en het contact met de rest van de organisatie verwatert. De behoefte aan organisatie-brede communicatie en informeel contact groeit dus. Vragen over adoptie en hoe je online verbinding bereikt zijn nog altijd hot topics op onze gebruikersgroep.
Ondertussen heeft deze langdurige lockdown misschien ook wel een ongemerkt positief neveneffect. Het online vergaderen wordt steeds meer een tweede natuur en het gebrek aan directe sturing en noodzaak tot improvisatie zorgt ook voor creativiteit en innovatie. Leveranciers en ICT-afdelingen leren meer over behoeften van medewerkers. Het management moet nu noodgedwongen ook online aan de knoppen. Ze zien steeds meer de noodzaak, mogelijkheden en vereisten van de nieuwe digitale werkplek.
Wat nemen we mee?
We gaan ons langzaam oriënteren op de toekomst. Wij zien het terug in vragen van klanten over onze uitgebreide Analytics Pro module en onze innovatie-module. Maar de meeste gesprekken gaan nu toch wel over het herinrichten van de werkplek. Hoe zorg je voor logische koppelingen tussen MS365 en intranet en welke afspraken maak je met medewerkers?
Kortom: wat doe je waar? In ons eerdere artikel gingen we hier al dieper op in. Hier een paar ideeën:
- Samenwerken met je eigen team? Dat kan prima online via Teams of een groep op je intranet.
- Samenwerken met de rest van de organisatie, over de grenzen van je team of project heen? Dat doe je online via intranet
- Organisatie-brede verbinding door nieuwsvoorziening. Nieuws op het intranet beleeft een revival.
- Het sociale aspect van een social intranet is inmiddels ‘gewoon’. Dit kunnen organisatie daardoor nog meer inzetten voor samenwerken, kennisdelen en verbinden over de grenzen van het eigen team heen. Nieuws wordt weer meer de ‘lijm’ van de organisatie het heeft meer dan ooit een verbindende en informerende functie.
- Corporate identity is belangrijk voor het gevoel van verbinding. Van de look & feel op je intranet tot de koffiemok op je thuiswerkplek.
- Informele communicatie kan nu via organisatie-brede groepen, maar als we elkaar weer in het echt kunnen zien zal dit deels verschuiven: het kantoor als netwerkplek.
- We zijn het thuiswerken ondertussen gewend en veel organisatie zullen dit (gedeeltelijk) blijven doen. Werk-gerelateerde informatie moet daarvoor online steeds beter vindbaar en deelbaar worden. Dit vraagt om goede structuur, informatie die up-to-date is één duidelijke plek voor documenten.
Het zijn maar een paar voorbeelden en iedere week ontdekken we meer. De algemene conclusie is dat we met onze oplossingen organisatie, team en individu op een logische manier bij elkaar moet (blijven) brengen. We blijven dan ook leren van de ervaringen die we opdoen en vinden het belangrijk om te luisteren naar onze klanten en eindgebruikers. Heb je zelf een unieke kijk op online samenwerking in tijden van lockdown of heb je nog vragen? Laat het ons vooral weten!
