Een nieuw intranet: hoe zet je de eerste stappen?

Het huidige intranet is inmiddels aan vervanging toe. Jij bent gevraagd om een nieuw intranet te realiseren, maar waar moet je aan denken als je begint? Welke collega’s kunnen jou hierbij helpen? Hoe krijg je ideeën op papier en selecteer je een leverancier? In dit artikel vertel ik je hier meer over. Dit artikel is tevens verschenen (hoofdstuk 1) in ons boek ‘In 7 stappen naar een succesvol sociaal intranet’.

Bekijk de presentatie voor de highlights:

Een nieuw intranet: van traditioneel naar social business

Een traditioneel intranet is top-down georganiseerd; er is sprake van eenrichtingsverkeer. Op een traditioneel intranet vind je bijvoorbeeld medewerkersprofielen, werkprocessen, organisatienieuws en andere statische content die wordt beheerd door een geselecteerd aantal redacteuren.

Een social intranet vervangt de behoefte om bovengenoemde informatie te publiceren niet, maar voegt een extra social component toe. Is er bijvoorbeeld op een traditioneel intranet sprake van organisatienieuws? Op een social intranet is nog steeds plaats voor organisatienieuws, maar kan een medewerker reageren op nieuwsberichten en kunnen teams zelf nieuws publiceren.

Is er op een traditioneel intranet sprake van medewerkersprofielen? Op een social intranet kunnen medewerkers zelf hun profiel bewerken en verrijken met bijvoorbeeld informatie over hun expertises, vaardigheden en gedane projecten. Op een social intranet kunnen medewerkers ook samenwerken in teams.

Verantwoordelijkheden lager in de organisatie

Met behulp van een social intranet leg je de verantwoordelijkheid van informatie dus lager in de organisatie. Medewerkers worden zelf verantwoordelijk voor het halen en brengen van informatie. Hiermee geef je behalve verantwoordelijkheid ook vertrouwen aan de medewerkers.

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat een social intranet ervoor kan zorgen dat:

medewerkers efficiënter werken;
productiviteit wordt verhoogd (medewerkers zoeken minder lang naar informatie of collega’s);
de medewerkerstevredenheid wordt verhoogd;
medewerkers meer betrokken zijn bij de organisatie;
innovatie wordt gestimuleerd;
er bespaard kan worden op communicatiekosten;
de eilandjescultuur wordt doorbroken;
verborgen kennis (TACIT-kennis) binnen de organisatie zichtbaar wordt gemaakt.

Een social intranet kan o.a. ervoor zorgen dat medewerkers efficiënter werken en dat productiviteit wordt verhoogd (medewerkers zoeken minder lang naar informatie of collega’s).

Social business

In de kern maken social componenten grootschalige interactie mogelijk, dwars door alle lagen van de organisatie heen. Mensen die elkaar niet kennen worden verbonden op onderwerp, vraag of interesse. Vanuit die verbinding wordt samengewerkt aan het oplossen van vraagstukken en het verwezenlijken van ambities. Dat is social business. Hoe deze social business direct effect heeft op het dagelijks werk binnen jouw organisatie lees je in ons gratis ebook: Social Werkt.

En nu?

Het moment is aangebroken, je bent je aan het oriënteren op een nieuw (social) intranet. Maar nu moet je de rest van de organisatie nog overtuigen. Hoe moet je beginnen? Allereerst is het belangrijk om een goede business case op te stellen.

Zorg voor een goede businesscase

Zo vanzelfsprekend, maar o zo belangrijk: zonder business case kom je niet ver. En dat gaat dieper dan ‘we willen kennisdelen’ of ‘we willen beter met elkaar samenwerken’. Bij het opstellen van een goede business case moet je niet te snel tevreden zijn met het antwoord dat je in eerste instantie krijgt. Een succesvol intranet draagt bij aan wat de organisatie wil bereiken.

Organisatiedoelen zijn dan ook het startpunt bij het opstellen van een business case voor het social intranet. Om die te achterhalen blijf je maar vragen waarom. Kijk hoe je met de realisatie en het gebruik van een social intranet een bijdrage kunt leveren aan deze organisatiedoelen. Vraag je opdrachtgever wat zijn droom is, welke ambitie gerealiseerd kan worden.

Zijn de doelen duidelijk, dan helpt dat in je project. Je hebt dan een beter beeld wat bijvoorbeeld prioriteit en minder prioriteit heeft voor de organisatie. Nog belangrijker is dat je project er soepeler van gaat lopen en dat je bij de implementatie betrokkenheid kunt creëren van de leiding. Je lost immers reële problemen op en helpt de ambities van organisaties te vervullen. Andere voordelen van het social intranet worden uitgebreid besproken in ons gratis ebook.

Voorbeeldfunctie directie

Een voorbeeldfunctie van de directie is essentieel bij het verkrijgen van draagvlak en in de besluitvorming. Dat draagvlak kun je niet vroeg genoeg in het project creëren. Maak daarin ook duidelijk wat je van hen verwacht. Een boodschap in de trant ‘Als je wil dat jouw mensen veranderen, dan zul je zelf als eerste moeten veranderen’ helpt daarbij.

Je kunt concreet met de directie afspraken maken over dat ze bijvoorbeeld zelf dagelijks reageren op vragen, dat ze minder via mail communiceren of dat ze een wekelijkse blog schrijven in de vorm van een ‘Keek op de week’.

Betrek de juiste mensen bij je project

Een social intranet realiseren vraagt om veel expertise en inbreng vanuit verschillende afdelingen. Stel je de projectgroep samen, denk dan niet alleen aan afdelingen zoals Communicatie, HR en IT, zoals vaak gebeurt. Kijk ook eens naar de rollen die mensen innemen buiten de hiërarchische organisatiestructuur. Wie zijn de meest invloedrijke personen? Wie zijn de early adopters?

Zorg voor een betrokken en gefocust projectteam

We herkennen het allemaal, projectleden die eerder naar huis moeten, projectleden die geen tijd kunnen vrijmaken, omdat ze met hun ‘echte werk’ bezig moeten en team- leiders die geen uren kunnen vrijmaken voor projectleden omdat ze te maken hebben met ziekte of drukte op de afdeling. Dit is een groot risico voor je project. Vraag van projectleden 100% inzet over relatief korte tijd, dan kun je een team worden.

Bepaal je uitrolstrategie

Hoe ga je het nieuwe intranet straks uitrollen naar de organisatie. Wordt het een ‘Big Bang’ of start je met een kleine groep? Wil je dat alles er staat voor lancering of ga je in kleine stappen uitbouwen? De uitrolstrategie bepaalt voor een belangrijk deel hoe lang je project duurt en dus ook hoe lang het duurt voordat medewerkers het nieuwe intranet voor het eerst zien. Wij geloven erg in kleine projecten en kleine, regelmatige doorontwikkelstappen.

Gebruik de kennis van leveranciers

Bij leveranciers zit veel kennis en ervaring. De kunst is die kennis en ervaring te gebruiken. We merken dat hier nog wel eens verkrampt mee wordt omgegaan, vaak ingegeven door traditionele wij – zij beelden over klant en leverancier of door ‘interpretatie van’ aanbestedings- of inkoopregels. Dit is niet nodig. Zolang je transparant bent in wat de vraagt aan verschillende partijen, kun je er je voordeel mee doen in je project en in je selectie van een leverancier.

Een nadeel van het laat betrekken van leveranciers bij je project, is dat je soms geen idee hebt wat er standaard al mogelijk is. Regelmatig zien we dat faseringen van projecten over de kop gaan, omdat er in de standaardoplossing al meer kan dan in aanvragen staat beschreven.

Selectieproces

Je kunt in je selectieproces van leveranciers prima onderscheid maken tussen een informatieronde (Request for Information, RFI) en de daadwerkelijke selectie op basis van een Programma van Eisen (PvE). Werk je alleen met een Programma van Eisen, dan is vaak de context onduidelijk voor de leverancier. Ook wij zijn dan geneigd alle vragen met ‘ja’ te beantwoorden, wanneer dat commercieel gezien nodig lijkt.

Proof of concept

We zien steeds vaker dat eindgebruikers een grote stem hebben in de daadwerkelijke selectie van een social intranet. Vaak gebeurt dit door te selecteren op een Programma van Eisen en een Proof of Concept (PoC). Een PoC is een proefomgeving van de software die de leverancier beschikbaar maakt om de werking van zijn product aan te tonen. Het PvE gaat dan meer over de hoofdlijnen en een PoC over de geboden functionaliteit.

Eindgebruikers kunnen aan de hand van een PoC en een aantal concrete opdrachten de verschillende softwarepakketten uittesten en hun voorkeur bepalen. Voorbeelden van opdrachten die je kunt geven, zijn: ‘Maak een team aan voor een innovatiegroep en nodig mensen uit’, ‘Vul je profiel aan met jouw kennisgebieden’ of ‘Plaats een foto of video en vraag mensen hierop te reageren’.