Ein neues Intranet: So machst du die ersten Schritte

Sehen Sie sich die Präsentation mit den Highlights an:

Ein neues Intranet: vom traditionellen zum Social Business

Ein herkömmliches Intranet ist von oben nach unten organisiert; es ist einseitig. In einem herkömmlichen Intranet finden Sie beispielsweise Mitarbeiterprofile, Arbeitsprozesse, Unternehmensnachrichten und andere statische Inhalte, die von einer ausgewählten Anzahl von Redakteuren verwaltet werden.

Ein soziales Intranet ersetzt nicht die Notwendigkeit, die oben genannten Informationen zu veröffentlichen, sondern fügt eine füge eine zusätzliche soziale Komponente hinzu. Gibt es zum Beispiel organisatorische Neuigkeiten in einem traditionellen Intranet? In einem sozialen Intranet gibt es immer noch Platz für Unternehmensnachrichten, aber ein Mitarbeiter kann auf Nachrichtenberichte antworten und die Teams können Nachrichten selbst veröffentlichen.

Hat ein herkömmliches Intranet Mitarbeiterprofile? In einem sozialen Intranet können Mitarbeiter ihr eigenes Profil bearbeiten und es beispielsweise mit Informationen über ihr Fachwissen, ihre Fähigkeiten und abgeschlossenen Projekte anreichern. In einem sozialen Intranet können Mitarbeiter auch in Teams zusammenarbeiten.

Niedrigere Verantwortlichkeiten in der Organisation

Mit Hilfe eines sozialen Intranets platzieren Sie daher die Verantwortung für Informationen weiter unten in der Organisation. Die Mitarbeiter sind für das Abrufen und Bereitstellen von Informationen verantwortlich. Dies gibt den Mitarbeitern nicht nur Verantwortung, sondern auch Vertrauen.

Aus verschiedenen Studien es scheint, dass ein soziales Intranet sicherstellen kann, dass:

• Mitarbeiter arbeiten effizienter;
• die Produktivität wird gesteigert (Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, nach Informationen oder Kollegen zu suchen);
• die Mitarbeiterzufriedenheit wird erhöht;
• Mitarbeiter sind stärker in die Organisation involviert;
• Innovation wird angeregt;
• es ist möglich, Kommunikationskosten zu sparen;
• die Inselkultur wird kaputt gemacht;
• verborgenes Wissen (implizites Wissen) innerhalb der Organisation wird sichtbar gemacht.

Soziales Geschäft

Im Kern ermöglichen soziale Komponenten eine groß angelegte Interaktion auf allen Ebenen der Organisation. Menschen, die sich nicht kennen, sind durch ein Thema, eine Frage oder ein Interesse miteinander verbunden. Aus dieser Verbindung heraus arbeiten wir zusammen, um Probleme zu lösen und Ziele zu erreichen. Das ist Social Business. In unserem kostenlosen E-Book können Sie nachlesen, wie sich dieses Social Business direkt auf die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen auswirkt: Soziale Arbeit.

Und jetzt?

Es ist soweit, Sie orientieren sich an einem neuen (sozialen) Intranet. Aber jetzt musst du noch den Rest der Organisation überzeugen. Wie fängst du an? Zuallererst ist es wichtig, einen guten Business Case zu erstellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Business Case haben

So offensichtlich, aber ach so wichtig: Ohne einen Business Case kommen Sie nicht sehr weit. Und das geht tiefer als „Wir wollen Wissen teilen“ oder „wir wollen besser zusammenarbeiten“. Bei der Vorbereitung eines guten Business Cases sollten Sie nicht zu schnell sein, um sich mit der Antwort zufrieden zu geben, die Sie von vornherein erhalten. Ein erfolgreiches Intranet trägt zu dem bei, was das Unternehmen erreichen möchte.

Organisatorische Ziele sind daher der Ausgangspunkt bei der Erstellung eines Business Cases für das soziale Intranet. Um das herauszufinden, fragst du dich immer wieder nach dem Warum. Erfahren Sie, wie Sie mit der Realisierung und Nutzung eines sozialen Intranets zu diesen Unternehmenszielen beitragen können. Fragen Sie Ihren Kunden, was sein Traum ist, welche Ambitionen erreicht werden können.

Wenn die Ziele klar sind, hilft das bei Ihrem Projekt. Sie haben dann eine bessere Vorstellung davon, was zum Beispiel eine Priorität für die Organisation ist und was weniger Priorität hat. Noch wichtiger ist, dass Ihr Projekt reibungsloser abläuft und dass Sie die Führung in die Umsetzung einbeziehen können. Schließlich lösen Sie echte Probleme und tragen dazu bei, die Ambitionen von Organisationen zu erfüllen. Weitere Vorteile des sozialen Intranets werden ausführlich besprochen in unser kostenloses eBook.

Vorbild für Führungskräfte

Ein Beispiel des Managements ist unerlässlich, um Unterstützung zu erhalten und Entscheidungen zu treffen. Sie können diese Unterstützung nicht früh genug im Projekt bereitstellen. Machen Sie auch deutlich, was Sie von ihnen erwarten. Eine Botschaft wie „Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter ändern, müssen Sie sich zuerst ändern“ hilft dabei.

Du kannst konkrete Vereinbarungen mit der Geschäftsleitung treffen, zum Beispiel darüber, dass sie selbst täglich auf Fragen antworten, dass sie weniger per E-Mail kommunizieren oder dass sie einen wöchentlichen Blog in Form einer „Watch on the week“ schreiben.

Binden Sie die richtigen Leute in Ihr Projekt ein

Die Erstellung eines sozialen Intranets erfordert viel Fachwissen und Input von verschiedenen Abteilungen. Denken Sie bei der Zusammenstellung der Projektgruppe nicht nur an Abteilungen wie Kommunikation, Personal und IT, wie es oft der Fall ist. Schauen Sie sich auch die Rollen an, die Mitarbeiter außerhalb der hierarchischen Organisationsstruktur einnehmen. Wer sind die einflussreichsten Personen? Wer sind die Early Adopters?

Haben Sie ein engagiertes und fokussiertes Projektteam

Wir alle wissen es, Projektmitglieder, die früher nach Hause gehen müssen, Projektmitglieder, die keine Zeit frei haben, weil sie ihre „echte Arbeit“ erledigen müssen, und Teamleiter, die keine Stunden für Projektmitglieder einplanen können, weil sie mit Krankheit oder Hektik in der Abteilung zu tun haben. Das ist ein großes Risiko für Ihr Projekt. Fordere innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums das 100-prozentige Engagement der Projektmitglieder an, dann kannst du ein Team werden.

Definieren Sie Ihre Bereitstellungsstrategie

Wie werden Sie das neue Intranet in Zukunft in der Organisation einführen? Wird es ein „Urknall“ sein oder werden Sie mit einer kleinen Gruppe beginnen? Möchten Sie, dass alles für den Start bereit ist, oder werden Sie in kleinen Schritten expandieren? Die Bereitstellungsstrategie bestimmt maßgeblich, wie lange Ihr Projekt dauern wird und wie lange es daher dauern wird, bis die Mitarbeiter das neue Intranet zum ersten Mal sehen. Wir glauben fest an kleine Projekte und kleine, regelmäßige Entwicklungsschritte.

Lieferantenwissen nutzen

Es gibt viel Wissen und Erfahrung mit Lieferanten. Der Trick besteht darin, dieses Wissen und diese Erfahrung zu nutzen. Wir stellen fest, dass dies manchmal auf eine enge Art und Weise behandelt wird, oft motiviert durch das traditionelle Wir — es handelt sich um Bilder von Kunden und Lieferanten oder um die „Interpretation“ von Ausschreibungs- oder Einkaufsregeln. Das ist nicht nötig. Solange Sie transparent darüber sind, was von verschiedenen Parteien verlangt wird, können Sie bei Ihrem Projekt und bei der Auswahl eines Lieferanten davon profitieren.

Ein Nachteil der Einbindung von Lieferanten in Ihr Projekt besteht darin, dass Sie manchmal keine Ahnung haben, was standardmäßig bereits möglich ist. Wir erleben regelmäßig, dass Projektphasen über Bord gehen, weil die Standardlösung bereits mehr kann als das, was in Anfragen beschrieben wird.

Auswahlverfahren

In Ihrem Lieferantenauswahlprozess können Sie hervorragend unterscheiden zwischen einer Informationsrunde (Informationsanfrage, RFI) und die tatsächliche Auswahl auf der Grundlage eines Anforderungsprogramms (PvE). Wenn Sie nur mit einem Anforderungsprogramm arbeiten, ist der Kontext für den Anbieter oft unklar. Auch wir neigen dazu, alle Fragen mit „Ja“ zu beantworten, wenn dies kommerziell notwendig ist.

Machbarkeitsnachweis

Wir sehen zunehmend, dass Endnutzer ein großes Mitspracherecht bei der tatsächlichen Auswahl eines sozialen Intranets haben. Dies erfolgt häufig durch die Auswahl eines Anforderungsprogramms und eines Machbarkeitsnachweises (PoC). Ein PoC ist eine Testumgebung für die Software, die der Lieferant zur Verfügung stellt, um zu demonstrieren, wie sein Produkt funktioniert. Beim PvE geht es dann mehr um die Hauptfunktionen und in einem PoC um die angebotenen Funktionen.

Auf der Grundlage eines PoC und einer Reihe konkreter Aufgaben können Endanwender die verschiedenen Softwarepakete testen und ihre Präferenz ermitteln. Zu den Aufgaben, die Sie geben können, gehören beispielsweise: „Bilden Sie ein Team für eine Innovationsgruppe und laden Sie Leute ein“, „Vervollständigen Sie Ihr Profil mit Ihren Wissensgebieten“ oder „Veröffentlichen Sie ein Foto oder Video und bitten Sie die Leute, Kommentare dazu abzugeben“.

Willst du mehr wissen?

In unserem E-Book '7 Schritte zu einem erfolgreichen sozialen Intranet„Wir werden uns eingehender mit der Umsetzung befassen. Dieser Artikel erschien auch als Kapitel in unser Buch „Ein erfolgreiches soziales Intranet in einer sich schnell verändernden Welt“.

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Dieser Artikel wurde erstmals am 26. Mai 2014 veröffentlicht