Een nieuw sociaal intranet voor Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond

Ingrid Harms, communicatieadviseur bij Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond, was als projectleider verantwoordelijk voor de uitrol van het sociaal intranet. Ingrid geeft antwoord op de vraag hoe zij de bouw gefaseerd hebben aangepakt, en gaat in op het resultaat tot nu toe.

Waarom hebben jullie gekozen voor een sociaal intranet?

Ons oude intranet was verouderd en zag er grafisch niet aantrekkelijk uit. Een veelgehoorde klacht was dat medewerkers informatie niet konden vinden en dat informatie niet actueel was. Hier viel dus een wereld te winnen.

We hebben uiteindelijk gekozen voor een sociaal intranet, omdat we erin geloven dat dit onze organisatiedoelstelling om gebiedsgericht en in multidisciplinaire teams te gaan werken ondersteunt. De mogelijkheid om in groepen samen te werken, maakt de verbinding met collega’s in andere afdelingen, op andere locaties en van andere vakdisciplines makkelijker. De kennisbank ondersteunt onze ontwikkeling tot kennis- en expertisecentrum op het gebied van jeugdbescherming en jeugdreclassering in de regio Rijnmond.

Hoe hebben jullie de bouw gefaseerd?

We hebben eerst een enquête uitgezet onder onze collega’s om de verbeterwensen in kaart te brengen.

Programma van eisen

De enquête is vertaald naar een programma van eisen, die vervolgens fungeerde als offerte-aanvraag. We hebben ons licht opgestoken bij verschillende leveranciers om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden. De uiteindelijke keuze is gemaakt in samenspraak met de afdeling automatisering.

Functioneel ontwerp

In een aantal sessies met een klankbordgroep hebben we het programma van eisen vertaald in een functioneel ontwerp. Nadat het functioneel ontwerp door onze directie is vastgesteld, zijn we de bouwfase gestart. We hebben de ontwerpfase en de bouwfase dus duidelijk gesplitst.

Bouwfase

In de bouwfase hebben we de beheerorganisatie in de steigers gezet. Je kunt wel live gaan met een compleet vernieuwd intranet, maar de uitdaging is hoe je het actueel houdt. De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor juiste en actuele informatie over hun werkproces op intranet. Er is een team van webredacteuren benoemd, dat de proceseigenaren ondersteunt in het bijwerken van de ‘managed content’ in het CMS. Voorbeelden zijn handboeken dagelijks werk, het serviceplein van de
ondersteunende afdelingen en de pagina met opleidingen.

Fase 2

Inmiddels zijn we met de lancering van de kennisbank en het optimaliseren van de automatisch gevulde profiel-informatie op intranet, volop bezig met de uitrol van de tweede fase. Deze nieuwe functionaliteiten zullen het nog makkelijker maken om kennis en ervaring van collega’s via het sociaal intranet te ontsluiten.

Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?

Het sociaal intranet is geopend door één van onze directeuren, in een feestelijke bijeenkomst met het team van webredacteuren dat hard heeft gewerkt om het intranet gevuld te krijgen. Op de dag van lancering hebben we een folder ‘Snel van start met het intranet’ verspreid.

Als afdeling communicatie hebben we op onze vier locaties een demonstratie gegeven van het nieuwe sociaal intranet. Dat doen we nog steeds af en toe, bijvoorbeeld voor de teamsecretaresses. In die presentaties leggen we heel concreet uit hoe het intranet werkt, wat er te vinden is, welke bijdrage collega’s zelf kunnen leveren aan het intranet en vooral wat de toegevoegde waarde is van het gebruik van de samenwerkgroepen in het sociale deel.

Afdeling Communicatie helpt afdelingen op gang

Verder brengt de afdeling Communicatie aantal concrete projecten op gang met het gebruik van de samenwerkgroepen op intranet. We laten de mogelijkheden zien, leggen uit hoe het werkt en laten zien hoe je kunt zorgen voor relevante content. Wat kun je doen om collega’s te interesseren om lid te worden van een specifieke groep? Dit werpt zijn vruchten af, bijvoorbeeld in de groepen ‘ondernemingsraad’, ‘wijkteams’ en ‘zorgaanbod’ komt de interactie gestaag op gang. Onze overtuiging is dat als collega’s in een aantal voorbeeldprojecten zien dat intranet werkt, het gebruik vanzelf gaat toenemen.

Intranet onmisbaar in het dagelijks werk

Wat overigens wel helpt is dat medewerkers het intranet nodig hebben om hun werk te doen. Ons handboek dagelijks werk met informatie over werkprocessen, protocollen, procedures staat alleen op het intranet. Geïntegreerd hierin is het versiebeheer dat een randvoorwaarde was voor de HKZ-certificering van onze organisatie.

De module met een overzicht van opleidingen laat onder andere zien hoeveel punten hiermee verdiend kunnen worden voor registratie, wat voor onze jeugdbeschermers en jeugdreclasseerders vanaf 1 januari 2015 verplicht is. Het aanbod van zorgaanbieders waar wij veel mee samenwerken staat op intranet. En tenslotte leggen we op dit moment de laatste hand aan een nieuwe kennisbank.

Hoe reageerden de medewerkers?

Over het algemeen zijn de reacties positief. We zijn nu vier maanden ‘live’ en zien dat het succes van het nieuwe intranet zich gaat bewijzen. Er is bijvoorbeeld een competitie ontstaan ‘welke groep de meeste volgers’ heeft, en er ontstaat een soort verontwaardiging dat het niet-werkgerelateerde ‘prikbord’ op meer leden kan rekenen dan de werkgerelateerde groep ‘zorgaanbod’.

Sommige collega’s zijn heel kritisch. Die zeggen bijvoorbeeld: ‘Dat sociale deel heb ik toch helemaal geen tijd voor, ik heb het veel te druk met mijn werk’. Anderen reageren daar dan weer op met ‘het is toch juist handig, het scheelt e-mails en je kunt informatie beter terugvinden’.

Wat levert het sociaal intranet op?

Ik heb het gevoel dat collega’s steeds meer en beter de weg naar het sociaal intranet weten te vinden. Om het laatste nieuws te lezen over de veranderingen in onze organisatie en met de mogelijkheid om samen te werken in groepen. Met functionaliteiten als het handboek dagelijks werk, de kennisbank en de pagina opleidingen denk ik dat we een intranet gerealiseerd hebben, dat onze organisatiedoelstellingen daadwerkelijk ondersteunt.

Door te werken met een eigentijds contentmanagementsysteem, een goed werkende zoekmachine en de mogelijkheid om op Facebook-achtige wijze zelf updates te posten,is het nieuwe intranet heel gebruiksvriendelijk, voor zowel beheerders als eindgebruikers.

Heb je tips voor andere organisaties?

Wij hebben van het begin medewerkers betrokken bij de bouw van het nieuwe sociaal intranet. In de ontwikkelfase heb ik gewerkt met een gebruikerspanel/klankbordgroep, en in de bouwfase werd ons nieuwe team van webredacteuren langzamerhand steeds actiever. Door veel collega’s van het begin af te betrekken bij de ontwikkeling, de bouw en het vullen zijn er veel meer collega’s die zich verantwoordelijk voelen voor het intranet en is het ons gelukt om een gebruikergericht intranet neer te zetten.