Een nieuw social intranet: Hoe regel je het beheer van je intranet?

Een intranetproject is een korte inspanning met een duidelijke scope, een vast team met mandaat en budget. Een project is eindig en loopt af wanneer de projectdoelstellingen behaald zijn, maar als het goed is moet het intranet bijdragen aan organisatiedoelstellingen en dat gebeurt pas na livegang. Om na het project succesvol te zijn en te blijven met het social intranet moet er tijdens het vormen van de intranetstrategie rekening gehouden worden met de overgang van project naar beheer.

Dit artikel verscheen tevens in het boek ‘In 7 stappen naar een succesvol sociaal intranet’. Het maakte onderdeel uit van Hoofdstuk 7: Van project naar beheer.

Los van software of ondersteuning van consultants tijdens het project, zorgt goed beheer van het social intranet ervoor of organisatiedoelen succesvol worden ondersteund of niet. Ook al is een lancering fantastisch gegaan en zijn al je collega’s enthousiast, een gebrek aan beheer of onderhoud kan van ieder intranet een uitgestorven omgeving maken. Wat kan je hieraan doen? We geven je 3 tips!

Tip 1: Betrek sponsoren en stakeholders

Zorg voor een sponsor op directie- of managementniveau die je helpt om draagvlak te behouden. Je wilt graag afspraken kunnen maken over het gebruik van het intranet en je wilt dat deze afspraken worden nagekomen. Het is essentieel dat het intranet door iedereen wordt erkend als effectief middel voor kennisdeling en samenwerking.

Als het goed is heb je hier tijdens de implementatie al veel aandacht aan besteed. Deel na livegang regelmatig de successen en resultaten voor nog meer enthousiasme en draagvlak. Sta open voor kritiek en feedback en maak duidelijk waar mensen hun wensen kunnen delen. Dit is waardevolle informatie voor jezelf en de leverancier. Baseer hierop de doelstellingen voor fase twee.

Plan terugkerende overleggen met stakeholders op tijd. Maak duidelijk dat er budget gereserveerd moet worden om blijvend te kunnen inspelen op ontwikkelingen op het platform en te blijven aansluiten bij behoeften van medewerkers. Dit hoeft niet om grote bedragen te gaan, maar je wilt voorkomen dat je door gebrek aan budget geen workshop of inspirerende sessie kan organiseren.

Tip 2: Meet of je doelstellingen zijn behaald en stuur bij

Gaandeweg zijn er functionaliteiten bij gekomen, dialogen gevoerd en/of specifieke tags ingevoerd, allemaal om bij te dragen aan de intranetdoelen. Die doelen kunnen concreet zijn, zoals het snel vinden van collega’s met bepaalde expertise. Of juist heel abstract: een basisplatform bieden om collega’s met elkaar te verbinden zodat er ingespeeld kan worden op veranderingen die in onze markt plaatsvinden.

Tijd om te meten of en hoe het platform bijdraagt aan de doelen die je voor ogen had. Is het je gelukt om medewerkers actief op het social intranet te krijgen? Zijn profielen gevuld, worden er vragen gesteld op het platform en hoe wordt het intranet ingezet om online samen te werken?

Meten is weten. Een goed beeld van het gebruik én de kansen voor verbetering krijg je door gebruikerservaring te combineren met data-analyse. Welke offline randvoorwaarden voor samenwerken en interactie hebben invloed op online gedrag? Welke functionaliteiten worden goed benut en waar is nog winst te behalen?

Embrace biedt analytics mogelijkheden om te meten of doelstellingen behaald zijn. Door deze te benchmarken weet je hoe jouw organisatie het doet ten opzichte van vergelijkbare organisaties. Aanknopingspunten om weer mee aan de slag te gaan dus!

Tip 3: Ontwikkel door

Als het goed is komt je intranetleverancier regelmatig met productverbeteringen. Naast deze standaarddoorontwikkeling wil je zelf ook aan de slag kunnen gaan met het nog waardevoller maken van het intranet. Door standaardisering wordt maatwerk vaker uitgesteld en doorgeschoven naar een tweede ontwikkelfase. Het voordeel van dit uitstel is dat je al live bent en de kennis hiervan mee kan nemen, aan kan scherpen of aan kan passen.

Je bent nu een social intranet expert en hebt beter inzicht gekregen in de behoeften van je collega’s. Het gevaar van een ‘tweede fase’ is dat deze fase niet van de grond komt, omdat deze niet expliciet is omschreven in het projectplan en het benodigde budget niet wordt gereserveerd. Voor je het weet is de aandacht voor het social intranet verschoven en gaat de aandacht naar andere projecten. Vergeet daarom niet om resources te claimen voor de doorontwikkeling van het social intranet!

Natuurlijk neem je met pijn in je hart afscheid van dit project. Of niet! Wellicht blijf je als spin in het web de doelstellingen van je organisatie monitoren en zorg je dat kennis stroomt, dat mensen elkaar vinden, dat trends gesignaleerd worden en het social intranet ‘the Place to Be’ wordt én blijft.

Vergeet vooral niet kennis te halen en delen met vakgenoten. Steeds meer organisaties gebruiken een social intranet en behalen hierdoor gemakkelijker hun organisatiedoelen. Ga ook aan de slag en blijf na livegang werken aan een actieve community!