Een nieuw social intranet voor 1 Pantein

Vernieuwend platform

Het huidige intranet van Pantein was technisch sterk verouderd en sloot onvoldoende aan bij de actuele ontwikkelingen op het gebied van communicatie en samenwerking. Hierdoor gingen wij op zoek naar een vernieuwend platform. Voor dit project hebben we de nodige tijd uitgetrokken. Het belang van een goed intranet is voor een bedrijf als Pantein met zo’n 4000 medewerkers namelijk erg groot. De organisatie biedt een breed scala aan zorgdiensten via het ziekenhuis, de thuiszorg en diverse zorgcentra. We wilden er zeker van zijn dat we een goed resultaat zouden boeken.

Gezien de impact van het project, formuleerden we al in een vroeg stadium doelen voor het social intranet.

Onze doelen:

• Versterken 1 Pantein beleving (doorbreken bedrijfskolommen, stimuleren dwarsverbanden)
• Stimuleren van bedrijfsbrede samenwerking en interactie zodat het dagelijkse werk en kennisdeling op een effectieve en efficiënte manier ondersteund worden
• Zo efficiënt mogelijk inrichten van ondersteunende bedrijfsprocessen en interne dienstverlening zodat mensen zelf eenvoudig zaken kunnen vinden en regelen
• Vergroten van bedrijfstrots door het delen van successen en bedrijfsnieuws
• Bewustzijn ten aanzien van de klantbeleving vergroten door integratie van klantenbeleving

Social als doel

We hebben een aantal bedrijven benaderd als potentiële leveranciers. We kwamen er al vrij snel achter dat er veel verschillen zijn tussen producten en leveranciers. Intern hebben we besloten om een uitgebreid PVE (programma van eisen) op te stellen, passend bij onze doelen, zodat we goed in beeld hadden waar ons intranet aan zou moeten voldoen. Vervolgens hebben we leveranciers gevraagd wat zij konden bieden en in welke mate interactie op het intranet mogelijk was, met andere woorden de ‘social component’.

Op bezoek bij Omring

Op basis van dit voorwerk hebben we vier partijen uitgenodigd voor een productpresentatie. Het werd vrij snel duidelijk dat Embrace vrijwel aan alle punten van ons PVE voldeed. Vervolgens is nog op twee manieren getest of Embrace ook daadwerkelijk de beste keus was. Zo zijn er gesprekken geweest met de stuur- en klankbordgroep. Daarnaast zijn twee systemen in een proefomgeving getest door mensen in de organisatie. Zelf heb ik een bezoek gebracht aan zorgorganisatie Omring, waar ze al ervaring hadden met de implementatie van Embrace. Dit was erg fijn om een goed beeld te krijgen van het systeem. Uiteindelijk was iedereen het er unaniem over eens dat Embrace de leverancier moest zijn.

Nauwe samenwerking met projectteam

Intern gaf het team Communicatie leiding aan het project, maar er was een zeer nauwe samenwerking met ICT en andere onderdelen in het bedrijf. Die nauwe samenwerking is cruciaal omdat zowel techniek, inhoud als vormgeving goed moeten zijn. Ik vervulde als projectcoördinator een trekkersrol samen met mijn collega Ries van Geffen en intern projectleider Olga ten Wolde, tevens hoofd Communicatie. Met z’n 3-en werkten we heel nauw samen met het projectteam, dat onder leiding van projectleider Jos Koek, de bouw- en opleverfase begeleidde.

Scrum als werkmethode

Al scrummend hebben we het project voltooid. Er werden de afgelopen maanden steeds nieuwe functionaliteiten ontwikkeld, uitgetest en gelanceerd via releases. We hebben er voor gekozen om het platform al in een vroeg stadium, tijdens de ontwikkeling, voor een kleine groep mensen in de lucht te brengen. Zo konden we alvast functionaliteiten uitproberen en vaststellen wat nog beter moest.

Investering van een half jaar

De voorfase heeft ons veel tijd gekost. Leveranciers zaten toen nog niet aan tafel. We hebben er bewust voor gekozen om eerst heel goed uit te zoeken wat we nodig hadden. In het voorjaar van 2014 zijn we gestart met de leverancierselectie. Direct na de zomervakantie gingen we aan de slag en half maart 2015 zijn we live gegaan. Al met al heeft het project ons ruim een half jaar tijd gekost. Best een flinke tijd, maar we verwachten dat we die investering nu snel terug verdienen in de dagelijkse praktijk.

Kennis en successen delen

Medewerkers kunnen makkelijker onderling kennis en successen delen, samenwerken en online zaken regelen. Hierdoor kunnen we efficiënter en makkelijker samenwerken. Deze nieuwe stap in de digitale wereld maakt dat we beter zijn voorbereid op de toekomst en collega’s en dus ook de klant beter kunnen supporten.