Welke factoren zijn relevant bij het laten slagen van de ambities achter een digitale werkplek? En wat heeft organisatiecultuur te maken met hoe zo’n digitale werkplek gebruikt wordt? Embrace onderzocht het intranetgebruik van zeven Nederlandse gemeenten en stelde een benchmark op. Het doel? Meer richting kunnen geven aan organisatieverandering, en doelstellingen op het gebied van verbondenheid, samenwerking en kennisdeling bereikbaarder maken.
Benchmark: hoe doet onze organisatie het?
Het afgelopen jaar zetten wij een nieuwe pijler in onze werkwijze op: onderzoek. In een pilot study onderzochten we hoe zeven gemeentelijke organisaties hun digitale werkplek gebruiken, maar ook welke psychologische en organisatiefactoren op dit gebruik van invloed zijn.
In ons onderzoek namen we diverse factoren onder de loep. Hoe en in welke mate gebruiken mensen het intranet? Hoe verbonden en coöperatief zijn medewerkers? Wat zijn hun beweegredenen en barrières met betrekking tot kennisdeling?
Door de afzonderlijke resultaten samen te brengen, maakten we een benchmark: een referentiekader waar we de uitkomsten per organisatie aan spiegelen.
Wat onderzochten we?
We bekeken voor elke deelnemende organisatie hoe gebruikers zich op hun digitale werkplek gedragen. Dat deden we door digitale enquêtes af te nemen én gebruikersdata te analyseren. Door de resultaten van deze twee onderzoeksmethodes aan elkaar te koppelen, kregen we een helder beeld van wat ‘gemiddeld’ is, maar ook van de positieve en negatieve uitschieters.
We onderzochten onder meer de activiteit op het intranet, keken naar verschillen tussen functiegroepen en analyseerden het belang van voorwaarden als informatieafhankelijkheid, beschikbare tijd en sociale veiligheid.
Positieve resultaten met opvallende verschillen
Over het algemeen scoorden de gemeenten in ons onderzoek goed – met hier en daar een uitschieter. We ontdekten patronen die bij alle organisaties terugkwamen. Maar nog interessanter was dat er een duidelijk verband te zien was tussen de zachte eigenschappen van de organisatie en het harde gebruik van de digitale werkplek.
Hoewel het doel van dit onderzoek het vaststellen van een gemiddelde was, zagen we ook duidelijke verschillen tussen de deelnemende gemeenten. Er waren opvallende uitkomsten in bijvoorbeeld het gebruik van besloten en open groepen, in het verschil tussen interne en externe medewerkers, maar ook in de manier waarop verschillende mensen binnen dezelfde organisatie hun intranet gebruiken.
Nieuwe inzichten over intranetgebruik
Belangrijk elementen in ons onderzoek waren organisatiedoelstellingen en de organisatiecultuur. Zie je deze terugkomen in het gebruik van een intranet? En zo ja: hoe dan? Een tipje van de sluier kunnen we vast oplichten: de link blijkt er zeker te zijn.
De uitkomsten van ons onderzoek gaven de manier waarop de deelnemende organisaties hun digitale werkplek gebruiken een nieuwe impuls. En dat is precies wat we voor ogen hadden.
Richting geven aan organisatieverandering
De komende jaren wil Embrace deze manier van onderzoek doen naar een volgend niveau brengen. We willen onze onze klanten aan de hand van data een helder beeld geven van wat er gebeurt op hun intranet, maar ze ook de achtergrond laten zien.
Onze ambitie? Onze klanten helpen om aan hun cultuur, de groepsdynamiek en de samenwerkingsprocessen in hun organisatie te werken. En ze ook laten zien waar ze precies aan moeten werken.
We willen – nog meer dan nu – richting kunnen geven aan organisatieverandering op het gebied van verbondenheid, samenwerking en kennisdeling. Dat is het ultieme doel van het opstellen van een benchmark. En daar was dit een eerste versie van.
Ben je benieuwd naar de resultaten van ons onderzoek? Download hier het volledige verslag.
